一間會議室裡傳來熱烈的討論聲，牆上的白板布滿了密密麻麻的文字，跨部門成員正如火如荼的討論宣傳策略，為了明年1月要上市的產品，整個團隊共同凝聚出新產品攻占市場的強烈企圖心，完全看不出這個會議已經進行2小時之久。
會議接近尾聲之際，站在會議桌前方的總經理一一歸納出各部門的活動任務：「請各部門同時動工，宣傳部在各通路製作宣傳看板，公關部負責媒體聯絡，行銷部發起網路粉絲募集試用大隊，並寄送物品、追蹤後續產品反應……。」
這樣的開會景象，你是否也很熟悉？主管很快地迅速交待工作任務，當會議結束之後，對自己部門與跨其他部門的工作事務仍是摸不著頭緒，這時就需要管理工具協助規畫，「流程圖」可以讓任務分工一目瞭了然。對管理者來說，可以綜觀各部門職責分工的狀況，而員工也能更清楚跨部門彼此之間任務協作的內容。
呈現出跨部門分工全貌的流程圖
幾個簡單符號 就能說明一切
流程圖（flow chart）是使用頻率最高的專案管理工具，特點在於，利用各種不同圖形符號，表達解決問題的步驟或是進行任務的順序，每個步驟之間的順序串聯，就是流程，是一種起源自演算法的表現方式。
流程圖可以用來表示業務流程、組織階層、邏輯拆解事物等；在企業應用時，可以呈現生產線的流程，或是完成一項任務的過程，各個階段用圖形符號表示，箭頭方向表示流動方向，步驟之間環環相扣的關聯性，決定了任務最後的發展走向。對管理者來說，能夠全盤掌握整個活動的狀況，是一種輔助決策的好工具；而在工作上使用流程圖，也有助提升規畫力，讓自己做事井然有序，一步一步能讓作業更加流暢。
佳威企業管理顧問有限公司顧問項義順表示，「流程有時間概念，必須有思考的廣度跟深度，建議先看整體再看局部，否則會看不到全觀面貌。」項義順觀察，一般人在呈現專案管理時，多用文字主述，少用圖表型思考，而流程圖算是進入圖解領域容易上手的圖表工具。
繪製流程圖如何快速上手？
繪製前：腦力激盪，將所有工作事項寫下來。
先在腦海中將任務流程想過一遍，接著，把所有需要執行的工作事項逐一寫下。舉例來說，舉辦一個活動的流程包括：宣傳活動、印製傳單、收取報名資料、截止報名、通知活動時間……，將這些工作事項依照優先順序排列。
繪製中：完整的流程圖，必須符合以下4個原則。
繪製方向由上到下，由左至右。
使用標準貫用的流程圖符號，以利閱讀與流通的廣泛性。
說明文字盡量簡潔扼要。
流程線條盡量統一長度，保持形式統一、美觀。
已經照優先順序排列所有的工作事項，按照繪製流程圖的4個原則，將事項一一填入完成流程圖。
繪製後：檢驗圖表，是否有遺漏的工作事項，或是順序更動。
流程圖完成後，再拿出繪製前寫下的所有工作事項一一檢驗，是否遺漏了哪些工作，或是順序上需要調整。
流程的複雜程度在於結合所有步驟的呈現，以直線流程來說，是A到B到C，但再複雜一點就會出現A分成B、C兩個路徑，或是A+B到C，檢驗時，必須多加確認。
繪製流程圖的工具，除了Excel、Word， 線上有許多免費軟體可以製作流程圖，如Diagramly、Dia Portable，也有免安裝版，直接在網站上操作，另存新檔，即可下載完成的圖檔。
繪製流程圖 你符號用對了嗎？
流程圖看似簡單易上手，應用相當廣泛，但它卻是最常被繪製錯誤的一種圖表，其中最常出現的是「符號誤用」的情況。你知道什麼時候該用橢圓形、方框或平行四邊形嗎？這可不是隨心所欲的選擇順眼的圖形。其實，流程圖符號有通用的統一格式，目前最為廣泛採用的是美國國家標準學會（ANSI）於1970年公布的流程圖符號，如下表所示。
流程圖貫用的統一符號
1.起止符號 表示程式的開始或結束
2.流程符號 表示流程進行的方向
3.輸入∕輪出符號 表示流程進行的方向
4.處理符號 表示執行或處理某些工作
5.決策判斷符號 表示對某一個條件做判斷
6.連接符號 用於︰1.轉接到另一頁 2.避免流線交叉 3.避免流線太長
流程圖的符號本身擁有特殊意義，從符號的形狀可以看出記載資料的形式或工作程序等，符號之間也可以加入說明文字，增加圖表可讀性。
舉例來說，流程圖中的橢圓符號，表示工作開始、結束時的行動；菱形符號是決策判斷時才使用，即決策點，每個菱形符號有許多箭號指入、指出，箭號旁需文字註明決策的內容，如是/不是，有/沒有。使用標準流程圖符號將有助於閱讀與廣泛流通應用。
