如果你的排程很靈活，你怎麼知道某一時刻該做什麼事？
答案就是，弄清任務的優先次序。
簡單來說，你每天早上第一件事就是決定當天要做什麼任務。
列一份「簡短清單」，寫下你最想完成的三件事，也就是你的三項「首要任務」。
你可以再列一份清單，寫下你想批次處理的小任務（留到當天晚些時候再做）。
當然，你當天應該重點關注寫著三項「首要任務」的清單，讓這份清單，而不是排程，掌控你一天的生活。
弄清優先次序之後，接下來最關鍵的就是專注。
我強烈建議你一次只專注於一件事。為了完成清單上的三項「首要任務」，你需要依次把全部精力投入每一項任務，做完一項再做下一項。對於喜歡同時處理多項任務的人來說，這是一個巨大的改變。這麼做不但更有效率，也更輕鬆。
如果你喜歡在多項任務之間來回切換，可能得花一點時間才能習慣一次只做一項任務。不過沒關係，如果你發現自己分心了，只需要把思緒拉回手頭的工作就行。堅持下去，你很快就能輕鬆地解決「首要任務」了。
做手頭的工作時，你可能會想到接下來要做的事，可能會有同事來請你幫忙，也可能腦子裡會蹦出新點子。千萬不要讓這些想法和請求掌控你的生活。你可以把中途插進來的任務或想法記下來，等到晚些時候再處理，而不是當時就切換思維。你可以寫在紙上、筆記本上或電腦文檔裡（具體看你把三項「首要任務」寫在了什麼地方），然後繼續做手頭的工作。完成手頭的工作後，再去翻一翻任務清單，看看你接下來該做什麼。
刪減任務，只關注投入產出比高的任務
你的任務越少，就越不需要費神安排先後次序。如果只關注投入產出比最高的任務，你就會更輕鬆，也更高效。你只需要用到最簡單的工具，壓力自然會減少。我認為，這就是成功的關鍵。
其實，任務管理和其他組織管理沒什麼不同。我的理念是，在做安排之前先刪減任務。如果你眼前只有三件任務，而不是二十件任務，就根本不需要去安排。從時間管理的角度來看，你應該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務，轉交他人，也可以努力拖延或拒絕接手。如果你始終專注於簡化、減少和刪除，專注於最重要的東西，剩下來的事情就很簡單了。
批次處理任務
除了三項「首要任務」，你每天還有一些小任務需要完成。關鍵在於：
1.小任務的優先順序不能高於「首要任務」；盡可能地批量搞定，節省時間。電腦程式師稱這一招為「批次處理」，也就是把相似的任務攢起來，一口氣搞定。這麼做能省下在任務之間切換的時間，避免一會兒做重要任務，一下子打電話、發郵件、開項目會議，一會兒又去打電話。你只需要先把重要的任務做完，然後一口氣把電話打完，再一口氣把郵件發完。減少切換，就減少了複雜性、節省了時間、簡化了排程。
2.把這種「批次任務」寫在待辦事項清單上，就寫在三項「首要任務」下方。你可以給這種任務分分類（比如電話、電子郵件等），也可以只列一份「批次任務」清單。我強烈建議你晚些時候再處理這些任務，而不是每天一大早就做。一天之計在於晨，把早晨最好的時光留給「首要任務」，先把它們做完，然後再集中精力，儘量一口氣搞定其他任務。
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