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重要信件加入隨身筆記,資訊不遺漏! 結合Outlook 待辦清單不用兩邊列

重要信件加入隨身筆記,資訊不遺漏! 結合Outlook 待辦清單不用兩邊列

陳正昇

職場

今周刊特刊

超密技Office

2018-09-21 18:22

需要大量編輯文字的從業人員、文字創作者等,無時無刻都要開著電腦輸入文字;內容不論是客戶需求、老闆交代的待辦事項,或是工作上臨時需要的數據等,這些瑣碎但重要的資訊,如何即時記下不遺漏呢?OneNote是你完全可以信賴的好夥伴。

 

隨開隨記 機動性遠勝過Word

OneNote可隨時開啟、隨時記錄,搭配標籤、分頁,和插入圖片與錄製影片等功能,幫助使用者快速集結相關資料並且理出邏輯。

 

或許你會說這些功能Word也都辦得到,為什麼一定要用OneNote呢?就像前面所提到的,OneNote對於即時速記與整理資訊的功能相當強大,可以不考慮版面配置的情況下,直接在頁面的空白處上任意點選,馬上就可開始記錄;而Word則是專注在文字排版方面的需求,因此自由度上反而沒OneNote那麼便利。

 

與Outlook結合 效率更升級

但最值得一提的是OneNote和Outlook的協作性相當契合,我們可以在OneNote編輯的過程中隨時插入Outlook的待辦事項,完成後立即傳送至Outlook進行寄送。

 

又或者反過來使用,將最新收到的信件內容,直接從Outlook傳送至OneNote進行後續的編輯,或者是列為待辦清單,而當你將OneNote裡面指定的待辦事項一一完成後,進度也將與Outlook的待辦事項清單同步,如此一來,所有工作都能清楚呈現,一目了然!

 

從OneNote傳送至Outlook

 

在OneNote裡進行資料整理與編輯後,只需輕鬆按一鍵,就可以把內容完整的移至Outlook,進行信件寄送的作業。操作方式如下:

 

▼到上方的功能區裡,點擊「常用」→「透過電子郵件傳送頁面」。

 

▼接著畫面就會自動開啟Outlook的信件編輯畫面,只要選好收件人就可以直接寄發出去。

 

 

從Outlook傳送至OneNote

反過來看,在Outlook裡收到的信件內容,也能轉至OneNote裡做整理與編輯。同樣也是輕鬆一按就搞定。

 

▼開啟Ou t l ook的信件後,到上方的功能區裡,點擊「常用」→「OneNote」。

 

 

▼此時系統會詢問你,要將內容轉至哪一本筆記裡的哪一節或是哪一頁面:選擇節的話,就會自動開啟新的頁面儲存;選擇既有的頁面,就會自動新增到該頁面的最後之處。

 

 

▼同樣地,畫面也會自動開啟OneNote做確認。如果讀者不懂筆記、節和頁面之間的關聯,可以先想像每本筆記都是一本書,書裡會依照每一大章跟每一小節的內容做排序,OneNote也是相同的概念。圖片中的上方,有顏色的標籤稱為「節」,右側區塊則是「頁面」的切換。

 

 

不用分兩邊 待辦事項同步check

Outlook與OneNote之間還可以做到明確的分工,例如,對外聯絡交給Outlook,內容編輯則交給OneNote。此外,你還能活用Outlook內建的「待辦事項清單」來為你的工作定製重要程度與優先順序的分類,並且在Outlook與OneNote之間達到零時差的同步狀態。

 

▼例如當你撰寫文字內容到了一定程度,可以區分出哪些是今日要優先完成,這時用滑鼠游標點擊你想標註的內容,任何一字都可以。接著移動到上方的功能區裡,點擊「常用」→「Outlook」下方的倒三角圖標,並且選擇你想指定的時間。

 

▼完成前一步驟後,可以發現內容的左側出現旗標圖形,代表你已經排入了Outlook裡的「待辦事項清單」功能。

 

 

▼這時開啟Out look來檢查看看。從左下角切換至「待辦事項清單」,就可發現列表裡也同步出現剛剛在OneNote裡排定的工作內容。

 

 

▼如果該項工作已完成,要如何從待辦事項裡消除呢?只要再點擊一次旗標圖形,就會變為打勾狀態,代表此項任務已完成。這時你不妨也打開Outlook來看看,會發現此項工作已從待辦事項清單裡移除,達到雙邊的同步效果。

 

多種程式串聯 電腦、手機都能用

前面所提到的Outlook與OneNote之間的使用技巧,是筆者自己慣用流程的其中一部分,這兩個應用程式也可以在手機上使用,並且與更多其他的程式合併使用。

 

以OneNote為中樞,將所有工作上所需要的內容都留存在此。必要時就可以直接透過Word、PowerPoint或Excel來加工編輯;或者可以透過OneNote去邀請其他同事一起在同一個筆記本上進行分工。

 

▼在手機上也可以使用OneNote,並且能與其他各程式互相搭配使用,不僅方便,更能提高效率。

 

本文摘自今周刊特刊<超密技Office>

 

 

一之軒創辦人廖明堅觀察,全家門市數已達3千6百多家,自己投入麵包生產製造,只要能維持一定產品水平,能獲得的利潤一定較高,所以投入麵包生產是很自然的策略。

 

她率領鮮食部團隊提案,內部其他部門也都興致勃勃,沒想到持有全家一半股份的大股東日本全家卻反對,「他們自己也沒有投入工廠,且覺得通路利潤就已經那麼少了,為什麼還要做工廠?」

 

但台灣全家不因此放棄,最後打動日本全家原因,是因為當時日本涉入工廠端,推出其他便利商店吐司3倍價格的「Gold吐司」,價格高、卻是消費者調查人氣第1名,「這個吐司很具指標意義。」林純如說,證明便利商店能開發差異化麵包商品,以商品力與高價值帶給消費者新鮮感,日本全家終於點頭。

 

咬牙砸17億設廠  明星商品的誕生靠不停市調

 

但自己投入麵包廠比想像艱鉅,「原本我們評估建廠成本7億元,沒想到最後是17億元。」林純如說,光一條吐司產線成本就要2億元,工廠建置都是由日本全家引薦的麵包供應商Okiko做技術指導,比照日本標準來打造,「除了工作枱之外,所有設備都是日本進口。」

 

最新的機器設備為福比麵包奠定成功第一步,而福比2018年就轉虧為盈,除了3千6百多家門市店長願意買單之外,關鍵還有新推出的日式鬆餅、匠吐司等明星商品。

 

「日式鬆餅上市一周,銷量就翻倍。」全家透露,1年更可賣超過8百萬袋,原因除了市面上袋裝麵包多以台式口味為主,日式鬆餅有區隔性之外,為了提升口感,全家前後來回調整、開發時間超過1年,是一般商品3倍,配方調整不下10次,還請日本團隊協助重新調配鬆餅粉。

 

林純如的高標準要求是持續進步的關鍵,福比研發課課長李謹廷說,一款產品從開發到上市要5至6個月,最後一關就是要通過林純如認可,但林純如相當嚴格。她還記得有一次,在巧克力口味鬆餅開發過程中,當團隊已反覆研發多次、覺得沒問題了,林純如卻回應:「這樣子的口感,你們覺得消費者能夠接受嗎?」對品質的嚴格把關,可見一斑。

 

明星商品也不是推出後就「吃老本」,全家還懂得推陳出新。舉例來說,鬆餅推出第一代後,又透過市調察覺消費者期待有內餡顆粒,於是又再調製出符合國際食品少添加標準「Clean Label」標章的內餡,為的就是打破消費者對於袋裝麵包的想像,更願意掏錢。

 

全家靠市調在細節上不斷精進。像吐司系列「匠吐司」經過2次市調,發現消費者喜歡吐司一包雙數片,因此去年一袋從7片改為8片;去年10月,還推出鹹口味的夾心吐司,帶動匠吐司系列業績成長超過3成,為此去年又新增一條產線,24小時不停歇,而現在全家家庭號吐司1年可銷售逾1千8百萬條。

 

台灣6百億元烘焙商機火熱,吸引超市龍頭全聯等各路人馬紛紛搶進,全家同樣正積極大展身手。在福比既有的基礎上,全家已成功吸引了不少上班族族群,未來如何在競爭激烈市場,用袋裝麵包搶攻更多消費族群的目光和荷包,有機會也有挑戰。

 

福比

 

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