不管是資料分析、公式運算、畫圖表，Excel都是上班族的最佳工具。大家應該都遇過這種情況，在會議上報告執行進度或是業績時，有些人是直接列出一大堆數字，當主管臨時抽問不同產品或銷售狀況時，只能用滑鼠指來指去；有些人則是懂得用Excel做圖表分析，讓資料一目了然，把圖表變成最有效的溝通工具。
「工欲善其事必先利其器」台灣第一位Excel 5.0認證者、目前是先行智庫／為你而讀執行長蘇書平說，善用Excel不但能找出問題的癥結，還能在最短時間內處理大量的資料，達到事半功倍。
兩大功能 讓資料一眼秒懂
蘇書平進一步說，Excel有兩大功能，第一即是圖表力，利用圖表將資料化繁為簡，可快速了解事情的基本概況，讓主管一眼看出報告者想要呈現的重點在哪裡。
想要把表格圖表化，最快速的方法即是選取資料範圍並按下「F11」鍵即能出現與表格相對應的圖表；不過這個快速鍵目前只有預設為直條圖，若要做成不同圖表，只要選取上方「變更圖表類型」就能自動畫出Excel內建10多種圖表，包括漏斗圖、樹狀圖、圓餅圖等。
Excel的第二項功能即是分析力，利用篩選或樞紐分析功能比較不同組別、產業別或是地區別的差異。蘇書平解釋，樞紐分析是一種可以量身訂做的交叉分析，能夠將大筆資料依照所想要分析的類別自動分類比較。
以業務銷售舉例，利用Excel「篩選」功能，可初步分析不同地區或不同產業的銷售狀況；若要進一步比較不同經銷商在不同產業的銷售狀況，則可利用樞紐分析，透過Excel產生分析資料來交叉比較。
蘇書平表示，樞紐分析是綜合性的統計工具，可以做基本統計、篩選與排序，其與一般表格最大的不同即是樞紐分析為交互功能的表格，針對不同需求，把想分析的項目放進去樞紐分析表欄位，即能回答不同的問題。舉例來說，想要知道各工廠每個月的產值後，又想知道該廠不同產品的生產量，只要在樞紐分析裡拖曳一個欄位，彈指間即能完成。
圖表力＋分析力 有效提升業績
以業務銷售舉例，利用Excel「篩選」功能，可初步分析不同地區或不同產業的銷售狀況；若要進一步比較不同經銷商在不同產業的銷售狀況，則可利用樞紐分析，透過Excel產生分析資料來交叉比較。
蘇書平表示，樞紐分析是綜合性的統計工具，可以做基本統計、篩選與排序，其與一般表格最大的不同即是樞紐分析為交互功能的表格，針對不同需求，把想分析的項目放進去樞紐分析表欄位，即能回答不同的問題。舉例來說，想要知道各工廠每個月的產值後，又想知道該廠不同產品的生產量，只要在樞紐分析裡拖曳一個欄位，彈指間即能完成。
圖表力＋分析力 有效提升業績
蘇書平分享自己曾空降擔任主管時的經驗，他表示擔任主管時，常利用Excel了解同仁的付出與實際獲得的業績，因為數字較能客觀呈現，因此透過數字與圖表等多面向分析，不僅能客觀的讓同仁了解自己工作排程與思考的盲點，還能進一步達到主管要求的目標，提升部門的KPI。
「樞紐分析可以從流水帳的資料裡分類比較、顯示關聯，並進一步找出背後的問題。」他說，從一般報表來看，有些業務同仁每天都出門拜訪客戶，回公司後填寫拜訪紀錄，看似非常認真，但業績卻始終不見起色；而透過樞紐分析將資料分成群組，以不同的方式來檢視個別的銷售狀況及銷售總額，或是交叉比對每個人各月份、各季或負責的產業別業績來看，則可發現積極拜訪客戶的同仁其業績達成率不高，可能有瞎忙的狀況，必須與其溝通了解工作方法或調策略，藉此提高績效。
除了圖表與分析功能外，Excel也支援共用功能。在雲端共享時代，多人共同編輯已成主流工作模式，只要在工具列上選取共用活頁簿，登入後將檔案存至雲端，即能將自己的Excel共享，讓部門同仁一同編輯表格，在儲存檔案的時候，Excel會標示出其他人所做的變更，並將數據自動合併。
透過這樣的方式，蘇書平帶領部門同仁創下傲人業績，也讓他更深入學習Exc el的奧妙，成為台灣第一位取得Excel 5.0認證的人。蘇書平表示，Excel不斷更新的功能，能讓工作者的簡報視覺效果更吸睛，溝通更有效！
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