管理能量比管理時間更重要

除非你是那極少數的天之驕子，初創業就有人捧著大筆現金、帶著龐大資源給你，幫你把事業中所有你不喜歡與不擅長的事情都搞定，要不然你通常會有一段時間是需要所謂「校長兼撞鐘」「董事長兼小弟」，跟公司要活下去有關的事，你要嘛是一手包辦、要不然至少也都得要插一角。

你當然知道這樣做不是長久之計，你應該要盡量縮短需要這麼做的時間，讓自己能儘快做到「專注在自己喜歡也擅長的事項上，把其他事情都交給適合的人去處理」。

而要做到這一點，乃至於在你跨出這個階段之後，怎麼在自己的事業中用最少的投入產生最大的效益，關鍵都在於怎樣運用你最寶貴、而且一旦浪費掉就不會有任何方式可以補充回來的資源：你的時間。

坊間在談「時間管理」的理論已經很多，有的教你用「重不重要、緊不緊急」來排定優先順序；有的則告訴你要把所有待辦事項都列出來之後，用地點、專案、或者類別來做區分...

我自己也研究&嘗試過很多方式，比如David Allen的GTD系統、Franklin Covey、Behance的Action Method...等等，當中許多思維都對於我的個人管理有非常大的幫助。

不過，不知為何，我在運用上總還是覺得不太順，不知道哪裡卡卡的。也因此，這些方法對我而言總是三天捕魚、兩天曬網。

一直到有一次聽到羅傑．漢彌頓談到的一個觀念時，才進一步打通了我在個人管理上的筋絡。

羅傑當時說的大意是：如果你在一天的工作之後，會覺得很累但又發現沒完成多少事情，那通常是因為你沒有妥善安排自己的「能量」的流動，一直在不同的能量之間切換，因此導致能量的無法集中與虛耗才會這樣。這是什麼意思？

比如說，如果你一早到了公司，先開始處理公司的一些日常營運事項，比如算帳看帳開發票之類的，然後你的手機響起，你看到是你的客戶打來的，所以就馬上接起電話去服務他；服務完、掛了電話之後，你才回去繼續處理你的帳。

這樣的作法，就是讓你自己在不同的能量間亂跳。

又或者你原本正在構思與規劃公司後續要進行的重要專案，但是你卻還是開著你的EMAIL通知、你的臉書網頁、你手機的LINE、Whatsapp或者微信，容許自己三不五時就去Check一下。

這也是讓自己在不同的能量間亂跳。

這麼做會有什麼後果？

如果上面這樣的描述剛好說中了你目前的習慣，那麼我想後果你應該很清楚：

你會非常、非常沒有效率，原本只要30分鐘就可以完成的事情，你可能花了3小時都還完成不了，而且甚至會發生那種你CHECK完Line訊息或回完電話之後，就忘記自己在這之前在做什麼、或者想要做什麼的狀況。

而背後的原因，就在於能量會在轉換的過程中產生損耗，而你的能量轉換越頻繁，耗損的能量就越多。

所以，如果你不想讓自己一天工作12小時卻發現事業沒啥進展，你希望自己的效能能提昇，用最短的時間完成最多對你達成目標有幫助的工作事項，那麼你就得開始注意自己一天當中的能量轉換狀況，並且把他調整成正確的方式。

要做到這一點，首先你得知道在你工作上的所有待辦事項都可以分類為5種不同能量，也就是我們老祖宗傳下來的五行：金、木、水、火、土。

在羅傑．漢彌頓的系統中，這五種能量分別含括的代辦事項類別是這樣：

水：跟心靈、內在相關的，專注在自己身上、與自己在一起、探索內在相關的事項。

木: 與「創造」或問跟「WHAT?」這類問題相關的事項，比如腦力激盪、規劃、排定優先順序等

火：與對外溝通相關的事項，比如打電話、外出拜訪、開會等

土：與內部聯繫相關的事項，比如團隊內部凝聚、既有客戶的服務等

金：與資料/數字處理相關的事項，比如資料整理、會計帳務相關的工作項目

你可以依照這個架構，把你今天的待辦事項分類看看。

而在了解這一點之後，你的第一步，就是盡量開始調整一天的行程，把同樣能量的事項一次完成，並且盡量避免會讓你在不同能量的工作項目之間跳動的不必要干擾。

比如說，你可以排定每天早上的11~12點是你要處理「火」能量待辦事項的時間，而除了這個時段之外，你會把手機、LINE、Whatapp或微信都關掉、你也不會去開email信箱、臉書網頁，並且告訴你的夥伴或員工說你除了這個時段之外不接任何意外電話。

然後，要求自己要在時間內把所有跟「火」能量相關的事情全部完成。在完成之後，才去處理其他能量屬性的工作項目。

(當然，如果你的事業核心就是要不斷對外聯絡，那你當然可以把這個時段設長一點)

下一篇文章，我會繼續談這個系統的進一步運用，在那之前，請先依照上面說的方式去做。

試試看吧！我相信你也會喜歡的。

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