很多專業人士特別是在外商工作的人，離開辦公室一段時間，像請假或休假之類的，都習慣用out of office message。
這樣的message原來是專業體貼的一種表現，但如果犯了些小錯誤，反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子，有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件，內容是：
"I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."
（我正在休假，要去南非，如果有急事可聯絡我秘書，如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝）
這個訊息的問題是：
(1) 說了太私人的訊息，例如compensation leave (補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
(2) if it is urgent/non-urgent語意含糊，這it指的到底為何，讓人摸不著頭緒?
寫專業的out-of-office message其實不難，只要記這三個步驟：
第１步：禮貌招呼
- Thank you for your email. 謝謝來信。
-Thank you for your message. 謝謝你的訊息。
-You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件給Jason Wang。
第２步：告知不在，何時回來，有急事怎麼辦
-I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在，不方便使用郵件。
-I will be back on Nov. 25, 2015. Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO]. 我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐，她的郵件是[OOO]。
-Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible. 因國定假日我們公司今天不上班，我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。
第３步：結尾：簡單的sign off
-Regards, (your name)
-Kind regards, (your name)
-Thank you for your message. Best regards, (your name)
-Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多，regards是致上問候，有了kind和best或親切的問候、最好的問候。
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