接近一年的尾聲，又到了公司行號年終盤點存貨的時刻，每一個細節都馬虎不得。每回一到盤點旺季時，財務部的阿傑便幾乎忙得不可開交，光是要清算公司現有存貨，往往都要花上好幾道手續。其中最讓他頭疼的，就是不知道該如何省下統計資料的時間，更有效率地彙整數據。好在，最近阿傑找到了新方法，Google 雲端硬碟中的「試算表」，讓苦惱問題迎刃而解。
到底試算表是什麼呢？其實它就是大家所熟知專門進行數據分析的Excel功能。和傳統Office軟體相比，Google試算表不只保留了資料分析功能，更著重在於能打破空間隔閡的雲端功能應用，讓資料共享更即時。
Google試算表網址：https://docs.google.com/spreadsheets/
優勢1：即時多人協作 統計庫存更快速
這次阿傑是要清點總公司文具存貨，第一步當然得先完成統計表格，簡易的操作介面，搭配基本圖示說明，即便是第一次使用的初學者也能快速上手。靠著這份雲端表格，阿傑不再自己彙整各單位資料，而是讓其他部門的同事們自行清點庫存後，一起完成這份表格。
該如何有效率地讓同事們一起填完這份表格呢？不妨利用Google試算表中的「插入備註」當作標籤，在不破壞既有表格設定之下，明確標示出需要同事們的資料位置。首先，先點選要提醒大家的窗格，再點滑鼠右鍵，選擇插入備註。接下來，阿傑就能像使用便利貼一樣，在任意空格中填入要和同事們說明的文字，如繳交時間、撰寫方式等。如果其他同事有問題，同樣也能點選滑鼠右鍵，選擇「插入評論」提出問題，阿傑就能直接在評論中直接回覆。每一項動作，都有時間紀錄，方便進行控管
在試算表中若其他同事有疑問，可以插入評論，提出疑問。
優勢2：自訂開放使用權限 不怕檔案被亂改
完成表格的初步設定，阿傑就可讓同事自行填入數字資料了。首先，點擊視窗頁面右上方的「共用」，首行出現的即是文件的共用連結，等於擁有這個連結的人就能看到這份文件。為了讓雲端資料僅限特定人閱覽，阿傑還會進一步修改每個人的使用權限，像是開放其他部門同事可以進行編輯修改，而最後要將資料上呈給部門主管看時，也可以透過權限瀏覽功能，讓主管能夠直接在線上閱讀、標註文字，甚至直接修改。
很快地，同事陸續回傳資料，此時點選上方連結處，左側提示欄直接告訴你這份文件是何時被修改的，再點一下還可以看到其他人修改了什麼地方，能有效控管是否有其他同事填寫錯誤，方便及時修正。
優勢3：數據彙整計算 畫成圖表嘛ㄟ通
當各部門存貨都填寫完畢了，這時靠內建的運算功能，就能算出所需要的數值。舉例來說，阿傑想知道各部門的每項文具總數是多少，和一般的Excel運算方式一樣，在空格處點兩下後，輸入「=」以及代表總和的函數「SUM」中的第一個字母「S」，試算表就會提醒你最常用的「S」開頭函數有哪些，以及它的運算方式。對初學者來說，也不需要擔心該如何運用不熟悉的公式，點一下右上角的「函式」鍵，選擇「更多函式」，就能看到所有函數的完整清單。
統計資料完成後，阿傑還需要將資料呈報給主管，那麼，製作出一張簡單明瞭的圖表，更能方便閱讀、比較。首先，先圈出需要統計的表格範圍，點選工作列中的「插入」，選擇「圖表」，各式圖表都能從中點選，包括能輕鬆看出各項目比例的圓餅圖、趨勢走向的折線圖，甚至是總數比較的長條圖，都能依照不同需求而製作。
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