被認為「工作能力強」的人，總歸而言，就是「很快就能完成工作」。每個人一天都是24小時，要如何有效地運用，關鍵就在於能否毫不遲疑、果斷地進行工作。
作者︰Liberal社
順利執行工作，並防止疏失
▶待辦清單就等於工作的全貌。把要做的事全數寫下，統整好思緒與行動，就
不會浪費時間。
▶待辦清單的書寫方式是有順序的，而這同時也是一種整理的思考法。
請先學習基本的思維模式之後，再改造成自己的作風吧。
被認為「工作能力強」的人，總歸而言，就是「很快就能完成工作」。
每個人一天都是二十四小時，要如何有效地運用，關鍵就在於能否毫不遲疑、果斷地進行工作。為此，必須先製作出待辦清單（把要做的事表列出來）。如果有一張精確的待辦清單，你就能清楚明瞭自己要先做什麼，接下來又該怎麼做，能順暢地進行工作，不會疑惑下一步究竟該如何是好。已經完成的工作就從清單中刪除，如此一來，也能充分感受到工作有所進展，因而提升自己的士氣。
每個人一天都是二十四小時，要如何有效地運用，關鍵就在於能否毫不遲疑、果斷地進行工作。為此，必須先製作出待辦清單（把要做的事表列出來）。如果有一張精確的待辦清單，你就能清楚明瞭自己要先做什麼，接下來又該怎麼做，能順暢地進行工作，不會疑惑下一步究竟該如何是好。已經完成的工作就從清單中刪除，如此一來，也能充分感受到工作有所進展，因而提升自己的士氣。
不過，這個待辦清單終究只是一種工具，而非最終目的，請留意不要花費太多時間在製作清單上。
待辦清單的使用方法
隨時放置在視線範圍內
待辦清單的使用方法
隨時放置在視線範圍內
擺放在桌面上，或是執行過程中隨時能看見的視線範圍內，以便不時進行確認。若是經常需要外出的人，則花點心思隨身攜帶，方便隨時取出查看。
工作完成後馬上確認
做完的事就從清單上逐項刪去，便可以確實掌握哪件工作完成了、哪件還留著。利用劃線的方式來刪除，將可以確實感受到進度有往前邁進，幹勁也會因此提升。
待辦清單的製作方式
請參考以下步驟來製作自己的待辦清單。重點在於詳列出所有應做的事，待掌握了全貌之後，再整理其先後順序。
寫下所有應做的事 無關工作或私人、不分重要程度，把所有要做的事全部寫下來。先審視待辦事項的全貌是很重要的，所以在這個階段，先不用整理也無妨。
↓
拆解成具體的步驟 假設你負責統籌會議，要進行「會議的準備」，就將其拆解
↓
將步驟分組 把以上拆解完的步驟再區分為「地點」、「方法」等群組，例如「外出執行的事項」、「用電話執行的事項」、「用電腦執行的事項」等。
↓
考量優先順序 開始整理，並思考要從哪件事著手。上面已經按照群組分類完的事項，再依據「急迫程度」和「重要程度」來排序。此外，群組本身也排好順序的話，就可以完全確定各項行動的優先順序，例如「先從用電話執行的事項開始」。
活用待辦清單的重點
工作完成後馬上確認
做完的事就從清單上逐項刪去，便可以確實掌握哪件工作完成了、哪件還留著。利用劃線的方式來刪除，將可以確實感受到進度有往前邁進，幹勁也會因此提升。
待辦清單的製作方式
請參考以下步驟來製作自己的待辦清單。重點在於詳列出所有應做的事，待掌握了全貌之後，再整理其先後順序。
寫下所有應做的事 無關工作或私人、不分重要程度，把所有要做的事全部寫下來。先審視待辦事項的全貌是很重要的，所以在這個階段，先不用整理也無妨。
↓
拆解成具體的步驟 假設你負責統籌會議，要進行「會議的準備」，就將其拆解
↓
將步驟分組 把以上拆解完的步驟再區分為「地點」、「方法」等群組，例如「外出執行的事項」、「用電話執行的事項」、「用電腦執行的事項」等。
↓
考量優先順序 開始整理，並思考要從哪件事著手。上面已經按照群組分類完的事項，再依據「急迫程度」和「重要程度」來排序。此外，群組本身也排好順序的話，就可以完全確定各項行動的優先順序，例如「先從用電話執行的事項開始」。
活用待辦清單的重點
在下班前製作
製作待辦清單的時間點，建議選在一天的結束時（離開公司前）。因應今天所發生的事，將隔天應做的事項條列出來。
製作空檔用的清
先把一有空檔時要做的事寫下來，當突然得到零碎的時間時，馬上就可以果斷地開始行動。也請參考p171 的「活用妙方」。
使用便利貼
把待辦清單寫在便利貼上，就可以視狀況重複黏貼在手帳、桌面或電腦螢幕等各處，相當方便。
優先順序的決定方式
與執行技巧
詳細掌握工作所必須的各個步驟，確立每個步驟的截止期限，並從期限最近
的開始著手處理吧。
▶考量每件工作的相關人數，以及與自己的距離。從相關人員較多，或是相關
人員與自己距離較遠的案件開始處理，是比較順暢的做法。
即使明白自己該做的事有哪些，若無法決定執行的先後順序，還是無法進行妥善的處理。排定優先順序的基準包含了「急迫程度」與「重要程度」。所謂的「急迫程度」，就是截止期限越近的事越優先處理。先弄清楚何事必須在何時以前完成吧。而「重要程度」則關乎工作內容、相關人員的人數，以及相關人員是否包含和自己距離或關係較為遙遠的人，這些都是很重要的決定性因素。如果是關乎多數人的工作，發生失誤時所產生的影響也相對更大。如果是關乎關係遙遠的人，往來應對上需要花費許多時間，請考量這些因素，再排定優先處理順序吧。
第一要素：「截止期限」
細分工作之後加以考量
我們可以把一件工作分解成瑣碎的步驟，舉例來說，「製作企劃書」這個工作也可以細分為「搜集資訊」、「製作草案」、「修正補充」等數個步驟。掌握每個步驟的截止期限，從期限最近的開始處理吧。
第二要素：「相關人數」與「距離」
相關人員越多、距離越遠的工作，
越需要及早著手進行
一件工作的相關人員越多，要建立全體的共識就越花時間，而與對方距離越遙遠，
往來應對上就越容易發生疏漏。這裡所謂
的距離包含了具體的物理距離，以及抽象層面的關係遠近（公司內部或公司外部、熟悉的或認識不深的等等）。
執行待辦事項的技巧
確實排入行程表中
即使把要做的事都表列出來，如果無法確定何時要執行，就這樣拖著不做，等於浪費了時間。事先確立好執行的時間，並將它們排進行程表裡吧。
及早處理5 分鐘就能解決的小事
再忙也能抽出5 分鐘的空檔。當一發現「現在也許有空」時，就趕快先完成不需要花太多時間的小工作吧，避免往後推延，最後導致時間不夠用的狀況。
使用「提醒」功能
電腦或行動電話的行程管理程式中，都設有「提醒」功能，當該事項的執行時間一到，便會啟動鬧鈴作為提醒。經常忘東忘西的人請善加利用吧。
運用透明資料夾的
時間管理法
▶利用收納文件用的整理盒或抽屜，以作業的截止期限為基準，來進行工作的
管理。
▶整理重點：資訊一律以「A4 紙張」的形式輸出，並放入透明資料夾中管理。
我們可以利用透明資料夾、收納盒與抽屜，來進行簡單的時間管理。大多數的文件、文具和收納工具都是設計成A4 尺寸適用的規格，因此就以A4 大小作為管理的關鍵點。首先，盡量將資訊以A4 紙張輸出，並加以整理。依照案件分類後，各自統整放入A4 的透明資料夾內，並以截止期限來排列管理。
這樣的方式有許多優點，一是成本低廉且單純。此外，因為沒有依賴數位工具做管理，所以也能降低資料毀損的風險。請採納這種能夠長久延續保存的管理方式吧。
Step1：把所有的待辦事項輸出在紙面上，並寫上截止期限
同一個案子統一放在一個透明資料夾裡
同一個案子必備的所有物件，請盡可能輸出成A4 紙張，統一收進一個A4 透明資料夾中。電子檔案也請全部輸出，紙張規格較大者則是摺疊後放進去，並在資料夾外的明顯處清楚標註截止期限。
Step2：依照優先處理順序排列
利用隔板來整理
要拿來收納透明資料夾的收納盒或抽屜，請放入隔板來區分日期，再把Step 1 整理好的資料夾依照期限日放入各隔板中。此外，利用資料夾的顏色來區分代表的意義（請參考p49），也可以成為決定優先處理順序的基準。
Step3：從收納盒內最前面的案件開始處理
持續性的案子請再次設定截止期限後擺回盒內
收納盒或抽屜內的日期隔板，請依序從今天開始往後方排列，接著再把今日隔板內的資料夾取出，一一進行處理。當今日的所有資料夾都處理完畢，一天的工作也就告一段落。如果是持續性的案子，則標明下次的截止期限，然後依日期放回收納盒內的適當位置。
Step1：把所有的待辦事項輸出在紙面上，並寫上截止期限
同一個案子統一放在一個透明資料夾裡
同一個案子必備的所有物件，請盡可能輸出成A4 紙張，統一收進一個A4 透明資料夾中。電子檔案也請全部輸出，紙張規格較大者則是摺疊後放進去，並在資料夾外的明顯處清楚標註截止期限。
Step2：依照優先處理順序排列
利用隔板來整理
要拿來收納透明資料夾的收納盒或抽屜，請放入隔板來區分日期，再把Step 1 整理好的資料夾依照期限日放入各隔板中。此外，利用資料夾的顏色來區分代表的意義（請參考p49），也可以成為決定優先處理順序的基準。
Step3：從收納盒內最前面的案件開始處理
持續性的案子請再次設定截止期限後擺回盒內
收納盒或抽屜內的日期隔板，請依序從今天開始往後方排列，接著再把今日隔板內的資料夾取出，一一進行處理。當今日的所有資料夾都處理完畢，一天的工作也就告一段落。如果是持續性的案子，則標明下次的截止期限，然後依日期放回收納盒內的適當位置。
（本文選自全書，周政池整理）
作者︰Liberal社
社名有著自由的意思，以創造新文化與令人快樂的知識為基礎，滿足眾多的讀書人。持續用一本好書，與所有書的誠意，讓你感受到知識的喜悅，就是Liberal社創社30年來的使命。
出版：好的文化
書名：就是比你早下班的整理術
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