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向主管提案,如何委婉說服?

向主管提案,如何委婉說服?

2018-10-22 17:12

自古那些直言進諫,與主管針鋒相對的人,受賞識的非常少,被冷落甚至被迫害的很多。當說出來的話由於太直來直去而讓人不好接受,這就相當於是抱薪救火,會徹底點燃別人的怒火。

毫無疑問,做人需要正直、坦蕩。但是這並不意味著與人交流的時候說話就要生硬,畢竟,很多生硬的話是對別人的否定,容易給人心理造成壓力,讓人產生厭惡情緒。如果別人對你產生了厭惡心理,接下來的說服工作就會寸步難行。因此,我們在談判的時候,要學會委婉地表達觀點。

 

在日常交際中,總會有一些不好說或不好直說的話,這樣的話說出來怕傷人,不說又不行。這就需要把話的「棱角」磨圓一些,使語意軟化,便於聽者接受。說話人可以故意說些與本意相關或相似的事物,來烘托本來要直說的意思。

 

比如員工想向主管提建議,希望得到主管的賞識,但如果不講究技巧,不僅不會得到主管的採納,甚至還會被主管冷落。有時主管並不一定不認同你的觀點,可能只是因為你提建議的方式不對。畢竟主管居於上層的位置,如果你採用直截了當的方式向他提出意見,他很可能會覺得你不尊重他。

 

另一方面,如果你能夠採用一種靈活的方法,委婉地表達自己的觀點,他會覺得輕鬆愉快,也會願意接受建議。其實,提意見本質上就是一種談判,員工想讓主管接受自己的意見,而主管好面子並不願意別人直接揭露他的缺點,雙方各自都有需求,有一方需要採取主動,另一方則需要讓步。

 

歸根究柢,這個讓步與主動的過程需要溝通來完成,沒有良好的溝通技巧,主管便不會讓步。

 

商朝的比干是大家公認的忠臣,他因為不滿紂王無道,冒著滅族的危險,多次向紂王進諫。紂王雖然明白比干是忠臣,但是他被比干批評得顏面掃地,非常不高興。

 

紂王曾問比干:「你為什麼這樣堅持?」

 

比干說:「君王有敢於勸諫的臣子,國家才不會滅亡;父親有敢於勸諫的兒子,家族才不會衰敗;我身為大臣,是進是退必須聽從大義!」

 

紂王又問:「那麼你所說的大義是什麼呢?」

 

比干答道:「夏桀不行仁政,失了天下,現在大王你也像這個無道昏君一樣,難道不怕失了天下? 我今日進諫就是大義!」

 

紂王聽到比干自比大義,卻將自己比作是暴君夏桀,他非常生氣,說:「我聽說聖人的心有七竅,不知道是不是真的,你不是自比聖人嗎,讓我看看你的心。」說罷,命人將比干的心挖了出來。

 

比干忠心耿耿,卻被紂王挖心處死。究其原因,一方面是由於紂王昏庸殘暴,另一方面就是由於比干的忠言太過逆耳了,直截了當地戳到了紂王的傷疤。紂王就好比焦躁的乾柴,比干的話語雖是為了紂王好,但是火星四濺,點燃了紂王的怒火,局勢也就一發不可收拾。

 

自古那些直言進諫,與主管針鋒相對的人,受賞識的非常少,被冷落甚至被迫害的很多。這樣的人總認為自己只要一心為他人就是好的,但是從來都不講究方法,說出來的話由於太直來直去而讓人不好接受,這就相當於是抱薪救火,會徹底點燃別人的怒火。

 

推而廣之,在其他事情上,如果我們不注重自己的表達方式,很多事情也不會盡如人意。

 

試想一下,面對別人盛情為你準備的飯菜,而你又確實不想吃,是簡單粗暴地回一句:「我不想吃。」還是委婉地告訴對方:「我剛剛吃過飯,實在沒有胃口吃了,真是很遺憾。」哪一種說話方式更好,哪一種會引起對方的不快?答案不言自明。所以,面對日常生活中的溝通,我們要有一種基本的談判意識,如果你想贏的話,就去選擇合適的溝通方式。

 

委婉」是辦事說話時的一種「緩衝」方法。委婉的話語能使本來也許是困難的交往,變得順利起來,讓聽者在比較舒適的氛圍中接受資訊。因此,有人稱「委婉」是辦事語言中的「軟化」藝術。例如巧用語氣助詞,把「你這樣做不好」改成「你這樣做不好吧」;也可靈活使用否定詞,把「我認為你不對」改成「我不認為你是對的」;還可以用和緩的推託,把「我不同意」改成「目前,恐怕很難辦到」。這些都能起到「軟化」效果。

 

直截了當的話語就是硬碰硬地衝擊人們的內心,讓人產生抵抗心理。雖然直來直去的人適合做朋友,但這類人在日常的交往中往往吃力不討好,因為硬碰硬的結果是淺顯可見的,過於爽快,說話一根腸子直到底,自然容易得罪人。一般人在被實話衝擊顏面的時候,會本能地產生抵制情緒,甚至會有反抗情緒。所以,迂迴委婉地表達反對性意見,可避免直接的衝撞,減少摩擦,讓人更容易接受。

 

溝通需要技巧,笨拙的溝通往往會造成談判的失敗。在談判過程中,談判高手往往會選擇委婉地表達自己的觀點,將重要的部分隱藏起來,以巧妙的方式讓對方明白自己的真意,這樣才能更好地達成談判的效果。

 

◆攻心祕笈:委婉表達觀點能夠降低失誤。

 

一直抱有進修念頭的邱詩瑜,有一天在上網備課時偶然看到丹麥哥本哈根商學院的進修課程,「當時一看到『聲譽管理』,覺得這就是我要的。」她進一步瀏覽進修課程內容簡介,發覺聲譽管理在台灣還是個非常新穎的概念。「到現在為止,台灣對聲譽管理的討論還是非常少,在形象管理的理解上相對狹隘。」

 

為了深化禮儀的概念和運用,邱詩瑜毫不猶豫地報名了進修課程。2014年暑假,趁著學校演講邀約的淡季,她飛往丹麥,進修「企業聲譽管理」與「行銷策略」,正式展開進修之路。

 

禮儀x商管x行管=無可取代

 

原本英語就不錯的邱詩瑜,到了哥本哈根商學院上課更是如魚得水,上台簡報、撰寫報告都不成問題。「語言能力好,幫助我更快搜尋到想找的資源。」商學院的進修經驗,讓邱詩瑜懂得「從企業的角度運用禮儀的專業」。爾後受邀到企業講課,她會先了解公司的工作程序、培訓員工的目的,從而設計較符合企業需求的形象管理方法。

 

她以某知名進口汽車的企業培訓經驗為例,企業方認為只需培訓好員工的禮儀,便能減少與客戶的衝突。「但我會去找出問題的來源、研究德國原廠的標準作業流程是什麼,再把國際禮儀融入流程的每一個環節,從根本上解決客戶問題。」

 

為了研究標準作業流程,甚至必須閱讀英文原廠資料,「因為翻譯後的資料,往往會與原意有出入」,她解釋,並表示進修課程讓她對禮儀的應用,上升到聲譽管理的層次,「或許這是我和其他講師不同的地方,因此能不斷接獲企業演講邀約。」

 

針對進修領域的選擇,邱詩瑜建議,要選自己最有興趣的領域,「別跳脫原本的專業,要有延伸、關聯性」。例如她選擇再到中國南開大學進修,是因為她在丹麥進修時發現,丹麥政府會補助企業人士到中國學習東方禮儀。「禮儀不會永遠一成不變,隨著中國經濟崛起,未來的國際禮儀將會融合更多中式文化。

 

觀察到這個趨勢,為了使禮儀的專業與時俱進,邱詩瑜決定前往中國進修、了解當地文化。到南開大學進修管理學後,雖課程偏重討論行政管理,但她發現從政策的高度學起,是最快了解中國企業管理邏輯的方式,也意外涉獵政府管理的背景知識。

 

當你跨足越多領域,中間產生的交集越強,這項能力就越無可取代。」邱詩瑜以「禮儀」為核心領域,結合企業管理、行政管理等不同背景,不斷強化自身專業獨特性,常保不被取代的能力,讓競爭力屹立不搖。

 

分析優先順序 精準利用時間

 

在職進修不僅需要決心,如何兼顧工作、生活和家庭,還能抽空準備進修的報考科目和課業,更考驗時間管理的功力。對此,邱詩瑜認為「懂取捨」很重要,「以前幾乎每天、早中晚都可以各安排一場演講,但在準備考試之際,就必須推掉一些邀約,一個月只排兩、三場演講。」除了工作,她也盡量減少一般飯局活動,「因為一旦你出門,消耗掉的就不只是時間,還有體力。」

 

維持健康的生活,是有效運用時間的先決條件。「健康是一切的根本,若失去健康,什麼事都做不成。」邱詩瑜強調。為了保持健康,她作息規律、嚴格分配時間,「扣掉一天八小時的睡覺時間,剩下的16小時分配給工作、生活和進修,每個面向就只有五小時。」深知時間珍貴,邱詩瑜把握一天當中思慮最清晰的時刻,每天凌晨四點到六點起床讀書。她也善用工作空檔或任何零碎時間,完成課業或日常工作。例如在高鐵、捷運上,邱詩瑜會閱讀隨身攜帶的資料;想買一雙高跟鞋,就規畫好兩場不同地點的演講,在途經的百貨公司買鞋。

 

因為在職進修,邱詩瑜認為自己更懂得分配和運用時間,「不只對工作有幫助,也會用更加理性的態度,分析人生不同面向的優先順序,學會取捨,才能往前邁進。」她也勉勵,在工作上遇到瓶頸、難以突破時,不妨化阻力為動力,及早規畫和準備,透過在職進修「充電」,幫助自己走得更遠、更穩。

 

About邱詩瑜

出生:1979年

現職:國際禮賓親善協會理事長

經歷:文官學院公務禮儀講師、2017臺北世大運志工培訓講師、教育部青年發展署校園講座講師、Acer宏碁集團外聘講師

學歷:佛光大學生命學研究所碩士、輔仁大學織品服裝系學士

專長:國際禮儀、美姿美儀、形象塑造、企業服務SOP制訂及訓練

 

工作忙到沒時間進修?邱詩瑜用這招!

 

- 方法:赴丹麥哥本哈根商學院修習「企業聲譽管理」、「行銷策略」課程;赴中國南開大學攻讀管理學博士班

- 優勢:取得學分、學位;課堂上與教授互動,學習更深入

- 如何不被取代:發展多重領域,並與專業結合

- 擠時間策略:早起兩小時、善用通勤時間或演講空檔、婉拒邀約

 

 

本文選自《English Career》第63期

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圖說:邱詩瑜觀察到國際禮儀發展趨勢,選擇赴中國南開大學攻讀管理學博士。(照片提供/邱詩瑜)

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