如何善用PDCA 避免犯同樣的錯？

4步驟做好做滿

PDCA的要義為：Plan＝計畫、Do＝執行、Check＝回顧、Action＝改善。日本作家兼企管顧問鈴木真理子，本身也是VitaminM公司的董事長，曾在其著作《效率Up！準時下班的77個工作神技》提到，職場上很多人只會一直不斷重複Do這個步驟，但這樣的人完全沒有學到教訓；相反地，若是認真地回顧核檢Check狀況，到了下一回，就會因為想要改善情況而訂立相關計畫來Action。換言之，PDCA每項步驟若能徹底執行，就可以避免重蹈覆徹。

真的影響這麼大嗎？鈴木真理子拿學生時代的考試為例。如果使用電腦閱卷答案卡作答，光是一個答案格畫錯，就有可能從100分變成0分。所以，要是考試時間為60分鐘的話，就得在一開始時考慮好時間分配，先用50分鐘將問題做完一遍，剩下的10分鐘則用來檢查，一旦發現錯誤就能及時修正，這剩下的10分鐘Check，如果沒有切實做到，並且馬上Action把錯誤補救回來，前面花那麼長時間答題，就算都答對了也就前功盡棄，你能說這樣不重要嗎。

從豐田電話留言 發現防錯抓錯都在行

讀書是如此，在工作上，完整執行PDCA步驟對於避免失誤的影響就更加明顯，日本知名企業豐田公司，便以PDCA作為改善工作流程與防止重複犯錯的最佳利器，以下這個新人的處理方式，就是豐田員工應用PDCA 於日常工作的實際案例：

從這個例子可以發現，PDCA不但可以讓你在工作上不再犯同樣的錯，透過一次次

循環執行，還可以找出新的錯誤，但前提是，每一個步驟都要充分去做，不僅必須事先計畫準備充分，並徹底切實執行，還要不斷回顧檢討與調整，缺一不可。

聯發科建立「除錯資料庫」 研發的重要資源

PDCA使用並不限於產業，即使是高科技業也因此而受惠，像晶片設計龍頭聯發科，是出了名的「PDCA愛用者」，董事長蔡明介曾經訂出所謂「快速事事PDCA」的規矩，也就是每件事都要用最快的速度進行一整套流程，公司新進員工都至少經過一整個下午的PDCA教育訓練。在回顧業績表現時，即使營運達標，仍會要求從計畫、執行、檢討、改善方案等流程重新回顧，看看目標是否訂得太保守，忽略了潛在的金礦區。

更重要的是，聯發科善用C、A的階段，每當手機晶片研發過程中出現卡關時，能針對不同的問題，歸納出具體可行的改善方案，而開發順利的過程經驗，也會自此被列為「標準作業流程」，多年累積下來，聯發科也有了一整套的手機晶片研發「除錯資料庫」，成為開發新產品的重要資源。

因此，無論你從事什麼行業，經手處理的任務是大是小，都可以利用PDCA循環找出問題，避免一再犯錯，即便只是小事，若能努力、用心去下功夫，工作成果也能最佳化，這麼簡單且隨時可用的工具，可千萬別錯過了。

【範例】

新人小Ａ進入豐田企業工作，每天都需要應付一些來電，很多情況下都需要對方留言，不過小A有時會忘記轉達，或是遺漏留言中一些重要的訊息，例如對方的單位、名字等，針對這樣的缺失，小A將容易遺漏的訊息做了彙整，並嘗試做了一張有既定格式的留言紙，上頭列有對方的姓名、所屬單位、來電意圖、電話號碼與留言內容，小A使用了一段時間，遺漏訊息的狀況果然減少了，留言的錯誤不再出現。

但不久，小A又發現另一個問題，那就是留言紙沒有寫出來電時間，以及是誰接到這通電話，所以拿到的人會有些困惑，於是他又將其調整為加上年、月、日與幾點幾分，並在最下方署名電話由誰接聽，這樣更加一目了然。小A自己又試了1個月，發現沒有再出現什麼問題，在跟主管商量後，將自己改善過後的留言紙推薦給同課的同事，於是同事們也開始使用這個設計且修改過的留言紙來填寫來電留言。

可是一段時間後，又出現新的問題，那就是豐田企業裡頭有不少外籍員工，他們日語不是很好，有時會看不懂留言的內容，所以小A再次對留言紙做了改善，設計出英語版與日語版的留言紙，在課內試用2個月後，在整個部門做了推廣。

在「電話留言」這件看似與正常工作不直接相關的事情，小A就使用了兩次的PDCA！

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第1次是：

小Ａ針對缺失，將容易遺漏的訊息做了彙整，做出一張有既定格式的留言紙（Plan），然後使用了一段時間（Do），發現留言紙沒有寫出來電時間，拿到的人會有些困惑（Check），於是針對紙條進行改善，自己又試了1 個月，沒有再出現什麼問題（Action）。

第2次是：

小A在跟主管商量後，將自己改善過後的留言紙推薦給同課的同事（Plan），同事們使用這個留言紙填寫來電留言（Do），但發現外籍員工有時會看不懂留言的內容（Check），小A再次調整留言紙，設計出英語與日語兩種版本，在課內試用2個月後，在整個部門做了推廣（Action）。