一碗麥片教你如何委派任務給他人

 

在管理世界裡，他們並不稱之為「求救」而是「授權」。

當我在訓練處於管理和領導階層的人時，我很喜歡問他們兩個簡單的問題。我先從簡單的開始。

「我們需要授權請別人做事嗎？」
當然，他們都同意地點點頭，彷彿這問題是全美國最不需要思考的事。接著，我繼續問。

「我們授權的次數有像自己所應該做到的一樣多嗎？」
一片安靜。

他們搖了搖頭也用目光掃射了一下房間，確定自己不是唯一的。這答案很清楚：他們沒有。

「為什麼沒有？」

如果「幫我」是如此神奇的字眼，而且能夠建立如此美麗的人際連接，為什麼他們不會多加利用呢？

第一個原因就是這句話會使我們軟弱！我們居住在一個重視獨立而且追求第一名的文化環境當中。如果我們求救，在某種程度上我們感覺自己就輸了。

主管並不會這樣說。反而，有些人會說他們害怕自己看起來很專制或是故意找碴。有些會說不願他人完成自己的任務，變相地竊取他們的職位。那最常見的答案是什麼呢？

「因為我自己能夠做得更快又更好！」
他們不想放掉主宰權，不想坐在那邊指導別人做事，然後最後來糾正別人的錯誤五次。對這些主管們而言，自己動手把所有事情做好比授權給別人還更簡單更快速又更有效率。

以短期而言，他們確實是完全正確的。生活會繼續下去，而這些工作也會完成。然而，以長期來看，人與人之間的連結會被抹滅，而且員工全心投入工作的意願也會消失得無影無蹤。

克洛伊的三大授權法則

我女兒克洛伊教我如何委派任務給他人的方法，而且還能促進他人的參與程度而非憤懣，得到的結果是行動而非挑釁。

事情是從她不願意吃完所有Cheerios麥片開始。幾天以來，她都留一堆濕濕爛爛的麥片泥在碗底。

因此我每天逐漸減少給她的麥片份量。

最後，她終於發現了。「爸爸，我還要多一點Cheerios！」這時候，份量已經幾乎無關緊要了。就這樣我們發展出一個熟悉的早餐模式，麥片永遠吃不完，但她卻又哀怨地找著要更多。

我試圖很有邏輯性地與她溝通。「寶貝，妳就先吃完我給妳的麥片，我很樂意給妳更多，又不是在鬧麥片荒，我只是不希望浪費掉任何麥片。」

她完全知道接下來怎麼回應，小孩永遠知道。「爸爸，讓我自己倒進自己的碗內。」
我的直覺反應是拒絕她，因為這肯定又會造成一團混亂，這樣子會拖太久的時間，我自己來做比較好又快速。主管們，耳熟嗎？

很幸運地，在那個剎那我腦海中閃過一句話，這句話我稱之為「克洛伊的第一授權法則」。

法則１：他們要求，就給他們
在生活當中，我們都需要一些小挑戰。匈牙利著名心理學教授齊克森米哈里（Mihaly Csikszentmihalyi）把介於無聊以及被事情淹沒的甜蜜中間點取了一個有名的稱號，他稱之為「心流」（Flow）。心流就是處於你最投入、最有動力也最快樂的時候。也有人稱這為「處於化境」。頂尖的領導者都知道把他人推向心流的重要性，他們所授予的權力範圍足以讓對方有所挑戰，但又不會多到讓人感到反感或負荷太大。

如果有人向你討工作做，你猜是怎麼回事？他們感到無聊了。就給個任務（如果可以的話），然後在腦中貼張紙條提醒你給這個人的挑戰還不夠多。也許你應該在很久之前就給他這項任務了。

我們都有會扼殺我們能力的疑問及恐懼，在我們準備好可以採取行動以及發現我們已經準備好可以採取行動之間，大把的時間早已流逝了。就算我們早已發現自己有能力，但我們還是需要一點時間來找到勇氣要求更多任務來做，不是這樣嗎？一個偉大的領導者能夠從我們身上看到我們自己都看不見的事情。

所以，當有人自願做某件事情時，檯面下肯定有很多時間都流逝了，才會有今天這樣的局面。有效率地給予這人挑戰的機會早就過了，但別擔心，你現在就要著手做這件事了，就如我對克洛伊一樣。我走到了櫥子一旁，拿了麥片盒及一個碗，順便也幫她拿了湯匙還有冰箱裡的牛奶罐。然後，我把所有東西都擺在地板上──就這樣，我們來到了克洛伊的第二授權法則。

法則２：讓他人安全地失敗
我沒讓她把東西擺在桌上，因為筆電也在上頭，如果我讓她這樣做，我可能會因為打翻的牛奶而大哭！

當然，你希望讓人們突破他們自以為的極限（法則1），但你也不希望讓他們一敗塗地！如果他們沒有相關經驗，別把最大宗客戶給那位新進的人員當作練習，也別讓沒相關經驗的醫學院學生進行生死關頭的手術。他們的極限確實會被往上提升，但如果他們失敗了，這可能會摧毀掉他們重新再來的意願。

我已經幫克洛伊把事情布置好，讓她安全地失敗，這樣她也不會太失望。她看過我沒有千次也有百次倒Cheerios麥片到碗中，但現在我不確定她從哪裡學來這麼不正統的技術：她先把Cheerios麥片的盒子打開（大約在她胸部的高度），然後她站在後頭把雙手都伸進麥片裡頭直到剩下肩膀露在外頭。她像挖掘機一般地挖出兩手的麥片，然後試圖搖搖擺擺地把麥片放進碗內。接著，炸彈爆開了！

在進行克洛伊的第二授權法則時，我相信你也需要這個建議：

忍耐一下，別衝動地跳進去糾正。

對有些人而言，這是個很強大的衝動。對另一些人而言，這是個習慣或甚至是難以抵抗的慾望。曾有位覺得挫折的女士跟我說過：「我無法讓我十幾歲的兒子清理他們的房間！魔法男孩，你有任何神奇關鍵字嗎？我快要瘋掉了，我必須要不斷地幫他們善後。」

也許對他們來說很難掌握這項工作的原因，是你還緊捉著不放。一項任務只能有一個主人，當你跳進去糾正時，或者當你直接把工作搶過來，你就是在奪回主宰權。像這媽媽的案例，因為她還掌管這件事，不清理房間的後果就是：她會給你一個乾淨的房間！

糾正錯誤的衝動是可以理解的，但卻也是能夠被管制住的。克洛伊的第二法則之所以能存在是因為：失敗是個偉大的老師。當你跳進去糾正時，你把他們從失敗中學習的機會奪走了，而我們也看到失敗在自尊心運動中被移除後會有什麼樣的結果。自八○及九○年代後，只要「有參加」，小朋友都能獲得一些獎勵，而且他們永遠能夠因為自己的「潛力」而獲得歡呼。失敗被有系統地去除了，取而代之的是「每個人都是特別的」。你應該容忍人們的失敗，但這是在他們能從中獲得成長的前提下。假如有個青少年因為吸毒過量而被殺害，這不是個教訓而是悲劇。你的責任就是分辨出這兩件事的不同。

在你還沒授權任何事情前，你必須先回答這些問題：

哪個比較重要，工作還是關係？

所有工作都看似重要。當然，我希望克洛伊吃完她的麥片，這樣我才能帶她去上學。然而，我跟她之間的關係更重要。

當然，並不是永遠都這樣的。比如說，有位紳士在我的研習會上說：「我在一個高壓修理管線的環境中，只要有個人犯下百分之零點五的錯誤，就可能會導致其他人死亡。」有個護士也表示：「假如有人在某個病患的處方箋上犯了一個錯誤，可能就會危及到這位病患的生命。」在這些例子當中，工作的重要性大於關係。假如失敗會導致悲劇，而不是一個能夠學習的教育機會，那你有責任跳進去然後糾正任何需要修正的地方。

那把Cheerios麥片撒出來以及上學遲到十分鐘呢？這應該不是什麼悲劇吧！所以我讓克洛伊填滿她的碗，直到我在碗內看到前所未見的Cheerios麥片山。接下來就是牛奶，克洛伊立即把牛奶罐傾斜到水平。牛奶噴出來，流過碗的邊緣，然後造成了另一團混亂。

最後，在把牛奶清乾淨後，克洛伊又再嘗試了一次，而現在她正坐在桌前看著眼前屬於她的早餐。她一遍又一遍地尖叫著：「我成功了！我成功了！」
你能預料到嗎？她把麥片山吃得一乾二淨。

不只這樣，接下來的幾個月，同樣的情節不斷上演。她會布置餐桌，幫大家倒入每個人喜愛的麥片。她知道哪些是姊姊跟爸媽的餐具，也知道大家喜歡多少牛奶。她對於這項工作感到驕傲，而且她也做得很棒。大家都授權給她，而這項工作也是屬於她的。最棒的是，現在也少了一件爸爸需要操勞的早晨例行公事。

法則３：丟給別人問題，而不是答案 

大腦機制是用來解決問題的，如果直接給答案的話，它會感到無趣。給你一個問題或者某個疑難雜症，它就會開始進行神經腦式的快樂之舞。

我親眼看過類似的狀況上千次，如果我表演一個非常棒的魔術把戲給你看，一開始你會覺得很精采、愉悅又神奇，而且它會激發你的好奇心，也許會讓你整夜睡不著覺。之後，你會求我告訴你這個秘密。

但是我一句話都不會透露，因為沒有任何事情會比拉開布簾、看到魔術背後的秘密所造成的表情更糟糕。這把戲原本讓他們讚嘆不已，但是知道之後，他們的臉會垮掉，心也會沉下去。他們感到失望，期待也落空，也可能會怪我這麼輕率地允許他們奪走自己的一個小樂趣。

假如我一開始就告訴克洛伊如何倒麥片，她現在可能不會在這件事情上達到這樣的投入程度。她可能會聽話（肯定在一場權力鬥爭之後），但不會投入在這件事情上。她對於能夠解決這件事情而感到驕傲，這是她主宰之事。

當你下次有事需要假借他人之手時，無論是怎麼樣的事情，千萬別說：「這裡有件要你做的事，然後這邊有如何完成這件事的指示。」相反地，先把你的人聚集起來，告訴他們：「我有個問題需要你們幫忙解決。」接著把你的問題說開，與大家一起腦力激盪解決的方法。

可能會有三種不同的狀況發生。其中一種是他們一開始就決定遵循你原本就想要他們行動的方向！但是，千萬別因此認為讓他們想是在浪費時間，因為你讓他們投入其中而且得到挑戰。他們找出一種可能的解決方案，而他們也會迫不及待地想知道是否有效。這些人的紀律變得不一樣了，也更好管理，當有人鬆懈你不需要擺出權威質疑：「我不是叫你做這件事情嗎？」反而，你可以說：「嗨！你不是說你會做這件事嗎？」你沒有生氣，但你很失望。如同任何孩童會告訴你的，父母親的失望比憤怒更有強大的激動力。

然而，他們也可能想不到你腦中的解決方案，所以這裡可能會需要你的引導。先說出你所看到的問題點，讓討論自行修正回到正軌。給你個提示：如果你無法在他們的計畫戳出洞來，猜猜怎麼著？他們的主意應該跟你的一樣好，只是殊途同歸！讓他們嘗試自己所提出的主意，然後看看會發生什麼事情。他們將會用你前所未見的高度幹勁來回報你。

第三種狀況是他們的方法跟你的不只是異曲同工，而且還更好！員工們的看法跟身為主管的你不太一樣，他們日日處於前線工作，會有有用的觀點和見解，你應該好好利用。千萬不要奪走別人開口的機會還認為你的見解是最好的，你永遠不會知道他們會帶給你什麼驚喜。這是互相溝通的迷人之處，也是成為「弱勢」一族的回饋。這是為什麼我們開口要求協助的原因。

 

（本文選自全書，周政池整理）

作者︰心理操縱大師提姆•大衛 Tim David

曾接受過專業的魔術訓練，2010年被選為「北美頂尖心靈工作者」，他的YouTube頻道每個月都有超過10萬的觀看次數，學生遍及世界七十多個國家。
提姆目前專注於協助他人成為更有效率以及更有影響力的溝通者，合作的客戶包括3M、拜耳、花旗銀行、漢堡王等大型企業。他除了擁有自己的廣播節目、線上教學和電子書之外，每年還會舉行一百多場演講及培訓活動。

出版：平安文化

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