在規劃行程時，很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間，但他們不知道的是，這麼做只是在為自己找麻煩。
你的「拖延」是在浪費大家的時間
來到日本後，有件事情讓我非常驚訝，那就是日本人非常喜歡「拖」。他們經常把「回去再弄」或「之後再說」掛在嘴邊，拖延一次可以處理好的事情。
還記得有一次，我到區公所繳交資料，因漏填了一個欄位，被櫃檯人員要求之後補交。
我當下立刻拿出電腦，開啟之前的存檔，將資料補填好後上傳雲端，然後用雲端列印服務將文件列印出來，蓋好印章，在便利商店買了一把釘書機，把資料釘好，前後不到十五分鐘，又回到了區公所。
櫃檯人員看到我時嚇了一跳。
「您怎麼那麼快？大多人都會把資料帶回去，過幾天再來補交。」
聽到他這麼說，這次換我驚訝了。
「過幾天？資料可以當場修改不是嗎？再跑一趟很麻煩耶。」
櫃檯人員告訴我，這是他第一次碰到這種情況。
雖說這只是我的個人經驗，但我認為，就是因為這樣「愛拖」的個性，不把事情一次完成，工作才會永遠做不完。
如果上一件事還沒處理完，自然沒辦法專心做下一件事，浪費時間之餘，還會降低效率。
也許你會覺得上述只是生活瑣事，但其實，這樣的「浪費」在職場上處處可見。
在這科技萬能的社會，大部分事情都可以隨時隨地完成。一點小事也要「帶回去處理」，只是在浪費自己的時間。
切記，辦公室並不在公司，你人在哪裡，辦公室就在哪裡！請務必時時提醒自己當下把事情做完，只要有心，整個城市都是你完成任務的工具。
那麼，具體而言，要怎麼一次把事情做完呢？讓我們繼續看下去。
不用電子郵件，可節省九成時間？
切勿用電子郵件「喬時間」
在規劃行程時，很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間，但他們不知道的是，這麼做只是在為自己找麻煩。
假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空，只要成員中有一個人無法配合，你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言，更別提不是每個成員都會立刻回信。
還記得有次我跟某家公司討論開會日期，對方跟我說：「我希望其他部門的人也能一起開會，我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排，就花了兩天。
只是安排日程，有必要花到整整兩天嗎？
工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。
只要使用雲端功能安排行程，即可避免這些情形。
最近不少公司都推出行程管理系統，但員工頂多只能在上面預約會議室，實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」（Google Calendar）。
比方說，你可以跟指定對象共同編輯行事曆，請他輸入會議等預定行程。這麼一來，你的行事曆中就會自動出現會議行程，點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊，甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下，開會當天就可省去不必要的開場白，直接進入主題，提升討論品質。
下屬有事找你時，也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程，直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事，只要修改行事曆，對方就能查詢到。有了雲端日曆，就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過，平常還是要對下屬做心理建設：「我如果臨時更改行程，不是故意放你們鴿子喔，是真的忙不過來。」
很多時候只差上司點頭就可以開始執行了，卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空，導致企劃遲遲未能開始。因此，我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程，在雲端上與下屬共享行事曆，下屬想要找上司，只要配合行事曆上的空檔即可。
如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空？」、「今天可以去找您嗎？」，其實也是變相在剝奪主管的時間，使用雲端日曆可節省彼此的時間，提升整體的工作速度。
我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開，同時與多位客戶共享行事曆，管理行程既方便又快速。
「Google日曆」可設定共享範圍，若有需要，也可以與特定使用者共享私人行程。
公私行事曆分開管理其實挺麻煩的，有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程，只要將共享對象分為幾個群組，就不用擔心發生遺漏的問題。
有些夫妻會在雲端上共用行事曆，每天晚上更新彼此的行程，藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率，老婆只要查查行事曆，就能知道老公哪天要加班，當天就不用特別煮了。
善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩，讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為，想要分秒必爭，可先從這方面下手。
直接見面，事半功倍
用電子郵件較難把事情說明清楚，有時反而會拖到工作進度。
相信各位一定有這樣的經驗，來來回回傳了幾封郵件後，還是在雞同鴨講，搞不懂對方的用意。遇到這種情形，建議你可以改用電話溝通，又或是約對方當面談。
再方便的溝通工具，都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活，倒不如一句「我們當面談」，開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法，其溝通效果是文字、聲音所比不上的。
當面談還有一個好處，那就是可以當場解決問題不拖延。富士達（Fujitec）的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通，藉此提升作業效率。
很多人以為像Google這種資訊科技公司，肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳，Google員工其實常常舉行小型會議。
Google公司裡到處都設有談話區，公共區域自是不必說，許多地方都設有桌椅、咖啡廳，供員工溝通交流。
Google開會的方式非常有效率。
他們發現問題後，會先評估需要哪些人來解決這個問題，隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場，盡快開完會議。
很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空，事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程，既費時又費力。
開會的目的並非「集合」，而是「決議」，因此，只需召集幾名關鍵人員就夠了。
制度是死的，人是活的，即便是定期會議，也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通，像是根據開會內容安排參加人員；重要成員因出差而無法到場時，可將會議延期；如果當天感覺討論不出什麼結果，也可直接取消會議。
〈本文選自全書 李幸臻 整理〉
作者：
彼優特・菲利克斯・吉瓦奇Piotr Feliks Grzywacz
出生於波蘭，曾旅居德國、荷蘭、美國等地，2000年遷居日本。
2002年出任貝利茲公司國際商務部門亞太地區主管，2006年轉任摩根史坦利培訓發展襄理，2011年進入Google負責人才發展業務，2014年轉攻全球化學習策略，活躍於人才培育、組織開發、領導能力開發等領域。
目前擔任「Pronoia」 和「Motify」兩家公司負責人，其中「Pronoia」為經營顧問公司，為海內外各大企業提供商務策略、創新開發諮詢，以及幹部訓練、組織開發等服務；「Motify」則為全球性的人事管理系統公司，專門開發全新的工作模式，並提供諮詢建議。
他在日本定居十多年，以西方人的眼光對日本企業文化進行精闢的觀察與分析，他對合氣道和禪宗也有深入的了解。
本書出版後立即成為話題暢銷書，為太愛拖、太愛分析探討、太愛開會以致個人產值遠不及Google員工的日本上班族帶來振聾發聵的全新思考。
書名： Google神速工作術：全世界最聰明的Google菁英，如何創造10倍的工作成果？
出版：平安文化
