你常常被老闆說「講話沒有重點嗎」?你常和同事溝通不良造成誤會嗎?《為什麼用數字說話的人很有魅力》 這本書,教你如何用有邏輯的方式,說清楚、講重點,讓你說話不僅有份量、甚至充滿魅力!
MECE分類,包含我在霍特國際商學院念MBA(前身為理特諮詢公司)時,也是被MECE搞到暈頭轉向,但這也是世界頂尖顧問公司麥肯錫的精隨之一。什麼是MECE?MECE是MutuallyExclusive and Collectively Exhaustive的縮寫,簡單來說,就是「互不重複且毫無遺漏」的意思。
不管拿到一個問題或專案,首先要嘗試著掌握論述主題的整體架構,之後再透過MECE來分解與分類,做到這一步才算是系統性思考的開端。提到MECE原則分類,是為了讓論述進行更有效率且合乎邏輯,而分類簡單來說就是「分割難題」,我們時常覺得遇到的問題很難,很難沒錯,但總有一個切入點,我們只要找到那個切入點,就能夠有效率、有力道地讓難題迎刃而解。
分類著實幫上很多的忙,像我平常上心智圖法企業內訓與公開班,也都大力強調分類的重要性,把大事切割成小事,把力氣跟專注力集中在執行並完成每件小事,一段時間回頭來檢視,會發現自己進展遠出乎預期。
有效的溝通,就是「不要以為別人都懂你」
這裡面另一個讓我很有趣的觀點就是:常識並不通用。其實我看到這邊一直心有戚戚焉,為什麼呢?基本上,工作上遇到的溝通障礙,最常見的就是彼此對於一件事的認知有差距,但是也常常被繁忙工作節奏所忽略。我們總認為對方一定懂我的意思,但事實上這樣的想法常是一種錯覺。
愛因斯坦曾說過:常識就是人到十八歲為止所累積的各種偏見。而為了避免彼此溝通誤解的關鍵,就是要不厭其煩地確認彼此對於詞語的定義!因為對自己是常識的事,對他人而言或許並不是常識,這樣的事情隨時都可能發生,所以要盡量避免使用意思模稜兩可的詞彙.像是:
■ 推測表現(例如:應該、恐怕、才對)→ 代換為肯定表現
範例:我想應該會在明天12點前送到!→ 明天12點以前會送到!
■ 與數量時間有關的表現(例如:許多、一點、盡快)→ 代換為具體數字
範例:可以占用您一點時間嗎?→ 可以占用您三分鐘的時間嗎?
■ 包含主觀判斷的表現(例如:一般而言、任何人都、少見)→ 代換為客觀依據
範例:一般來說都會成功!→過去100次有90次是成功的!
我極為認同說話要掌握重點,基本上也可以從SMART原則(目標管理原則)著手,說話時要充分地說明人事時地物的資訊,具體地分析現況,這一點請務必踏實做好。
說話時活用具體數字,讓聽眾有感
邏輯思維另一個用法就是善用「數字」提升簡報力,書中舉出賈伯斯的案例。賈伯斯極為擅長讓聽眾理解數字當中所代表的意義,進而發揮數字的巨大影響力。像是2001年第一代iPod上市,賣點是機身重量只有「185公克」,並擁有「5GB」的大儲存容量(以當時的技術來說儲存量非常大)。
但賈伯斯在介紹iPod時,完全不使用「185公克」跟「5GB」等數字,而是用「1,000首歌」來取代「5GB」,用「放進口袋裡」取代「185公克」,使得iPod瞬間對聽眾帶來衝擊!
也就是說,想讓聽眾印象深刻,要把數字這種冷冰冰的內容與聽眾有感的事物連結在一起。什麼最有感?生活最有感!楊田林老師也常說:「處處是教室,人人是我師」用開放的心態,輔以欣賞的眼光,透過生活仔細觀察,其實可以看到很多值得學習的觀點。
而運用數字化有幾個訣竅:
■ 賦予數字意義
■ 龐大數字切割換算
■ 數字要經過比較才有意義
要能夠言之有理,有邏輯性的思維架構變得很重要。透過數學分析,讓我用不同角度來看因果關係,因果關係定義是一個原因可以對應到一個因果關係。
雖然,現實生活中沒有太多這麼完美的事物存在,總是以錯綜複雜的問題現象呈現出來,但我們依然可以透過因果關係的原理原則來釐清問題,起碼可以找出造成問題的最大原因並推斷出造成問題的根本。
其後,佐以演繹法與歸納法,整體邏輯思維架構出現雛形,從中再複習應用必要條件與充分條件,並透過對偶法與反證法來檢視與判斷真偽。這本書不只是講理論跟方法,也有不少案例,值得一讀!