開會是工作的必要過程，但有時會議冗長又無重點，很可能會使團隊成員失去耐心，也會破壞大家原本的工作步調，因此為了改善會議效率，勢必要為舊習慣做些革新。
文/ SmartM/ 黃靜涵
財經雜誌《Fast Company》提出四個多數新創公司運用的開會巧妙方法，不僅新穎、改變過去開會的舊習，背後還有科學理論與數據支持，能有效增加會議的速度與效率，讓人不再因會議冗長所苦，每次開會不僅不耽誤工作，還能從會議中有所獲得，效益滿滿。
✕ 超過10人、超過30分鐘，很容易分心
✓ 最多8人、15分鐘內，最能保持專注
關於注意力的研究顯示，人能維持專注的時間約在10到18分鐘，過了18分鐘後，人的身體因為能量耗盡，需要提供更多營養給大腦來維持專注力，因此時間一久容易感到疲累，這也是為什麼TED演講通常約 18 分鐘或少於 18 分鐘的原因。會議開太久，不僅容易讓員工分心、導致開會效率降低，還會使團隊人員原本的工作被會議耽誤，個人的生產力下降，造成公司極大損害。
要改善這樣的情況，不妨結合注意力的科學原則，將每次開會時間訂為 15 分鐘，15 分鐘剛好是 Google 或 Outlook 行事曆原始設定 30 分鐘的一半，改換會議提醒的時間會方便許多。除了會議時間，人數也是重點，太多人開會，不一定每個人都有發表意見的空間，這樣的情況更造成分心，因此可效法 Google，將每場會議的人數下修至 8 人開會，確保與會人真正參與，每人能充分交流意見，達到會議上激發靈感的效益。
✕ 坐著開會，腸枯思竭......
✓ 站立會議，激發創造力！
站立式會議可用在團隊的小型會議上，小型會議可能只需要相互更新團隊合作夥伴的工作進度或交換訊息，花太多時間的意義不大，因此不妨試試站著開會，站久了腳容易痠，大家便會想要快點切入重點結束會議，時間自然縮短，效率也隨之提高。
但站著開會是否有提高效率的科學根據呢？華盛頓大學做了一個實驗，測試站著開會與坐著開會的生產力、意見分享以及團隊合作的效率差異，發現站著開會比坐著開會更有助於激發創造力的點子，以及增加團隊合作。下次開會時試著站起來，或許會有事半功倍的效果！
✕ 用3C做筆記，雖快但很快就忘了
✓ 手寫筆記，了解全面、記憶持久
科技時代，多數人開會都用平板或筆電記錄會議重點，但對個人來說，手寫才能讓自己更記得會議的重點與結論。
美國加州大學讓學生看 TED 影片並分成兩組，一組手寫演講重點，一組用筆電記錄，再比較兩組記憶力的差別，最後發現表面記憶雖然是筆電大勝手寫，但在概念與深層記憶上，卻是手寫筆記的同學完勝。在實驗中，手寫組比筆電組更能了解演講的核心理論，手寫記重點雖然花費時間較久，但也因此使人須致力找出演講精華而不輕易分心。同理，若是真的想要在會議中有所學習成長，不妨開始用手寫來記錄會議重點，更能加深印象，不會「開過就忘」。
✕ 帶手機開會，動不動就想「滑一下」
✓ 手機放會議室外，聚焦問題與發想
許多人可能會因為不想錯過客戶訊息而將手機帶入會議室，但會議通常需要解決問題或激發想法，需要極高的專注力才能達成，若心不在焉，往往只是在會議上浪費時間。馬歇爾商學院調查 500 名不同領域的專業人士，結果發現近 84% 工作者認為不該在會議上處理郵件，可見帶手機進會議室，在多數人眼中是不適當的行為。多數人帶著手機難免就想碰一下，但這「一下」可能讓自己在同事及主管面前的形象扣分，更糟的是降低了整體團隊的會議效率，因此開會前就果斷地將手機放在會議室外吧！
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參考資料：fastcompany
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