美國知名認知心理學家喬治‧米勒（George Armitage Miller）對短期記憶進行研究，發現人類一次能掌握的數量，大約是7個加減2個單位，例如7個數字、9個銅板、5個單字，並稱之為「神奇的數字：7±2」。
這代表的意義，是人類在短時間內處理的數量與資訊有極限，篇幅太長、議論太多是無法使人專注的。因此，要向客戶或同仁報告時，必須把複雜的資訊簡化，且不失完整，若能輔以故事表達，則讓人更印象深刻，是職場上比別人更勝一籌的技能。
《哈佛商業評論》指出，「說故事」是無可抗拒的商業利器；約翰霍普金斯大學研究發現，不論廣告的內容為何，內容的「結構」才是決定廣告是否受到歡迎的關鍵，演講、簡報亦是如此。
經典的演講、廣告，往往套用在「佛瑞塔格金字塔（Freytag’s Pyramid）」結構都是適用的，莎士比亞善用此結構，編寫出曠世巨作；在日本掀起「A4工作術」風潮的提倡者三木雄信，也是依照美國頂尖編劇羅伯‧麥基（Robert Mackie）的故事建構法改良，把結構分成「成就」、「開端」、「衝突混亂」、「危機」、「高潮」5個部分，敘述自己或公司的經驗與歷史，好的故事架構，不約而同的大致包含以上這些項目。
佛瑞塔格金字塔示意圖
闡述說明：介紹背景資料
1→3的箭頭：劇情引向高潮
出現矛盾、阻礙
張力最強、轉捩點的出現
3→5的箭頭：劇情轉弱
轉變，將劇情引向大災難或大成功
結尾
遵守5步驟，成功把演講故事化
三木雄信以軟銀（SoftBank）創辦人孫正義闡述公司時的演說為例，推演出他演講內容的結構：
成就（一開始就把成功的事實、現況帶出）：公司規模已成長為年營業額2兆日圓以上的綜合通訊公司。
開端（再用倒敘的手法從頭說起）：1981年，租用九州某間綜合大樓的辦公室，開創電腦軟體通路事業。某天，他站在紙箱堆起來的講台上發表宣言「總有一天，這家公司年營業額會變成1、2兆的大公司。」公司唯二的兼職員工在1周內辭職。
衝突混亂：罹患慢性肝炎，醫生宣告不能工作，3年來過著反覆進出院的生活，之後卻奇蹟似痊癒，於是推動公司上市，每每推展一項新事業，就遭受媒體各式各樣的批評。
危機：西元2000年網路泡沫化，股價暴跌；投入寬頻網路事業又因牽線速度慢、客戶服務不完備，加上接連虧損讓他飽受批評，卻仍保持信念，繼續向前走。
高潮：寬頻事業營收逐漸上升，併購日本Telecom和Vodafone，成為綜合通訊公司，最後再回到「1. 成就」，闡述經歷一番波折而站上高峰。
一帆風順的經驗是無法引起共鳴的，受挫、衝突、矛盾的故事更能撼動人心，遵守5步驟，觀眾的心自然會緊繫演說的內容。
近年來，最具溝通魅力的總統，非歐巴馬（Barack Obama）莫屬。其演講內容的幕後功臣之一的法夫羅（Jon Favreau）在2014年「說服的藝術（the Art of Persuasion）」研討會中，分享撰寫動人演講，必須掌握說服觀眾的5個原則，其中一項則是「保持簡單」。
「簡單」為原則 最長不超過20分鐘
「長篇大論的演講，是最容易撰寫的，卻也是最容易被遺忘的。」法夫羅表示，演講或是報告的內容，最長不超過20分鐘，人愈多、組成愈複雜，愈是要遵守這個原則，搭配通俗的用語、比喻，或是具有代表性、權威感的事例，在觀眾心中描繪出具體輪廓。
首先，必須先設想主題，以及相對應的答覆。以「如何讓老品牌創新局」的主題為例，相對應的答覆為「成長衰退的老品牌，不只是要產品創新，更要擁抱科技。」接著，就必須找到具有說服力的事證，輔以「5W1H」來明確說明大家都知道的事情或人物，如此一來主題不會偏離，結尾加入「令人感動、感性」的要素，演說的效果會更好。
確切的數據的確可以說服我們，但是無法勾起我們進一步採取行動，多半參與情感、高潮迭起的故事，才能誘發聽眾跨出第一步。若是能利用1張表單，把自己的訴求故事化、佐以具體、簡潔明瞭的鋪陳，勾勒出聽眾的願景，引起對方的同理心，進而產生共鳴，便能成功促成行動。
把長篇大論簡化成故事
以日本軟銀（SoftBank）創辦人孫正義演講為例，主題為「公司的歷史軌跡」
- 成就：在2007年成為年營業額兩兆日圓以上的綜合通訊公司。
- 開端：1981年成立電腦軟體通路事業。站在紙箱上宣言總有一天，這家公司會變成營業額1、2兆的大公司。
- 衝突混亂：生病住院。股票上市，卻受到各界批評。
- 危機：網路泡沫化，股價暴跌。投入網路寬頻事業，卻嚴重虧損。
- 高潮：將寬頻事業轉虧為盈，併購日本Telecom和Vodafone。
資料來源：《A4一枚工作術》，如何出版社
利用5W1H 列出自己的演說表單
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主題：如何讓老品牌創新局 |
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報告人 |
部門 |
發展事業部 |
姓名 |
Leo |
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主題（提問） |
如何讓老品牌創新局 |
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想說的話（答覆） |
不只是產品創新，必須擁抱科技 |
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推論 呼應「想說的話」，加入經驗法則、名言、具體事例，而這些都必須具有代表性、權威性；而加入下列項目，可讓事例更加立體。 |
英國經典老牌BURBERRY為了挽回日益下滑的事業，跨海至美國找了Angela Ahrendts作為執行長，2006年上任即回收氾濫的海外授權代理；聘用新穎設計師，大膽使用新材質、色彩，以及合身窄版設計。
之後更是擁抱尖端科技，從英國倫敦到中國的烏魯木齊，最新的聲光影音、觸控體驗，讓逛BURBERRY成為視覺科技的體驗；不只堅持所有店面都要最頂尖的科技，公司內部管理也徹底科技化，Twitter、Facebook是公司行銷活動的核心工具，她領先所有奢侈品牌發展線上銷售，將老品牌轉化成無可挑戰的新時尚殿堂，一位美國小鎮出身的女孩，沒有顯赫學歷卻勇闖時尚圈，上任以來將BURBERRY股價翻轉3倍。 |
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When（何時） |
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Where（哪裡） |
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Who（誰） |
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What（發生什麼） |
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Why（為什麼） |
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How（如何達成） |
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