ＩＢＭ前業務主管 30年致勝心法公開：好業務如何把5W1H變銷售利器？

我曾經帶過一位擁有近八年業務經驗的部屬，工作表現相當不錯，同事對他的評價也很高；但他升遷速度就是比別人慢，於是我決定把他找來談一談，找出其中問題。

實際與該位部屬溝通之後，發現他非常喜歡業務工作，與客戶的關係也相當密切。不過，他多半憑經驗與感情做事，對於工作也沒什麼野心。在面談中我問他：

「你覺得自己為什麼到現在還沒升遷？」

「我不是很確定，可能是公司覺得其他人的能力更好吧？」

多數人發現自身的期待與現實出現差異時，多半不知道問題在哪，只覺得是自己「時運不佳」或「主管有自己的考量」。我接著問他：曾思考過做業務之外的工作嗎？「我其實不太擅長思考策略或是企畫，所以除了業務之外，沒想過做其他的。」就是這一點，這就是問題的所在！
 

要經營關係 也要策略思考

我發現部屬的問題在於，他認為業務就是與人交流、維繫好人際關係就夠了。那一瞬間我覺得對他很抱歉，一位正直、誠懇的業務，八年間居然沒有人教導他真正的業務工作是什麼。

企畫或是策略不單是企畫部專屬的工作範疇，同時也是具有能力的業務，應具備的基礎能力。這位業務需要的只是一個機會，相反地，若持續這樣的業務執行模式，就始終只會是個平凡的業務。策略思考是成功業務的核心，亦是可否成為主管的必要條件。

業務工作說穿了，就是計畫與執行而已，即擬定一個目標，然後達成目標。如果是不擅長計畫的業務，在工作時就會因為無法掌握方向，而浪費許多時間與心力，當然，這也會影響到執行力。
 

遭遇問題 先思考核心價值

我又與那位部屬談了幾次，「不要一開始就認為擬策略或計畫很難，當遇到難解、疑惑問題時，要想起『5W1H原則』，依循這原則疏通堵塞思路，有助於建立更有體系的思考邏輯。」

「5W1H原則」的使用方法：

核心價值是什麼（What）

業務工作開始前，一定要用一句話整理出這個專案的特色。例如，銷售網路電話的專案，其重點就是「為客戶省下更多電話費」。

為了什麼目標（Why）

目標必須是可預測，且其評價基準亦須夠具體，評價指標亦須事前確定。對業務而言，營業額相當重要，而確立最基本的獲益目標，則能讓相關部門在執行業務時，能有明確的前進方向。

分階段設定三個門檻，例如以簽訂一百件合約為目標，就可以用：一、拜訪三百個客戶；二、與一百五十個客戶約二次見面；三、取得一百件合作案。確保自己能按部就班地達到目標。

如何執行（How）

實務上，許多人會搞混階段目標與執行方式，須先確立出發點與階段目標，標示出完成目標的階段目標後，再反推回去，設定每個階段目標之間的執行步驟。

確認主要執行者（Who）

許多專案只會載明特定部門名稱，或同時羅列多個負責人的名字，這樣會造成責任歸屬不明，衍生大家互相卸責的問題。若一個專案需要許多人一同完成，就須指派一位可以負責任的人。

設定最後期限（When）

夠專業的工作者，一定會明確記載截止時間的年、月、日，例如：二○一七年五月二日下午六點。越清楚的紀錄，反而能預防溝通上的諸多漏洞，提高效率。

標明合作及協力對象（Where）

在業務工作中，放棄一些利益、與競爭對手合作，反而更有機會爭取到大案子。有時候引入外部合作夥伴，才能更完美地達到客戶要求。與同業或異業交流還能得到更多相關的情報，並有機會把合作對象變客戶，建立長久的合作關係。

在公司進行任何專案前，依據「5W1H原則」，即使是口頭向主管報告，也能幫你更有邏輯地說出自己的主張。
（本文摘自第二章，洪依婷整理）