時間是最寶貴的工作資源，用掉了就一去不復返，即使如此我們老是在浪費時間，多浪費的每一分鐘，都讓我們無法去做本來應該做的正事。
建立待辦清單 檢查還有哪些沒做？
首先，你要分清楚哪些工作今天一定要完成，而哪些不用。如果把這兩種工作混在一起，就很難判斷優先順序，不知道哪些工作要先做，哪些稍後再做即可。把待辦事項分成短期如每日的「高效事項」，以及長期如未來的「重大事項」，如此才能方便管理，釐清輕重緩急。
「高效事項」當中，包含的工作應該是在特定日期內完成，且分量合理的工作。
不要把所有你想做完的事情，都一古腦兒地堆放在「高效事項」清單中，「高效事項」應該是你的工作指南，負責引導你的工作，所以在安排清單的時候，也要考慮到實際「高效事項」的狀況。
比方說，你知道要開3個小時的會，要收發一堆e-mail，同事會跑來打擾你，老闆要找你，顧客要跟你聯絡，別忘了還有休息時間，那麼，你為什麼要排出一份17個小時的工作表？如果你在清單上列出的項目超過10項，我敢說，你把清單列得太長了。
「高效事項」清單上的工作，應該是屬於以下幾種類型：
● 把合約寄給某位客戶。
● 製作PowerPoint簡報。
● 提交每月營業報告書。
● 匯整市場研究分析的結果，制定相關策略。
● 撰寫公司新聞稿。
「重大事項」清單上的項目，應該包含所有雖不急於一時，但卻是你必須要做或是想要做的事情。舉凡公司、部門、小組甚至於你個人，所有經營策略面的大方向事務，都應該會在這個清單上。同樣在清單上的還包括許多「總有一天」要做的事，包含翻新不合宜的工作流程創造新體制，或是你個人想要學習新的語言等等。
把「重大事項」清單獨立出來，可以讓「高效事項」清單精簡，不致因事項超載而導致失靈。而「重大事項」本身則可以隨時保持開放，接納許許多多長遠該做的重要事項。
「重大事項」清單上的項目應屬於以下幾種類型：
● 聘請新的助理。
● 研究客戶關係管理系統(CRM)的軟體。
● 下載條碼應用程式。
● 採購新的印表機。
● 名片印上QR碼。
● 為會員網站建置WordPress插入語法程式?。
● 估算除草服務的費用。
可以先留下一些困難的工作，等到自己精神抖擻的時候再做，工作的效率也會很好。大部分人在早上很有活力，但也有一些人反而是到了午餐之前、下午，甚至晚上，才會活力十足。你是最了解自己的人，好好觀察自己一整天下來，哪個時段最有精神、思慮也最清楚；盡量在那個時間完成困難的工作，把簡單的工作放到「次要的時間」，也就是精神比較渙散、疲勞的時間。
想要掌控自己的工作時間，首先就是要剔除有百害而無一利的工作。哲學家威廉．詹姆斯(William James)說過：「真正的智慧是懂得適時忽略某些事。」換句話說，你必須當機立斷，捨棄對自己產能不利的事情，篩選出真正有價值的工作。
精簡工作量才能創造高生產力，請記得這個原則，這也是你的主要目標，如此一來你才能在結束一週的工作後，還能說：「我都做完了！」，而不是像其他大部分人只能說：「我工時好長。」
（節錄自三采文化出版Laura Stack著《上班8小時 練習只做重要的事》一書）
安排時間表的4大原則
從建立清單中，上班族確實可以從待辦事項中，刪除許多不必要的工作，進而節省時間。你一定要確實改變原本的習慣，好好掌控自己的時間。
1.只要情況許可，就把工作委派或是發包出去
有的工作交給別人來做，比你自己做更節省人力、更有效率的話，不要猶豫，把這種工作委派出去吧。不要一直認為只有自己才可以把所有事情都辦到好，這種想法只會讓你的工作大爆滿，困在辦公室裡出不來。
2.自己設定期限
如果你接到一個案子，沒有確切的期限，那就自己設定一個預計完成的時間。然後，稍微想一下這個案子需要的工作期間有多長，推敲一下離你預設的期限還剩幾天，每天需要做多久才能做得完。可以的話，也製作一份自己的時程標竿，也就是能鞭策自己在過程中要不斷有進度的小期限，把大的專案細分成一些較小的任務。這麼做會幫助你保持平穩的進度，而且能時時縱看全局。那些時程期限看起來遠在天邊的案子，特別需要這麼做。
3.排定優先順序，但保持彈性
依照工作本身的價值，判斷出輕重緩急和優先順序後，請盡量維持這些已排定的順序，但也必須理解，一旦碰到突發狀況，你仍得重新調整順序。比方說有個專案進度嚴重落後，你就必須另外排出一天的時間，好好補上進度，或者是把這個案子挪到當天稍早的時間，趕快處理。行程表上請保持彈性，以防突如其來的緊急狀況，但請不要濫用！拿某一天作為彈性調整的時間加班或是處理事情，這沒有關係。如果不需要用到這段時間，那請你準時下班回家。
4.找出一天之中的黃金工作時段
根據你的生理和心理狀況，想想看在一天當中，有哪一段時間你的精神特別好，做事特別有效率，完成的工作又比較多。
