讓開會更有效率、更省時的8個提示

提出替代方案

只反駁而不提替代方案，這種人比比皆是。

反駁的時候，不管構想再怎麼粗糙都可以，請記得一定要提出替代方案，像是「我反對時間管理的研習課程，倒是可以上和維持工作士氣有關的課程，大家覺得怎麼樣呢？」之類的想法。

替代方案就是，促使會議討論進一步發展的「起爆劑」那樣的東西。參與會議討論的人如果覺得「這個反對意見真的有說服力呀」，就會接著問：「那要怎麼做？」這個時候，雖然也有人會說：「哎呀，我沒有想過替代方案……」（因為光反駁就很有意義了），但如果可能的話，還是要至少提一個替代方案，這可以拿來當作討論的草案，讓會議能更容易往下進行。

此外，若是有人只反駁而不談替代的辦法，引導他提出替代方案也是對會議討論的貢獻。

做法很簡單，只要跟他這麼說就行了：「是這樣沒錯，我以前沒有考慮過這一點，謝謝你。假設不採用X課程，有什麼其他可以考慮的選擇嗎？」如果對方似乎是窮於回答的樣子，只要給他一個合適的例子，像是「比如，採用完全不同的課程什麼的？」之類的提示，對方往往就比較容易說得出來了。

提示4
尋找灰色地帶

拿原來提出的意見和反對意見做比較，是很有意義的事；但是看情況而定，有時候也會變得好像是兩個意見針鋒相對，在「互爭勝負」似的。

不過，會議討論本來就不是比勝負爭輸贏的場合。為了要消弭互爭勝負的感覺，也為了要提出進一步的選擇，讓談話能順利地進展，第三個意見，也就是灰色地帶是很重要的。

既不是原來的意見（例如「應該上X時間管理課程」），也不是反對意見（「不應該上X課程」），在這中間的灰色地帶裡，其實是有很多選擇的。

比如，「暫且保留」、「不要一整天，只騰出半天的時間來上X課程」、「不要整個部門的人，想上的人去上就好了」、「讓員工看時間管理的書，再叫他們提問題」、「在公司內成立時間管理研究會」等等，都是可以考慮的選項。

尋找這樣的灰色地帶時，可以獨自做腦力激盪。這個時候，不要做像是「這種點子不行」之類的價值判斷；訣竅是盡量發揮想像力，不負責任地享受出主意的樂趣。

只要設定好目標，告訴自己「最少想五個吧」等等，創意就會源源不絕而來。還有，如果只在腦袋裡想，常常會搞不清楚什麼是什麼，所以還是寫下來比較好。

在腦力激盪下出現的構想，當然不必全部說出來；但仔細看一下清單，只要有覺得「這個好像可以」的想法，不管幾個都請試著說說看。受到你的想像力刺激，或許其他人會提出新的構想也說不定。

提示5
談論自己的經驗

個人的經驗談具有影響力，是因為當事人的實際體驗。如果有和會議討論有關的經驗談，說出來看看也無妨。

比如，假設你從之前就一直覺得時間管理非常重要，也看過各種書籍，但還是怎麼都學不會，就可以這樣說：

「我買過很多有關時間管理的書來看，卻怎麼學都學不來。這說不定純粹是因為我的程度太低……不過，每次看書我都會想，如果有老師來實際指導，我也能有機會問各種問題，還是可以學得到，不是嗎？」

個人的經驗談往往有很高的故事性，在逐漸停滯的會場上，有時候只要說個小故事，就可以化解沉悶的氣息。

不過，可不要反覆地脫線演出，或是不停地自吹自擂喔。

提示6
不傷和氣的提問祕訣

我想也有人會擔心，提問會不會傷了大家的和氣。「○○是什麼意思啊？」很難直截了當地這樣質疑時，舉個例子來說，只要問：「我想您剛才說的○○是XX的意思，可以這樣理解嗎？」就可以交由對方來判斷「自己的理解是否正確」，因此能保全對方的面子。

我一定要推薦給大家的是，詢問「根據」的提問。

雖然說的似乎是自己的意見，卻從頭到尾不談其中的根據，像這樣的發言並不少見。意見絕對要有根據。只要是有說服力的根據，就有檢討的價值，可以拿來做為會議討論的重要資料；但要是沒有根據，或是根據很粗糙，就根本不必去理會了。

「是這樣沒錯，真的很有意思啊。您的構想是怎麼來的，拜託一定要跟我們分享一下。」我想只要能像這樣說，就可以向對方表示「我很關心你的發言喔」，自然就不會弄得大家不愉快了。

提示7
如果實際執行，會怎麼樣？

會議討論幾乎都是在商量「以後要怎麼做」，所以必須用很實際的眼光來看待。因此要試著詢問：「現在討論的事情，如果實際執行，會怎麼樣？」

比如，可以問對方：「如果實際讓整個部門的人，去上一整天的X時間管理課程，會怎麼樣呢？」對於這個問題，可能會有各種答案吧。

就像這樣，詢問可能會出現各種不同回答的問題時，最好自己先準備最初的答案。只要提示一個答案，別人就知道「像這樣回答就可以了呀」，也就比較容易參與會議討論了。比如，你可以準備像這樣的回答：「如果整個部門的人都去上一整天課，會影響業務的工作，所以找個人留守比較好。」

此外，針對實際執行時可能發生的最壞狀況，事先考慮是否有辦法處理會比較好。

另一方面，如果是大家興味索然的計畫，針對最好的狀況來考慮也是可行的辦法。只要提示最好的情景，就能讓大家看到新的優點，說不定會議討論就可以順利進行下去了。

只要像這樣實際模擬一下，就可以明白「這個案子是不是真的值得推行」。

提示8
沒有別的根據？

對於已經在會議討論上提出來的意見，可以試著想想看，還有沒有其他的根據。

主流派的意見也好，反對意見也罷，或者是大家不太注意的意見也一樣，進一步尋找根據再談論，或許可以增加說服力也說不定。

別人提出來的根據（尤其是出自上司或能力好的前輩的說法），我們往往會不假思索地爽快接受。對於現有的根據，也有必要像「這個根據可靠嗎？」、「沒有其他根據嗎？」這樣，暫時先投以懷疑的眼光。

比如，假設在時間管理課程的會議上，有人建議：「不要上研習課，我們在公司內成立一個時間管理讀書會，大家覺得怎麼樣？」他的根據是「因為不用花錢」。但你覺得：「讀書會可能不錯，不過，吸引人的地方好像不只是費用。」於是就想到其他的根據，附議說：「我們公司的英語讀書會辦得很成功，所以已經有範例可以參考了。而且，說不定這也是個辦法，可以解決公司裡溝通不足的問題。」提出另外的根據，就可以進一步附和別人的意見。

新的觀點固然重要，進一步支持現有的觀點同樣是傑出的貢獻。

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

作者：
狩野未希
慶應義塾大學法律系畢業、慶應義塾大學研究所博士課程修畢（英國文學）。
目前為慶應義塾大學、聖心女子大學、商業突破大學講師，並擔任指導國際水準思考力、表達力、作文力的學校Wonderful Kids校長（www.thinkaid.jp）、兒童思考力教育推動委員會代表，在大學教授思考力與英語長達二十年。
著作有《向哈佛菁英學思考》、《你所不知的英語會話技巧20》（知られざる英会話のスキル20）、《你所不知的基本英文單字規則》（知られざる基本英単語のルール）（合著）等。曾在TEDxTokyo Teachers以英文發表TED TALK 「It’s Thinking Time」。

書名：一堂說話課：
鍛鍊自己的大腦和嘴巴，把自己推銷給全世界



出版：如果出版／大雁出版基地

目錄：
前言

Pre-lesson 信心十足地表達意見
學習思考「什麼是意見」的課
無法表達意見的兩個原因
Cause 1 「如果自己的意見錯了，會覺得很糗」的心情／既沒有「正確的意見」，也沒有「錯誤的意見」／不是「正不正確」，而是「有沒有說服力」／Cause 2 「不想隨便發表意見，攪亂現場氣氛」的顧慮／表達意見這件事本身就是「貢獻」／藉由「唯有自己能說的意見」提供貢獻／吵架和討論的差別在哪裡？
自己是什麼樣的「意見主」呢？練習掌握個性

Lesson 1 全球菁英都在學的「表達方法祕訣」──什麼是令人印象深刻的說明、描述
學習使用清楚易懂的措詞和步驟的課
採用適當的表達步驟，別讓人家說「聽不太懂…」
外國小孩子學習的「表達方法的模式」／表達兩步驟「理解→用對方的觀點來表達」／什麼樣的措詞可以「說明」、「描述」得清楚而明白？
「說明的步驟」的三個原則──表達自己的想法，不依賴對方
原則一：一開始就提出簡潔扼要的定義／原則二：「知所取捨」，是細節說明的關鍵／原則三：以倒金字塔型鋪陳細節說明／英美式的「把自己推到臺前的表達方法」／英語連「形容詞」都有一定的排列順序／描述東京晴空塔
讓對方充分理解的九個意見表達法祕訣
祕訣一 總之一開始就說結論／祕訣二 用適合對方的談話方式說話／祕訣三 出示全部談話的流程，預告接著要談的事項／祕訣四 重複重要的地方／祕訣五 避免武斷式的口吻／祕訣六 強調畢竟只是自己的意見而已／祕訣七 善用手勢／祕訣八 注視對方的雙眼／祕訣九 保持「清晰宏亮的聲音」以利表達
練習當一個發表意見的高手

Lesson 2 確實提高自我存在感的「提問能力」、「評論能力」──為會議討論貢獻心力
學習思考對會議討論有所貢獻的課
這個問題對會議討論有貢獻嗎？
會議討論＝大家一起堆積木的工作／事先決定完成品就不叫「會議討論」／自己應該扮演什麼角色？／充分理解會議討論的內容
藉由「六頂思考帽」發覺會議討論的不足之處
運用六項要點，找到提供貢獻的方法
藉由「反駁」對會議討論提供貢獻
①尋找有反駁價值的發言／②思考是否有足以反駁的根據／自己的經驗可以成為根據嗎？／不傷和氣的反駁方法
對會議討論有貢獻的評論、提問十二項提示
提示一 絕對不做和會議討論無關的評論、提問／提示二 養成講「您剛才說○○」的習慣／提示三 提出替代方案／提示四 尋找灰色地帶／提示五談論自己的經驗／提示六 不傷和氣的提問祕訣／提示七 「如果實際執行，會怎麼樣？」／提示八 「沒有別的根據？」／提示九 「最終目標是什麼？」／提示十 正因為是門外漢，才要問基本事項／提示十一 贊成時，要加上自己的獨特調味／提示十二 只要相信自己說得合情合理，就無畏無懼地去面對吧
練習擺脫「拙於評論」

Lesson 3 會議或討論時「愉快地交換意見」的原則
學習不向「反駁」低頭的課
把對方的發言當成「耳邊風」，就是放棄會議討論
愉快地交換意見的十五項原則
原則一 這個世界上沒有所謂「錯誤的意見」／原則二 對方不是評審／原則三 聽的人也要注視對方的雙眼／原則四 別人的話要從頭聽到尾／原則五 邊聽邊確認自己「是否可以理解」／原則六 「先暫且接受→轉到自己的主張」是鐵則／原則七 勇於承認別人的好意見／原則八 正面回答問題，不用問題來回答問題／原則九 反駁≠人格否定／原則十 把反駁視為對方的提問／原則十一 即使被踩到痛處，也要先接受再確認／原則十二 「我的看法不太一樣」是最佳臺詞／原則十三 即使遇到找碴或挑剔的言論，也不要跟著對方起舞／原則十四 不要不懂裝懂／原則十五 雞同鴨講時，找找看是否有「暗藏的前提」
練習當一個會議討論的高手

Lesson 4 為日本人開設的國際簡報講座──講故事！
學習思考「什麼是引人入勝的故事」的課
如何述說國際通行的故事
讓人忍不住想聽的故事選擇方式、創作方式
①掌握整體簡報的「結論」，決定故事的方向／②把結論落實到「本質」／③挑選故事
向「四格漫畫」學習故事的結構
不要簡單地整理，要具體地描述／以四格漫畫為基礎來說故事／要在哪裡插入故事呢？
國際簡報的十三項祕訣
祕訣一 和聽眾的眼神接觸，要從坐在後面的人開始／祕訣二 用自己的語言說真心話／祕訣三 強調自己「有資格談」／祕訣四 數字要加工成聽眾容易想像的形式／祕訣五 練習再練習，卻還是緊張萬分時的對策／祕訣六比起「趣味性」，序言更注重「預告全部的內容」／祕訣七 把聽眾和自己放在同一個平臺上／祕訣八 不看稿，不帶稿／祕訣九 筆記只列關鍵字／祕訣十 幻燈片不要放太多文字／祕訣十一 讓聽眾覺得是「和自己有關的事情」／祕訣十二 不需要笑話／祕訣十三 服裝要考慮「想要展現的形像」／即使在國際舞臺上，也要以日式風格的簡報為目標
練習具體地說故事

結語