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上場前該知道的時間分配黃金比例

上場前該知道的時間分配黃金比例

2017-03-10 09:35

在許多大型企業與TEDxTAIPEI擔任簡報教練的知名簡報大師王永福,曾被創新成果提案大賽參賽學生要求,指導他們如何在10分鐘內簡報88張投影片。王永福只叫學生演練3次,第一次10分鐘只講了44張;有了第一次經驗,第二次反而講太快,只花了8分鐘就講完88張投影片;經過重新分配各階段時間與調整簡報的速度,參賽學生拿到全國冠軍,而這不過是他們第3次上場。

1:8:1的黃金比例

 

時間分配的技巧,不只是參賽的學生需要學習,就連知名TED講者也需要。台北市長柯文哲曾受邀上TED演講「生死的智慧」,他一開場就以「台灣看過最多死人的醫生」+葉克膜的小故事,成功建立講者的專業地位,從建立講者專業度到切入正題,柯P只花了1分鐘的時間。

 

簡報時間分配為什麼如此重要?試想一場資料準備充分的精彩簡報,最後卻落得沒講完的下場,那會是多大一場災難?!所以上場簡報前,準備製作簡報時,一定要把時間分配的因素考慮進去。

 

王永福以一場10分鐘的簡報為例,建議時間分配是開場1分鐘、簡報主體8分鐘、結尾1分鐘;若簡報時間為20分鐘,就等比變成2分鐘:16分鐘:2分鐘。

 

不過王永福提醒,就算簡報時間再長,開場也以2分鐘為限,一旦超過2分鐘,就怕抓不住聽眾注意力。開場的方式不管是來一段自我介紹、講個有趣的小故事,還是引用能讓聽眾眼睛一亮的數據資料,大原則都是要跟簡報主題有關。

 

控制時間的黃金3法則

上台簡報就像演一場戲,也有劇本,建議講者做到事先排演,練習的方式則有以下3種:

 

1、事先練3遍

「1遍知道問題,3遍修正問題」,王永福強調,事先演練的重點在於「要真正來」,不是在心裡默念,也不要簡略哪個步驟,要找人當聽眾,照實際情況彩排,這樣第一次演練時的超時,才會知道第2次演練時要調整哪個階段,到第3次演練時就可以驗收調整的效果。試想蔡依林、五月天等天后、天團,哪個登台前不是要經過多次彩排。

 

2、看得到時間

即便專業如TED的講者,也都需要時鐘才能知道簡報已過了多少時間,但若是為了知道時間而頻頻看手錶,一來顯得不專業,二來也會讓講者分心,所以有過大大小小簡報經驗的王永福,上台時永遠會自備一個計時器,並擺在自己可以輕易看到、又不至於干擾聽眾的角落。

 

3、確實掌握各階段的時間分配

一場20分鐘的簡報,若是過了15分鐘才發現簡報剛講一半,剩下的5分鐘,講再快也很難講好講滿;所以較好的方式是,設定階段時間控制表(mile stone),就算沒有在開場、主體、結尾各階段設時間檢查點,至少在簡報講完一半時,一定要確認還剩多少時間,才有足夠的時間應變調整。

 

擾亂時間分配的大敵

一般講者常見的通病是,前面講太慢,導致後面講得很趕,加上QA時間較難控制,容易干擾原定排程,更不用說遇到客戶老闆行程太滿、臨時限縮簡報時間,這也是常有的事情。

 

若是設備出問題,更是簡報最怕遇到的狀況,最根本的解決辦法就是事先自備電腦;若是現場遇到了,與其在那邊修理機器任由時間一分一秒過去,不如設定一次重開機為限,重開機了還是解決不了,就直接口頭繼續往下簡報。

 

若怕遇到這些狀況,最保險的處理方式,就是「不要準備到滿,只要準備9成」,王永福建議講者,為免遇到突發狀況導致準備的簡報講不完,倒不如只準備9成,譬如20分鐘的簡報只準備18分鐘,保留一點彈性時間;更甚者,若還有餘力,可以準備一個短時間的版本,臨時被限縮時間時就可以派上用場。

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