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終結糟糕的意見 你需要主動出擊 十大對策 讓意見反饋更精確

終結糟糕的意見  你需要主動出擊  十大對策  讓意見反饋更精確

席薇雅.安.惠烈

個人成長

975期

2015-08-27 12:34

工作要不斷精進,需要有人經常提點。但是忠言逆耳,以正確的方法和心態接收這些訊息,才能轉化成正面能量。

我們從研究資料中得知,好的意見反饋是①及時的,亦即在犯錯之前或之後馬上告知;②和某個行為有關,而不是籠統地謾罵;③清楚說明需要採取什麼行動。


我們在訪問中也詢問大家,什麼意見很「糟糕」。歸納出來的結果,也應驗了上面的說法很有道理。當意見過於狹隘時,那意見就很糟糕,例如,女性被告知脾氣太差或是脾氣太好,太被動或太咄咄逼人,太年輕或太老的女性被要求應該「收斂一點」或「積極一點」,「控制一下情緒」或「多展現關懷」等。


意見模糊也很糟糕,曾在安永領導全球衛生保健部門的盧斯回憶,她當資深管理者時,有人建議她變得「更脆弱一點」,這說法讓人聽了不知該如何反應。


由於職場上隨處可見糟糕的意見,大多數的受訪者表示,他們面對意見時,常不知該如何行動。身為後輩,需要學習更懂得徵求批評指教,接受意見並採取行動改進,而如何獲得需要的意見反饋,對策如下:


一、承認你需要協助


黛比.史托瑞二十幾歲時,在電話簿印刷公司擔任業務經理,老闆要求她簡報明年的商業計畫,「我從來沒做過計畫,更別說是落實計畫了。」她回憶道。


但她有很多點子,也覺得有必要在十分鐘的簡報中分享給大家。「但是我越講越覺得,我準備太多內容了。」史托瑞回憶說,「觀眾如坐針氈,我看到老闆的臉都垮了,總裁的臉色更是鐵青得可怕。」會後,史托瑞去找老闆,希望能獲得公開演講的訓練。她說,「我知道我需要協助。」
 

二、臉皮厚一點


巴納德學院的院長黛博拉.史帕就讀哈佛大學時,常因為勇於面對研究所指導教授的質疑,而在一群傑出的同儕中脫穎而出。「他們曾經給我的最大讚美是『還不錯』。」她說,「但我會一直回去找他們,因為我知道我還有很多東西需要學習。」史帕越是證明她不怕質疑,大家越覺得她有能力擔負起更大的責任。


三、尋求特定、及時的意見


如果你只是籠統詢問:「我做得如何?」你只會得到籠統的答案。最好的作法是直接詢問上司,最近你在某個需要展現將才風範的場合上表現得如何,例如拜會大客戶或是和公司的領導者開會,請上司針對你的肢體語言、談吐應對、服裝、吸引全場的能力等加以評估。評估不需要馬上進行,但你應該立即提出要求。


四、找可分享意見的朋友


伊麗莎白一心想要改善自己,所以她也向認識及信任的男女徵詢意見||他們會針對日常事物交流哪些作法可行、哪些不可行。「如果朋友問我的意見,我都會坦白地說出來,因為我也希望他能那樣對我。」她說,「其實就是彼此信賴。」而信賴是從共進午餐,共享咖啡,下班一起去喝兩杯,或工作以外的慈善、體育、親子活動培養出來的。


五、徵詢人生導師


希爾維在電視公司擔任預算分析師,她覺得自己的職業生涯停滯不前,遂前往全美黑人MBA協會尋求指導。負責指導她的女性高階管理者說:「如果妳想要升遷,外表需要加強。妳看起來像個小孩子,沒有人會把大人的任務交給小孩負責。」她建議希爾維換個髮型,多上點妝,衣服買好一點,建議她馬上行動。不到三個月,公司就要求她負責帶新人,也指派一項大任務給她。


六、聆聽真話


不是所有的意見都是精確或善意的,偶爾你會接到與事實不符、不合時宜的意見,但是別置之不理。英國的合唱指揮狄格比告訴我,只要你虛心尋求改進,任何評論都有意義。「我聽過好評,也聽過奇怪的負評,評論者不見得都對,但有時候你可以從評論中聽出幾分真實,你應該好好接納。」


七、證明你聽完就會改進


平心靜氣地接受建設性的批評是一回事,真的因此改變行為又是另一回事了。除非你讓上司看到你願意改進自己,否則他們可能會覺得,你不值得他們花時間和精力提出意見。阿南德建議,如果你對行動有所遲疑,可以先印證一下那個意見是否所言不虛,多聽幾個意見,會讓你的下一個行動焦點更為明確。


八、詢問對方,釐清癥結


盧斯說,意見令人混淆時,幾乎都是雞同鴨講造成的。她後來發現,老闆說「妳需要更脆弱一點」,其實是指「妳的個人風格和組織文化有所衝突」。為了更了解衝突所在,盧斯問老闆:「我的作法為什麼會阻礙我的職業生涯?」老闆解釋,她從來不尋求協助,也不向其他人解釋自己在做什麼,這種作法在無意間暗示著:j她的個人目標比別人重要,k她不重視其他的觀點。盧斯說:「他這樣講以後,我就懂了,我發現自己沒有培養足夠的合作關係。如果我想做好更資深的工作,就應該擴大我徵詢意見的圈子。」


九、流淚是禁忌


批評當然令人難過,但是面對批評時,要展現出最佳的風度,眼淚忍著私底下再流,因為你一旦情緒失控,別人就再也不敢給你坦白的意見了。「把別人的批評當成學習的機會。」時代華納公司的葵洛斯建議,「你有責任聆聽,得體地因應,就像你的老闆也有責任提出意見一樣。」如果你坐在那裡發脾氣,或是變得情緒化,你們會更難展開後續的對話。於是,這成了自我應驗預言:「得不到意見反饋,就無法成長。」


十、不要撕破臉


聽到負評或批判的意見後,你可能決定換工作。葵洛斯提醒,即使如此,你也不該發怒或口出惡言。你應該接納意見,顯示你願意為大家的福祉著想。與上司合作,做好工作的交接。你需要他的支持,甚至需要他的推薦,才能獲得下個機會。如果你知道這是你無法扭轉的職場狀況,就積極、誠實地面對。
(本文摘自第五章.孫蓉萍整理)

 

讓世界看見你:為什麼有些人永遠懷才不遇,他卻可以脫穎而出

作者︰ 席薇雅.安.惠烈(Sylvia Ann Hewlett)

曼哈頓智庫「人才創新中心」的創辦總裁,領導82家多國企業的工作小組充分運用全球職場的人才。著作《推手比人生導師更重要》獲選為2013年十大商業好書,並榮獲公理好書獎。目前在全世界50位最具影響力的商業思想家中 排名第16名,她的作品發表於《紐約時報》和 《金融時報》,以及各類國際新聞和郵報,她也是哈佛商業評論部落格網路的著名寫手。惠 烈是極受歡迎的國際演講者,她曾擔任國際貨幣基金的婦女節主要發言人。

譯者:洪慧芳

出版:今周刊出版(2015年8月)

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