電子郵件是職場正式的溝通管道之一，不但能夠傳遞清晰的訊息，更能有效紀錄與編排。然而，在某些情況下使用電子郵件卻可能是導致溝通失敗的重大原因。Your SalesMBA創辦人Jeff Hoffman以自身工作經驗與長期觀察，歸納出三種不適宜使用電子郵件聯繫的時機。
文/SmartM/周永堂
1.協商合約與提案內容
電子郵件往來的特點是，雙方無法及時對疑問給予回應，這使得溝通存有風險，各自的疑問有可能變成不信任或猜疑，讓雙方更難達成共識，降低協商成功機率。
設想以下情境——當你向對方提出一項提案，卻遲遲沒有得到回覆時，這中間的空檔就會讓對方產生許多質疑與不必要的聯想。此外，若選擇用郵件溝通合約、提案細節，一旦對方對內容有疑惑，也無法及時獲得解答。
使用郵件也容易讓資訊片面呈現，無法了解對方提出問題背後真正感到疑惑的內容，這種看似保守穩健的答覆卻喪失了深入了解對方考量因素的機會。
有鑑於此，盡量避免以電郵溝通有關合約與提案的內容，使用電話聯繫會是較為理想的方式。透過雙方及時對談與協商，能在對方產生疑惑或負面觀感時直接解決對方的疑問，並且進一步針對合約細節做深入及時協商。
