分出執行者、說明者、諮詢者、被告知者四種對象，製作檢核表以免遺漏
專案管理界常用RACI圖，釐清權責分配
情境
與別部門合作溝通不良，主管唸我：「你以為自己能搞定嗎？」
→分出執行者、說明者、諮詢者、被告知者四種對象，製作檢核表以免遺漏
Q：
我負責籌備明年新人研習的企畫活動，在過程中，我覺得跟其他部門的人及委託講師的聯絡溝通最讓人頭痛了，不曉得為什麼總是無法順利傳達我的想法。
而且好像還讓主管以為我想一個人包辦所有的事，他說：「你以為自己就能搞定嗎？」其實我很想告訴他：「不是那樣的！」但就是無法解釋清楚。
A：
看起來真慘啊！我跟你一樣，也有過很多次的失敗經驗。
儘管想事先設定進度，一邊執行一邊向主管逐一報告，卻不曉得為何進度會在某人身上停頓下來，或是其他部門的人對我說：「我沒收到這個訊息。」
以後可能還會發生相同情況。然後你會陷入不斷檢討、討論的惡性循環中......。
為了不要陷入上述窘況，不能只列出工作清單，還要製作所謂的「工作分配一覽表」，而且每個相關人員都該擁有一份這項資料。
你聽過「RACI」概念嗎？
Responsible（執行者）：負責工作的人
Accountable（說明者）：負責掌握並說明狀況的人
Consulted（諮詢者）：進行工作時的諮詢對象
Informed（被告知者）：共享資訊的被告知者、必須知道整件事情的人
「RACI」概念是專案管理界常用的一種思考模式，是一種權責分配概念，由下列四個英文單字的第一次字母縮寫而成。現在就以這個概念為基礎，整理新人研習企畫案的工作分配。
首先是Responsible〈執行者〉，這部分就是你負責。
第二個是Accoutable〈說明者〉。就是負責說明工作內容、明確劃分權責的人。不必勉強別人負責這項工作，由執行者兼任也行。因此，這次的情況，你同時也是說明者。
第三個是Consulted〈諮詢者〉。這次執行工作的過程中，你認為該找誰諮商呢？
最後是Informed〈被告知者〉。一定要事前就想好哪些人必須知道相關訊息。
接著，依照相對應的內容將工作分配好，並整理成圖表。圖表中的標示「◎＝該項工作承辦人」、「○＝相關人員」，像這樣事先標示清楚每項工作的承辦人，以及哪些工作需要諮商或告知訊息，工作權責就一目瞭然了。
重點筆記
RACI圖是密蘇里大學 Bloch校區，企業及公共行政部門主席李‧波曼〈Lee Bolman〉，與南加大教育臨床診斷教授麥倫斯‧迪爾〈TerrenceDeal〉提出的權責分配概念，又稱為「銳西矩陣」或「銳西法則」。清楚列出一項工作中所有參與者的角色與責任，能夠避免因權責不分導致工作互相推託的狀況。
※重點筆記由編輯部補充，非日文原書內容
〈本文選自全書 李幸臻 整理〉
作者：
松島準矢
Hybrid諮商股份公司總監，一年裡有超過180場與企畫、營運、研修等主題相關的演講，足跡遍及至民間企業、公家機關、大學，同時也從事企業組織、教育、徵才的諮商業務，還是位大學兼任講師。
近年與國立大學共同推廣，經濟產業省培養社會人基礎力的企畫案，負責分析輔助事業。工作之餘，還擔任日本東京NPO法人組織DOT-JP的執行幹事，致力提升年輕族群投票率，同時也是一般社團法人創發塾的副塾長（名譽塾長：原東京大學校長、原文部省科學大臣有馬朗人；塾長：原文部省科學副大臣鈴木寬）、支援日本年輕人支援專案「Japan Innovation」代表等。
書名：麥肯錫、史丹佛都在用的思考筆記
活用16圖表，工作效率提升3倍！
出版：大樂文化
目錄：
推薦序
序 與其憑感覺做事，不如參考大師的思考筆記
第1章 被說報告廢話太多，我該怎麼辦？
簡報高手賈伯斯，常用的聚焦思考法
情境1：花五天做了四十頁簡報卻被主管打槍
聚焦於宗旨、目標、作業範圍、關係人，才是簡報的關鍵
諮詢前，最好整理說話內容的五個重點
情境2：諮詢主管時老是被說：「你怎麼講得落落長？我完全聽不懂。」
你最好是帶著答案來諮詢，而不是希望主管給答案
麥肯錫的邏輯樹思考法，一分鐘完整表達
情境3：主管很忙，該怎麼用一分鐘報告完畢
用邏輯樹圖表，把重點的優先順序整理出來
麥肯錫的MECE歸納術，抓到簡報重點
情境4：被說簡報言之無物、讓人看不懂
時間順序、由大至小、兩項對比的三方法，就能一目瞭然
第2章 工作量一多就容易忙亂，常常要人出手相救？
豐田的A3問題解決術，將問題流程化
情境5：提出改進部門的計畫，卻因漏洞百出被主管糾正了
將應有狀況、現況、課題、解決策略寫在一張A3紙上
麥肯錫的MECE分析法，解決你重複執行的時間浪費
情境6：每次都被主管提醒，才知道哪些沒做好
籌畫活動時，注意提案是否彼此獨立、絕無遺漏
第3章 同事準時下班，而自己卻天天加班？
戴明博士的GPDCA模擬思考術，掌握全盤狀況
情境7：等到火燒屁股才做，因此總是做不出好成果
目標→計畫→執行→檢查→改善5流程及19項重點
用麥肯錫矩陣排列法，來決定優先順序
情境8：分不清楚工作的優先順序，每次都得臨時加班趕工
重要且緊急的事先做，不重要不緊急有空再處理
用WSE現況整理法，評估工作難度
情境9：下班前，老是被主管臨時插入新工作
將意願、技術、經驗製成評估表，讓主管知道你的進度及困難
第4章 不太會拿捏工作分配，導致合作時總是引起爭議？
專案管理界常用RACI圖，釐清權責分配
情境10：與別部門合作溝通不良，主管唸我：「你以為自己能搞定嗎？」
分出執行者、說明者、諮詢者、被告知者四種對象，製作檢核表以免遺漏
學心理學家用溝通矩陣圖，分析對方性格與對策
情境11：不知為何，就是跟「那個傢伙」八字不合
破解勇往直前型、小心翼翼型、領導型、掌控一切型的四種個性！
第5章 被逼著提案，但就是想不出獨特的好點子？
用SCAMPER奔馳法，無限擴大想像力
情境12：每天都在想點子，頭腦快被榨乾
代替、統合、適用、修正、轉為其他用途、刪除、重新排列七方法
用麥肯錫SWOT分析法，整理現況並思考競合策略
情境13：主管要我想辦法打出一條血路，但談何容易？
將產品找出優勢、劣勢、機會、威脅四象限，你的思路就能打開
學大前研一用3C分析法鎖定目標、4P分析法突破框架
情境14：怎麼想都只有「老梗」，連自己都快受不了
站在客戶需求，就能找到區隔市場
第6章 現在這份工作真的是我想要的嗎？
史丹佛大學教授提出計畫偶然論，找出工作的意義
情境15：對「難道要做這個工作一輩子嗎？」感到疑惑
製作你的好奇、堅持、樂觀、挑戰、承擔願望表
美國心理學家提出職業錨理論，檢查你目前的工作
情境16：被主管念「你快跟不上時代了！」
把視點分成自己、周遭、他人三種，再問自己想成為什麼人
