瑞典首席結構訓練師教你運用「結構力」，只要三十一天，每天一點小改變，就可以讓你解決工作上的一切麻煩，正確使用待辦清單，從此不忙亂、不心煩、事半功倍。
過去，我曾經在瑞典為三組經理人開課，傳授工作結構化和高效率使用待辦清單的方式。
我說把所有待辦事項全部彙整到同一份清單裡，不用一天的時間就可以完成，當我談到這麼做有多棒時，有位經理說：「可是這樣做完全不合理啊！那麼長的清單，上面都是要做的事，我光看都快累死了！」
不得不說，我同意他的意見。但你根本不必看整份清單，就算需要，也只是那麼一兩次，你只要把工作事項結構做好，就不會有這個問題，以適合的方式把任務加以分類，不論何時都只需要查看相關的組別就夠了。
把待辦事項加以歸類分組，就不會因為看到那些不必馬上處理的事而分心，更易集中精力面對當前任務。
你可能在某些時候只想查看某個專案。例如：你現在正在火車上，因為車上的網路訊號比預期來得穩定，又或者前來開會的同事說會晚十五分鐘到，所以你想趁現在查查看有什麼事要做。
因此你的待辦清單都應該分類。以下幾點就是你在分類時要考慮的：
任務屬於哪個專案？
我們的待辦事項通常是某個專案的一部分，或是某個龐大計畫的一部分，也就是我們不認為是專案的複雜工作。如果你希望下一個鐘頭完全專注在某個專案上，適當分類能讓你只看到單一專案相關的任務組別。
任務為誰而做？
這可以幫助你決定，在今天下午的那場會議之前，必須先完成哪些任務。
要完成任務，必須到什麼地方去？
各種任務所需的條件都不一樣，也許每個任務都要在不同的地方進行。思考每項任務最佳完成地點。
要完成任務，需要什麼工具或系統？
可能包括：電腦、電話、上網、商務系統或其他程式和設備。
要完成任務，需要做哪些討論？
這會幫助你了解，在下一次開會之前要先準備好什麼資料、該提出哪些問題。
完成任務要多少時間？
是五分鐘、十五分鐘、或是更久的時間。
執行任務時，心態上有什麼要求？
你必須全神貫注、提高警覺才能完成的任務，或者是在疲倦、懶散時，也可以做的簡單工作。
要完成任務，需要什麼環境？
我有一位工作上的熟人把某些任務列為「平靜」。所以她會在早上提早一小時進辦公室來做那些事，因為這時候其他同事都還沒到，可以達到真正平靜。
