辦公室緊急情況英語用語：如何應對5種辦公室“災難”

我覺得我不能在期限內完成！

一個緊迫的期限可能是很好的挑戰，但如果在這個期限內似乎不可能完成呢？請保持冷靜，你還有幾個選擇的。你可以 Work overtime (stay late after work) 超時加班 (下班後待到很晚) 或者 all-nighter (work all night) 通宵熬夜（整夜工作），另外一個選擇可能是延長截止期限。可以使用有禮貌的片語詢問，比如：

Would it be possible to extend the deadline?

是否有辦法延長截止期限呢？

並給一個希望延期的理由。如果不可能延期的話，你就不得不工作到很晚，這時給你的團隊講一些 pep talk (speech to encourage them) 鼓舞士氣的話（鼓勵他們的話），使用積極的用語讓每個人都得到激勵。

事情不如你所預期！

列出一個計畫是很重要的，但是即使是再好的計畫，也不能保證事情如你所想的發展。當你的計畫出了問題，你需要後退一步，重新評估狀況。並問自己 Why did this go differently to what I had planned? 找出為什麼出錯了，然後問自己 What do I need to do to get from this situation to the outcome I want?。你無法改變過去，但你可以從中吸取教訓並在之後得到想要的結果。
 

我的客戶真的生氣了！

我們都想讓我們的客戶高興，但是為了做到這點，我們需要完全了解他們的問題。站在他們的立場思考一下如果你是他們，你的感受是如何。如果你不理解他們為什麼會生氣，就讓他們清楚說明事情的狀況，好讓你能幫助他們。只要你清楚他們所提出的問題，你可以說：

I understand why you are angry.

表示你的理解，然後提供一個解決方法，或你能怎麼做來幫助他們解決這個問題。

我的老闆生氣了！

有幾件事和面對生氣的客戶一樣難處理，其中一件就是你的老闆生氣了。要試著去了解為什麼你的老闆會生氣，如果是你犯錯了，就承認錯誤，並解釋你會做什麼來解決問題或改變局面。不要推卸責任：

– take responsibility for you have done then take action to fix it （對你所做的承擔責任，然後採取行動解決它。）

如果問題的原因是你沒法控制的，真誠地解釋一下情況，然後：

– suggest a way to make it right （建議解決方），或者

– ask your boss what he or she wants you to do to fix the problem （詢問你的老闆，他她希望你怎麼做來解決這個問題。）

還有“天災”！

一定要有一個清晰的疏散計畫，而且全部的緊急出口都有明顯標記。定期的 Evacuation drills（疏散演習），需確認你是依照國家要求的所有健康及安全方針進行。一旦你完成了這些，你就可以說你做好充分的應急準備了。

如果有緊急狀況，使用命令句（沒有主詞的句子，比如 “馬上離開大樓” ），並且用大聲、清晰的語調。但不要喊叫，喊叫會讓人們恐慌，這對情況沒有幫助。遇到緊急狀況時，你不需要說 “請”，這時清晰地表達比有禮貌更重要。

所以，現在你知道在這些緊急狀況下應該做什麼和說什麼了。不論發生什麼緊急狀況，最重要的就是要做好準備。練習如何應對這些狀況，想像你自己處在每個狀況中，並問自己會說什麼、要做什麼。運用這篇文章中的英語語句，然後記下你可能會說的另外三個語句，讓自己為這些緊急情況做好準備。

本文經EF English Live線上英文授權刊登，原文發表於此