領導者永遠會做最壞的打算，最好能先知道結論，才能安心聽取報告。
工作上在報告時「先說結論」是常識，但時常有人在情急之下忘記了這個大原則。尤其在報告壞消息時，很容易會先想講藉口，最後才講出進展不順利的結論。但站在主管的角度，愈是壞消息就愈想盡早知道結論。
在聽取部屬的報告時，我一開始就會問：「是好消息？還是壞消息？」身為主管，會收到各種來自部屬的報告，裡頭當然有好事也有壞事，因此每次聽到部屬說「我有事要報告」時，總會擔心是不是出了什麼狀況。
部屬來到辦公室說：「您現在方便嗎？我有件事要報告……」
一聽到這種話都不免心驚一下，心想難道出了什麼差錯。聽到部屬說出：「我構思了這個企畫案，想向您說明。」頓時鬆了一口氣。
領導者永遠會做最壞的打算，最好能先知道結論，才能安心聽取報告。
‧ 事情是否緊急？
‧ 是好消息或壞消息？
‧ 報告需要五分鐘還是半個小時？
主管在聽取報告時會想要先知道這幾個重點，態度也會因為這幾點而大不相同。
如果是好消息，就能以悠閒心情邊喝咖啡邊聽。壞消息的話，必須立刻商討對策，有時候要集合其他相關人士開會討論。
萬一是重要客戶的訴求，很可能得排開其他工作，優先因應。因此，一開始先講明「好消息」「壞消息」「有件急事」「報告專案進度」「A公司那邊想確認」等等，光是一句話就能改變主管在聽取時的態度。
● 電郵也要先提結論
先講結論的原則也同樣適用於電郵。其實只要在正文裡先簡單寫出結論和概要即可，卻有人只寫一句「請參考附檔」。這種郵件很容易讓收信者感到不耐煩。
要是希望對方早點看，應該在標題欄就寫清楚主旨，在正文第一行先寫結論。其實，最理想的寫法是光看標題就能了解結論。
「今天傍晚方便占用您一點時間嗎？」光寫這樣一句話的電郵是最糟糕的例子。究竟要談公事？私事？好消息？壞消息？沒有任何線索，一整天都得掛心這件事。
無論寫電郵、談事情，重點是別只顧自己方便，也要想想對方的心情。記得要讓部屬清楚了解到「先講結論的必要性」，並徹底落實。
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