「待辦清單」雖說由來已久，但因為它持續不斷地變革和改進，才能博得眾人的喜愛。定期檢視清單上的任務，可以體驗到那種完成一個任務，緊接著又要採取下一步驟的匆忙感。
不過，大家的清單上幾乎都會有些任務不只是一天又一天地滯留，更是整周、整月，甚至幾個月停滯不前，毫無進展。這些任務像是要永遠停留在清單上，持續不斷地發酵和醞釀出挫折感，就像心口壓著巨石，壓得大家喘不過氣來。
像這樣的困境實在非常可怕、非常糟糕，讓人感到灰心沮喪，而且時間拖得越久，就越難克服、越難重新開始。
不久以前，我帶領過一個大型團體的活動，要求每一位參與者從他們的清單中挑出一個「心上巨石」，並且思考下一步應該怎麼做才好。
有位學員舉手說：「我的第一步是先登入系統。」這的確是很小的一步。不過要擺脫拖延已久的心上巨石就是要先跨出這樣的一小步，才能讓整個任務或專案可以再次向前邁進。像上面這個例子一樣，雖然只是讓人覺得可笑開頭的一小步，也絕對不要猶豫，勇敢地踏出去。
你現在要是卡在什麼地方，不管是什麼步驟，只要跨出一步就是進步。跨步向前的具體方法就是把其中的困難點列進摘要總覽表裡，讓它變得跟你負責的其他重大任務和專案同樣重要，然後為它擬定具體可行的下一步，寫進待辦清單中。如果這項任務需要連續幾個步驟，我們可以把它當成是個小型專案，擬定定一個一個步驟，就可以慢慢完成這項任務。
將困難任務分成小步驟
□ 檢視待辦清單，注意那些折磨人的「心上巨石」。可能是描述得太過模糊的任務，或只是小小的任務，但因為某些原因讓你裹足不前。
□ 把那些惱人的心上巨石搬到大型任務和專案計畫的摘要總覽表。
□ 針對每個心上巨石擬定下一個可能步驟，視為待辦事項。你要把步驟細分成很小的部分，小到幾乎覺得不必寫在待辦清單上。如果只是那麼小的一件事，肯定很容易辦到。接著，很快會感覺到拖延已久的任務或專案在動了，你會感到振奮和動力，這比卡在那兒感覺要死不活好多了。
□ 如果你找到很多心上巨石，每次看到都覺得很失望，就要下定決心每天早上選定一個今天一定要有進展的任務。要是你覺得當天可以比原先預定的的再多做一點，就放手去做吧！
成為真正的行動者
要是養成習慣，把清單上讓你拖延的困難任務細分成幾個比較小的步驟，就能夠快點解決這些煩人的事情，完成更多你所負責的任務。
到時候瀏覽待辦清單時，會覺得自己像個真正的「行動者」，而非被那些延宕已久的任務拖累而感到失望。不然你可能會越來越不想看到那份清單，這樣的嫌惡、畏懼更會引發惡性循環，讓結構化進度越來越糟。
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