為了培養捨棄的勇氣，必須建立三秒判斷這東西要不要丟的原則。也許有人認為單憑三秒判斷，搞不好會誤丟什麼重要的文件資料，所以接下來要說明判斷的基準。
作者︰今藏由香里
根據某項問卷調查：「在工作上，你是那種懂得如何拒絕別人的人嗎？」結果約50％的人回答：「不是。」
之所以不是的理由，約50％的人回答：「雖然很想拒絕，卻不曉得如何拒絕。」
擁有拒絕的勇氣
對於一向講究情義的日本人來說，很難「拒絕來自別人的請託」吧，而且拒絕難免會讓人產生這樣的想法：
‧我是不是太固執了？
‧我是不是個不通情理的人？
‧別人會不會覺得我不負責任？
‧我是不是把氣氛搞得很僵？
‧會不會影響別人對我的評價？
‧會不會影響人際關係？
腦海中勢必會浮現各種負面想法，是吧？
不過，請放心，拒絕不但不會影響人際關係，也不會搞僵氣氛。
暢銷商業書作家臼井由妃女士認為比起「妥協的YES」，有建設性的NO對自己和他人更有益處（摘自《職場菁英的三種高明拒絕方式》，青春出版社）。只要確立判斷基準，「拒絕」不但能提升工作效率，還能增進彼此工作品質，創造最有益處的結果。
但是有一點希望大家明白，那就是「拒絕」不是目的，如何讓「彼此都得到最有益處的結果」才是目的。
拒絕的判斷基準有三項：
‧確實掌握自己能承受的負荷程度。
‧思考事情的優先順序。
‧訂立自己能充分掌控的計畫表。
我們必須掌握這幾點，否則勉強接下的結果，往往不是來不及完成，就是超過自己的負荷，不但工作品質變差，還無法達到一定成果。
如何高明婉拒對方請求？
接著，說明如何高明婉拒的四個步驟。
○1先說些能夠緩和氣氛的緩衝話語
緩衝話語是商場上不可或缺的，通常用於想拒絕對方、難以啟齒、受他人之託時，例如：「不好意思」、「真的很抱歉」、「讓您費神了」等，不過既然決定拒絕，當然是以「很抱歉」一語為佳。
○2表達自己的心情
「雖然我真的很想幫忙……」、「若是能幫上忙就好了……」告訴對方自己要是情況許可的話，一定會幫忙。
○3說明必須拒絕的理由
「因為手上還有這禮拜必須完成的工作……」、「我現在手上正在忙兩件大案子……」像這樣說明自己的現況。
○4表達希望下次有機會能幫上忙的心意
「要是下次有什麼需要我幫忙的地方，請不要客氣。」
「我忙完這件案子就比較輕鬆了。到時要是有什麼需要幫忙的地方，我一定義不容辭。」。
連結○1～○4的意思如下：
「真的很抱歉，我雖然很想幫你，但我現在手邊還有兩件案子在忙，實在沒空。等這兩件案子處理完，我就比較有空了，到時如果有什麼需要幫忙的地方，還請告訴我一聲。」
這麼一來，不但不會讓彼此的關係產生嫌隙，也不會覺得尷尬。
舉個比較極端的例子：「我現在很忙，沒空幫你。」同樣是拒絕，但語氣如此強硬地拒絕對方的請託，絕對會影響彼此的關係。
拒絕絕對不是壞事。擁有拒絕的勇氣，創造有益彼此的結果，才能建立信賴關係。
做好理所當然的小事，就能深受信賴。
培養三秒決定是否捨棄的勇氣
前面已經說明整理的重要性，接下來的問題在於如何保持整潔狀態。
不少人的感慨是，就算整理乾淨，但是不消一個月就打回原形，要想保持桌面乾淨整潔，必須要有捨棄的勇氣。
我每天都會收到許多文件資料、郵件等，要是不篩選、不丟棄的話，只怕桌上會堆積如山。「無法立即判斷」、「先擱著吧」，像這樣無意識拖延的習慣，一旦日積月累，桌上就成了垃圾山。
某本雜誌報導，年收入不到三百萬日圓之人的房間有五個特徵，第一個特徵是：因為什麼東西都捨不得丟掉，導致房裡堆滿無用的東西。
倒也不是說「捨不得丟掉＝年收入不高」，然而，要是捨不得丟，就無法得到新的什麼，所以為了不斷進步，必須懂得捨棄。（附帶一提，第二個特徵是「洗手間、浴室和廚房等地方十分髒污」）
為了培養捨棄的勇氣，必須建立三秒判斷這東西要不要丟的原則。也許有人認為單憑三秒判斷，搞不好會誤丟什麼重要的文件資料，所以接下來要說明判斷的基準。
丟掉過期的文件資料
第一個原則是：丟掉過期的文件資料。
在針對上班族的整理術研討會上，與會者最大的煩惱莫過於「文件資料愈積愈多」。
有此煩惱的人往往會想著「先擱著吧」、「也許哪一天用得到」，但結果就是「每天都花時間在找東西」、「需要的時候偏偏找不到」、「成堆的文件讓人看了就心煩」，從而產生負面情緒。
捨棄過期的舊資料，只留下真正需要的東西就對了。正因為手邊留了一堆沒用的東西，才會導致心緒煩亂。
讓你「猶豫」要不要丟的東西，就是不需要的
究竟要不要留？猶豫時又該如何判斷？
當你告訴自己：「好！來整理桌子吧！」啟動整理模式時，勢必會遇到「猶豫」這道障壁，整理自己的房間時也是如此，是吧？不限文件資料，舉凡文具用品、書籍、電子郵件等，面臨要不要保留的問題時，一定會心生「猶豫」。
這時，你的心情八成如以下所述：
‧也許哪一天會發揮效用。
‧也許哪一天還會用到。
‧丟掉多可惜啊！
‧也許哪一天要用到，就會後悔丟掉。
雖然這些理由聽起來都很正當，但我敢斷言—
讓你猶豫要不要丟的東西，肯定再也用不到。
因含糊判斷而留下的東西，日後找起來肯定很辛苦。雖然處理掉新東西或根本還沒用過的東西會覺得很可惜，但東西只要用不到就毫無意義可言，不如送給需要的人，不必執著一定要留在身邊。
「可是啊，今藏小姐，以前我毅然決然處理掉的東西，沒想到後來又需要用到。」也有人對我這麼說。
我問他後來怎麼處理，對方回道：「還是想辦法再弄到囉！」或者說：「反正還能找到可以替代的東西，也就還好。」
沒錯，這些就是縱使沒有也不會造成多大問題的東西。
打造整潔舒適的工作環境遠比計較東西要不要留來得重要，既然是讓你猶豫是否要丟掉的東西，就不會再派上用場，所以爽快地處理掉也無所謂。
處理信件的原則與處理文件相同
信件是必須「立即拆閱」的東西，所以三秒判斷要不要留，不要的話就處理掉，要是連看都不用看的話，那就立即丟掉吧。
職場的信件可粗略分為三種：
○1關於收支、經營的信件：請款單、契約書、申請書等。
○2與人往來的郵件：問候信件、招待狀、通知函等。
○3也許能作為參考用的信件：公司簡介、目錄、廣告信函等。
收到比率最高的是第種「也許能作為參考用的郵件」，也是最容易導致郵件堆積如山的原因。
那麼，該如何處理如此麻煩的東西呢？只要謹守以下原則就行了：
「也許能作為參考用」而留下來的郵件，幾乎日後都不會拿來參考。
因為當桌上的東西堆積如山時，不但很難找到，也體認到這東西對任何人都沒有幫助。
立即拆閱，用三秒判斷是否需要，不需要的信件當場處理掉，這就是不囤積信件的鐵則。
我雖然分別說明處理文件資料與信件時的判斷原則，但基本道理其實都是一樣的—用三秒判斷是否需要這東西，用不到的東西立即丟掉，謹記這一點就對了。
（本文選自全書，周政池整理）
作者︰今藏由香里
一九八五年任職設於TSUTAYA總部的Culture Convenience Club股份有限公司，擔任祕書、行銷企劃人員。從公司只有十名員工的草創時期開始，便跟在社長身邊工作，學習到「創造工作成效的整理力」、「選擇力」與「活用時間」的重要。之後又於美國運通公司擔任祕書一職，深得公司各部門的信賴，亦曾經手法人事業部、加盟店營業部、高爾夫球場營業部等部門的事務。二○○九年自立門戶，創立Office’s Room公司，以顧問身分協助眾多企業與個人改善經營績效，並主持研討會、演講等活動，成為炙手可熱的專業講師。
出版：城邦文化
書名：小事的力量 ：將職場習以為常的「基本小事」做好做滿，你不只值得信賴，也將不可取代
作者︰今藏由香里
一九八五年任職設於TSUTAYA總部的Culture Convenience Club股份有限公司，擔任祕書、行銷企劃人員。從公司只有十名員工的草創時期開始，便跟在社長身邊工作，學習到「創造工作成效的整理力」、「選擇力」與「活用時間」的重要。之後又於美國運通公司擔任祕書一職，深得公司各部門的信賴，亦曾經手法人事業部、加盟店營業部、高爾夫球場營業部等部門的事務。二○○九年自立門戶，創立Office’s Room公司，以顧問身分協助眾多企業與個人改善經營績效，並主持研討會、演講等活動，成為炙手可熱的專業講師。
出版：城邦文化
書名：小事的力量 ：將職場習以為常的「基本小事」做好做滿，你不只值得信賴，也將不可取代
