廣告信、公事回覆、私人邀約，各種郵件都放在同一個收件夾，想要認真地一封一封看，舊郵件還沒看完，新郵件又一直接收，光要處理郵件就焦頭爛額，排擠掉處理其他業務的時間。Gmail其實有許多貼心功能，讓你可以輕鬆管理郵件，不再為看信、回信就耗掉大把時間。
第1招：個人化郵件地址 來信自動分類
過去收到重要信件，只能一封一封標注標籤，自己手動郵件分類。但現在只要先設定好篩選器，以及收信後的反應，Gmail就能在收信同時，自動幫信件貼上標籤，甚至能直接轉寄或刪除，達到自動整理的功效，不用煩惱當郵件愈來愈多的時候，一方面擔心錯過重要郵件，另一方面卻又無力整理日益凌亂的收件匣。
自動分類3步驟：
小王過去只用一個Gmail帳號－businesstoday@gmail.com，無論是公司信、廣告信或是私人信件都沒做任何標籤、分類，因此收信、找信特別麻煩。
小王學會使用個人化郵件帳號後，只要是給公司、客戶的郵件地址都是businesstoday+work@gmail.com，給朋友的則留businesstoday+friend@gmail.com，再到Gmail篩選器設定好收信標籤，以後只要收到給businesstoday+work@gmail.com的信，便會自動標注「工作」的標籤，給businesstoday+friend@gmail.com就標上「朋友」。小王只要點選「工作」分類，就能看到所有公司來信，也不會跟自己的私人信混在一起。
小提醒：要使用Gmail個人化郵件地址功能，只需在原本Gmail帳號與@之間加入一個「＋」號，再填入任何英文或數字，不用再重新申請，就可以變成個人化的郵件地址。個人化地址僅是方便篩選器篩選，無論是原本帳號+work還是+friend，郵件還是會寄到原本的信箱。
舉例：原本郵件地址－businesstoday@gmail.com
個人化的地址－businesstoday+work@gmail.com
步驟一、建立篩選標準
1. 在Gmail「設定」中進入「篩選器」頁面，在頁面下方點選「建立新篩選器」，開始設定篩選條件。
在收件人這欄輸入個人化的郵件地址，如businesstoday+work@gmail.com，Gmail就能依照不同的郵件地址，做出不同的分類。
步驟二、設定收信反應
設定好篩選條件後，點選「根據這個搜尋條件建立篩選器 」，便可以設定收到信後，Gmail該如何自動反應。
設定收到信後的自動反應，如收到後自動套用標籤、直接刪除、標示為已讀取等。
步驟三、郵件自動分類
之後一收到給businesstoday+work@gmail.com的信，就直接在Gmail首頁左方選單，點選「工作」選項，就能看到所有的公司信了，不用在收件夾中一封封的找信了。
設定好篩選器後，往後公司來信就會貼上「工作」標籤，只要點選「工作」就能看到所有的公司信。
第2招：星號＋標籤 重要郵件不漏接
除了透過不同郵件地址來區分群組之外，也可以透過簡單的星號與重要郵件功能來進行分類。星號為簡單的標記功能，只要在收件匣中點選每封郵件前面的星號，就可以將信件標注起來，往後可以透過設定，將有星號的郵件列於收信匣最上方，或是透過條件搜尋快速找出有星號的郵件。
至於重要郵件功能，則是位於星號右側的標籤圖示，只要點選標籤將郵件標記為重要郵件後，往後這位寄件人的郵件都會自動設定為重要郵件，此外，Gmail也會自動進行判斷，將經常開啟及讀取的信件列為重要郵件，並自動標示該寄件人的信件。
↑使用者可以在收件匣中點選每封郵件前的星號與標籤圖示，將郵件進行標記。
↑往後可以到設定的收件匣頁面中，指定優先顯示星號與標籤標記的郵件。
第3招：封存次要郵件 收件夾不再是大雜燴
如果收到人事異動通知、特價資訊之類的郵件，這種郵件如同雞肋一般，食之無味、棄之可惜，看完之後就不太需要，但是又擔心哪一天突然要找出其中資訊，這種時候就可以使用封存功能代替刪除郵件。
被封存的郵件並不會真的被刪除，只是不會顯示在收件匣中，使用者還是可以透過瀏覽所有郵件或是搜尋功能，找出這些郵件。
↑勾選郵件之後，再點選工具列中的封存圖示，就可以將郵件封存起來。
↑封存之後的郵件不會顯示在收件匣中，不過還是可以在所有郵件中找到，已封存郵件前不會顯示「收件匣」標記。
第4招：開啟郵件答錄機 休假時自動回信
用平板電腦、智慧型手機就能隨時隨地收發郵件，但是到了休假時，自己的閒暇時光不想被這些擾人的公事占據，卻也不想被客戶當成人間蒸發，發信都不回。這時候就可以透過休假回覆功能，自動回覆所有來信，提醒對方「我現在休假中，有急事再來電吧！」
在Gmail的設定選單中的一般頁面，找到休假回覆功能，點選開啟休假回覆之後，設定休假的開始與結束日期（也可以不設結束日期），並留下想要自動回覆的內容即可。原則上不需勾選「只將回覆傳送給我[通訊錄]內的聯絡人」，這樣就會自動回覆所有來信，如果不想回覆所有來信，則可勾選該選項。
↑有了休假回覆功能，就不用在休假時還要時時掛心自己的信箱。
第5招：檢查登入狀況是否異常
雲端作業的好處，就是所有的資料都存在雲端伺服器，不過另一方面，不法人士只要取得使用者的帳號與密碼，即可登入並竊取資料。
使用者除了可以透過定期更換高強度密碼確保安全外，還可以主動檢查是否有異常登入狀況。在Gmail收件匣網頁最下方，找到「詳細資料」連結，點擊進入後，就可以看到完整的登入資料。如果發現有他人冒名登入，就可以按下「登出所有其他工作階段」，並更改密碼以保障安全。
↑登入記錄的詳細資料藏在Gmail收件匣網頁最下方，這邊也會顯示最後登入時間。
↑讀者可以檢查完整登入記錄，如果查覺異常登入資料，也能夠在這邊將所有裝置一次登出。
第6招：取消寄出的郵件
明明郵件還沒寫好，卻不小心按下寄出的狀況，Gmail有個取消傳送的功能，可以讓使用者在按下寄出的幾秒之內，取消郵件傳送的功能。
使用者需要到設定選單中的研究室頁面，手動開啟取消傳送功能。一旦開啟這個功能，在使用者寄出郵件時，系統的狀態提示就會多出「復原」選項，使用者只要點下該連結，就可以將郵件撤回。
↑復原選項會出現在郵件寄出時顯示的狀態提示中（圖中紅色框內），可以撤回已寄出的郵件。
