不管是跨部門會議，還是非正式的小組討論，「會議」是每個上班族一定會從事的活動。以下幾個會議情境，你我都不陌生，但通常都表達的不夠正確。長期教授口語表達技巧的企業講師鄭俐瑛，告訴你如何在會議中講對話、做對事。
情境1：每週一次的例會，你和同事們魚貫走入會議室，這時你會和同事們聊些什麼？
許多人習慣以「閒聊」方式開場，和同事打招呼、聊週末生活，希望讓會議氣氛輕鬆，然而鄭俐瑛表示，這樣的開場方式並不「高明」。「Say hello並不是錯誤，但不容易拉回正題。因為會議開場的目的是讓大家儘快進入狀況，內容就是『暖場』，準備進入正題。」
「開會重點是要知道為何而戰？解決什麼問題？完成什麼使命？所以開會首重『切題』。任何跟會議無關的行為或心思都要盡量避免。」鄭俐瑛提到，這種前提之下，開會前的開場有兩個重要原則：
1.「關聯性」：包括與會人士的相關聯，或與主題的相關聯。所以事前需要準備話題，而不是到了現場才隨機閒聊。她舉例，可以問其他人：上次見面我們討論到哪裡？目前的專案進度如何？都是讓與會者可以逐漸進入狀況的暖場話題。
2.著重「結構性」：避免講故事或太多個人經驗，容易導致太冗長或過於輕鬆。可多一些具體關切或焦點提問。例如「聽說今天的會要開1個小時？」或詢問議程相關問題等等。此外，還可以藉機找盟友形成共識做「串連」，或測試風向、探聽其他部門意見、釋放善意等「試探」動作。如果與會者彼此不認識，不妨簡單陳述自己的專業，增加說服力。
情境2：這次輪到身為菜鳥的你主持會議，該怎麼做讓其他同事或主管留下好印象？
鄭俐瑛表示，會議主持人不是司儀，只是宣讀討論事項，而是需要做到掌控議題、時間、氣氛等環節。一般來說，主持會議的人也需要自我要求，設法示範與帶動其他成員，做到塑造個人形象中的PIS（個人識別系統）。所謂的PIS是一個原則，包含3要素︰
第一，VI（Visual Image），屬於視覺上的形象。主持人的穿著打扮需要符合身分與場合，過於草率、隨性休閒都不恰當。
第二，BI（Behavioral Image），屬於行為上的形象。主持人要提早到場、備齊資料，熟稔議題與流程，以及有哪些與會人員，講話也要具體扼要、控制時間。
第三，MI（Mind Image），屬於心理層面上的形象。主持時，態度要積極、觀點力求客觀中立，盡量營造開放且正面的氣氛。如果主持會議的人，能夠適時做出補充、澄清、確認等口語表達，這樣能讓靜默或甚至於互相猜疑、觀望的同事們，願意或敢於發言討論。
情境3：跨部門會議又來了，產品部門老是跟我們業務部門意見不一致，我該怎麼說服那位老是唱反調的同事？
開會最終目的是要解決問題，「多點合作、少點競爭；多點共利、少點私益，較能達成共識。」如果一個人能力很強，態度卻不好，常讓對方無法心服口服，即使這次場面贏了，可能交情也打壞了。
一般人對於「說服力」的認知，就是利用口才或策略去設法改變他人的想法或行為，以駁倒對方為最終目的。但鄭俐瑛強調，開會不是跟同事拼命搶發言、爭辯、比口才，而是必須接受「建設性衝突」與「合理性差異」。
在說服別人之前，首要能說服自己。她進一步說明，在學理上，有3大說服要素可用來自我檢視：
1. 服之以德（ethos）：講話者的誠信度，包括內容與形象，是讓人感到可信賴的。
2. 動之以情（pathos）：情感訴求，針對聽眾適合的方法，依不同聽眾做訴求與設計，進而打動人心。
3. 說之以理（logos）：講話的內容合乎邏輯、有架構。
「先自問你的提案或說法是否符合這3個要件，如果都不符合，連自己也說服不了，怎麼說服他人？」鄭俐瑛直指。
若已經過了自己這一關，其次要找對相關議題較有經驗的人協助檢視，例如主管、資深同事等等。她也建議，使用說服策略中的「優勢策略」和「認同策略」來加深說服力。前者是指，將自己的提案與他人相比較，找出自己的強項何在，尤其要強調個人貢獻與專長，而不是提案出來，卻讓人覺得有其他人更適合執行這個案子。後者指的是「異中求同」，「每個人的價值觀、背景、信念都不同，從不同之中設法找出重疊之處，找到交集跟共識的可能性，讓衝突差異不要那麼大，但『同』的部分可以延伸或放大。」鄭俐瑛說，當這些都做到了，才有辦法讓人心服口服。
學習會議表達技巧，要先求言之有物，適時、適量且切題；再求言之有趣，提出令人感興趣，且值得期待的見解。掌握這些原則和技巧，將會大大降低面對會議的恐懼感。
鄭俐瑛 Profile
學歷：美國加州州立大學聖荷西分校碩士，主修口語傳播（Speech Communication）
經歷：中華民國口語傳播協會理事，長期教授企業、個人不同場合之口語表達技巧，客戶包括聯發科、鴻海、鼎新、華碩、中鋼等。
會議上你該避免的錯誤溝通
鄭俐瑛觀察，「冗長」與「離題」、「低效能」的會議最令人無法忍受，以下幾個溝通錯誤，千萬要避免。
1. 質的錯誤：內容缺乏建設性、失焦、充滿枝微末節，以至無法討論到核心主題。再者，在表達上，批判性或檢討攻擊的負面用詞過多，以及企圖講冷笑話打破僵持不下的場面，都無助於會議的氣氛或形成決議。
2. 量的錯誤：講太多、太長沒有效率，或主題太發散沒有重點；講太少、不發言、冷漠、退縮，不提點子卻專門批評。
3. 報告性會議：只傳達上級意見，而不討論或研擬方案尋求共識。
