讓工作效率大幅提升的基本觀念，是把物品分類後再收納。
- 打造最有效率的工作狀態
整理好的辦公桌應該符合以下兩點：
‧ 辦公桌只放必要的物品
‧ 想要的東西，馬上就能找到只要把辦公桌整理成這樣，就能省去找東西的時間，也能以自己的步調來完成工作，想必可以達到最有效率的狀態。
要製造出這樣的工作環境，首先必須區分工作中「必要」和「不必要」的物品。
必要的物品在使用完後立刻歸位，不要的就直接丟掉。想達到上段所述的程度，「分類」「歸位」「丟棄」正是整理三大重點。
乍看之下似乎很簡單，然而要完成這項作業，你必須制定出屬於自己的分類規則。
例如之前提到「用完的東西要馬上歸位」，也是其中一個規則。只要能遵守這些訂好的規則，最終就能養成習慣，進而讓你的辦公桌從「不知不覺就變得亂七八糟」的循環中解脫。
設定好明確的「分類」「歸位」「丟棄」規則，並依此有計畫性的收拾整理，便能夠打造出高效率的工作環境。
- 將工具依照使用頻率分類
想讓工作更有效率，將文件、資料分類保管非常重要。如何分類保管，我們會在第三章詳述，在那之前請先從「把東西分成必要和不必要」開始。
同時，桌面上請只擺放必要的物品。要達成這件事，必須先瞭解自己平常會用到什麼物品、如何使用、使用頻率大概是如何等等。
先依照「文具」「小工具」「資料夾」等不同品項，分別記錄平常工作中每天都會不斷用到的物品、偶爾會用到的物品、一星期只用一次的物品。
你就能清楚分辨哪些東西應該要擺放在隨手可得的地方，又有哪些可以收進收納空間裡。
- 斷捨離才能拯救辦公桌
不擅長整理的人通常沒有分類的習慣，他們會將自己的工具、文件、資料全部統一為一大類。
若是一直抱持「未來有一天一定用得到」「這些東西對我來說都很重要」等想法，物品就永遠不會減少，每天累積的資料跟久未使用的老舊文具終將堆滿辦公桌。
就算只是辦公桌上的文具和資料也有使用頻率、重要性、緊急程度等差別，請依此好好進行分類與整理。請養成把必需品和無用物分類的習慣吧。
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