統一用A3規格的紙做簡報，不但省去四面八方閱讀者的時間，也能精實會議流程，若再將事實狀況與問題列表，就能達到「用眼睛管理」的高效率管理模式！
在豐田有一個不成文的規定，就是要將文件資料簡單彙整在一張A3大小的紙上，因為這麼做有四個好處，一、起草人能充分思考：要去除多餘內容、只寫下重點，起草人就必須確實分析現狀、解析主要原因，也必須反覆深入思考對策。經由這樣的作業，起草人可以學到善用智慧，在腦中整理自己的想法，並磨練自己的表達能力。
二、不浪費閱讀者的時間：閱讀厚重的文件不但花時間，連說明也需要很長的時間，真的是集浪費之大成。三、可大幅減少決策所需的時間：提綱挈領的文件，可加快判斷速度。
一九九九年一月的《哈佛商業評論》日文版（DIAMOND Harvard Business Review）曾刊登一篇以「豐田未落入和官僚主義畫上等號的龐大紙上作業陷阱」為題的論文，其中提到：幾乎在所有的狀況下，工程師都會用A3紙的單面，寫出簡短且論點明確的報告。
讓在場者一眼掌握狀況
報告格式統一，問題定義、負責的工程師與部門、分析結果及提案，都有固定書寫位置，每個人看了都能一目了然。這種標準格式，也有助於工程師確認報告是否已涵蓋所有重要部分。
不論是工作還是資訊，重要的是要仔細整理，讓任何人都能立刻了解。這些文件不須是優美的文章，要求的是有說服力的句子，就算拿掉一個標題，也要精簡到可以用一句話表示賣點。
在一九八○年代，美國麻省理工學院將豐田生產系統化為體系，作為生產管理的方法之一，並命名為「精實生產」（Lean Production，Lean意指沒有贅肉）。
豐田的進度管理更進一步認為，必須建立一套讓人就算想漏看也沒辦法的架構。這種作法稱為「用眼睛管理」。
大家經常認為現場狀況很難懂。然而，要讓不太了解現場的總經理或經理，只要到現場走一圈，就知道那裡在做什麼，並掌握狀況，此點很重要。
將進度、問題列表改善
說到品質，就是讓不良狀況浮上枱面而不加以隱藏。說到數量，就是相對於計畫，明確掌握目前是處於超前還是落後。這麼一來，每個人都可以了解不順利的情況與生產的進度等，才能指出問題點與對策重點，大家也才能一起思考改善方案。
要實踐用眼睛看的管理，需要花上一段時間。但等到每個人都可以一眼看出狀況時，接下來花在改善上的時間，就會大幅縮短。在引擎的組裝工廠，有位員工在製程中途一定會做一個將引擎體舉起來的動作。因為引擎體很重，所以他看起來汗流浹背、很努力的樣子。
豐田生產系統創始人大野耐一詢問負責介紹的管理幹部：「為什麼他的工作那麼繁重？」管理幹部答不出來，於是大野耐一又叫來領班問同樣問題。領班回答：「因為滾輪輸送機壞了，沒辦法，只好用手拿起來。」
大野耐一對領班說，「你叫一個人去做滾輪輸送機應該做的工作，到底要幹嘛？立刻去把輸送機修好！」他也對管理幹部指示如下：「因為製程中應該做的作業無法一眼看清楚，所以覺得有問題時，只能每次找人來問。你去想辦法建立一套只要看標準作業表，就可以一目了然的機制！」
豐田的進度管理很重視眾人的智慧：與其讓一位天才一口氣前進一百公尺，倒不如讓一百個人，每人各前進一公尺，這樣更能培育人才，組織也更穩定，才能創造更有韌性的競爭力。
（本文摘自第一、三章，洪依婷整理）
作者 桑原晃彌
● 經濟、經營管理專業新聞工作者、 獨立新聞工作者
● 在 Cultivating Management 股份有限公司擔任顧問
● 著有《開運!名經營者名言錄》、《改 變從速度開始‥馬克‧扎克伯格的 成功密碼》、《華倫‧巴菲特創造巨 富的七大法則》等
譯者 李貞慧
出版 大是文化
出版日期 2017/05
