一個企業每天需要做出許多決策，各個面向皆需要詳細規劃與討論。然而決策的過程總是困難重重，尤其當一個組織正在迅速擴張時，其所面對的問題往往是全新、沒有前例可循。在這樣的情況下，團隊更容易產生不同的聲音，若沒有一個果決的領導者帶領討論，那麼決策容易陷入泥淖中，結果也往往不盡理想。
文/SmartM/許博涵
如何快速整合眾人的意見，並建立決策的一致性成為會議效率與否的關鍵。
Xanax決策模式，減緩壓力、增進效率
面對這個困境，前FB、微軟工程師Gil Shklarski以邏輯思考的方式發展出了Xanax（與一種緩解焦慮與壓力的藥品同名）決策模式。藉由矩陣的方式，系統性的比較各個方案的成本與效益，同時思考相關利益者的權益，對方案進行全面的審視，降低相關風險，藉由這樣理性分析的模式，迅速取得眾人的共識，也可以得出最大化團隊利益的結果。以下便列出使用Xanax決策時的三個步驟，不僅可用於團隊事務上，只要個人有所猶豫的情況都適用。
(Xanax矩陣圖，橫軸標示各個方案，縱軸則依序列出效益、成本、緩解措施)
步驟1：建立一個開放、自由的討論機制
團體討論時，首先必須創造出一個可以共同討論的空間，確保參與者都可以表達自己的意見。Gil Shklarski建議可將討論內容放置在Google文件上，這樣所有人皆可隨時加入自己的想法。
另一方面，團隊中需要一位領導者，更準確的說是一位「推進者」。推進者會鼓勵大家思考，了解每個決定可能導致的風險與結果，並確保團隊中沒有人過度傾注個人主觀意識，主導討論的進行。
步驟2：詳列各方案的成本、效益及緩解措施
在討論時，依照客觀數據填入成本與效益的欄位，思考的面向可以大一點，包括誰是專案真正的受益者？執行後對公司短期與長期的影響？這些影響是否會隨公司發展而改變？盡可能減少非理性的因素，讓大家對於成本與效益的衡量可以更加完整。
填寫緩解措施（Mitigation）項目的目的，是讓團隊思考如何消除或分散每個選項相關的風險，迫使每個人都思考，如果選擇了這個選項，真正的後果會什麼。因此可以徵詢更多人的意見，並透過回答下述的問題，促使團隊可以從其他角度看待方案，並試圖讓眾人解決專案可能帶來的負面影響。
．怎麼做對客戶最好？
．董事會希望我們做什麼？（董事會代表公司的客觀好處。）
．這個風險的根本原因是什麼？可以用其他方式避免嗎？
步驟3：讓數據說話，團隊共同定出最適方案
待完成矩陣圖後，大家依照資訊衡量個別的利弊得失。有時在討論的過程中，會有新的想法或出現風險更低的選項，因而增加至C、D、E方案。
最終的結果出現後，推進者必須設定一定的期限（例如24小時），若沒有人在期限內提出異議，則討論結果正式確立。藉由這樣的流程，讓決策有所依據，眾人也能真心認同這個結果。
Gil Shklarski提醒團隊一定要儲存決策會議期間生成的圖表，提供未來員工參考、理解事物的演變，假設又遇到相似問題時，也可以減少團隊討論時間。
原文連結：https://www.smartlinkin.com.tw/article/3267
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