簡單易懂的報告會先寫結論，也就是從對方想知道的內容、以及讀過報告後必須採取的行動等開始寫起。
若要以一句話來形容不擅長書寫者所寫出來的文章特色，那就是｢主旨不明確、結構鬆散｣。寫出這種文章的人，他們的工作速度一定比較慢。擅長者一個小時能夠完成的資料，不擅長者可能需要花三天的時間才能完成。而且，不擅長者耗費許多時間寫出來的文章，閱讀者也必須花許多時間閱讀。
由於現在大家都有各自忙碌的事情，所以會覺得閱讀冗長資料很麻煩，因此通常會直接問對方：｢現在的狀況怎麼樣？｣、｢該怎麼做才好呢？｣等等。
對於送出資料的人而言，好不容易完成資料並且都傳送出去了，卻還要花時間向對方解釋、幫助對方理解資料內容，這麼一來，不僅自己的時間被浪費掉，還陷入為了補充說明得追加更多資料的窘境。
對方若會跟你討論收到的電子郵件或資料的內容，那還算親切的；大部分的人都抱持著｢晚點再看｣的心態，先將郵件轉為未讀郵件，再找時間仔細詳讀。這種情況也還算好的，大概有一半以上的人會因為覺得確認收信很麻煩，結果就擱置不理。
不知不覺到了截止日期，收到｢請回信｣的信件通知時，才急急忙忙地重新閱讀郵件。不過，因為無法理解信件內容，所以又得重新詢問一次。就像這樣，其實｢緊急的工作｣都是｢人為因素產生的｣。
如何減少電子郵件與資料量？
經常聽到電子郵件的數量太多、必須製作的資料很多等抱怨。那麼，我們該如何閱讀電子郵件與資料？還有，是否能夠減少製作文書的時間呢？
在回答這個問題之前，先讓我把問題詳細區分為幾個細項。
首先，邏輯樹最上端先標示出最大的問題：｢如何減少花在資料與電子郵件上的時間？｣接下來就讓我們一起思考解決方法。
如果你觀察在公司上班的白領階級，會發現大部分的人都是因為受託或接受指示，才會製作資料或回信，會自己從零開始主動製作的較少。因此，邏輯樹的第二段便分為1｢接收｣與2｢製作｣兩項。
無法減少接收的工作量該怎麼辦
其次，試著思考如何減少收到的電子郵件與資料時的閱讀時間。
在這裡，必須思考兩個問題。第一個問題是｢1-1 如何減少收到的電子郵件與資料的數量？｣收到之後就是閱讀，所以第二個問題是｢1-2 如何提高閱讀電子郵件與資料的速度？｣
如何減少收到的電子郵件與資料的數量？
從結論來說，這個問題若要以個人的能力控制的話，坦白說是不容易的。因為工作流程的改革、知識管理或是重新檢視任務分配等，都必須透過組織整體的改革才能夠解決。
而未來你收到的電子郵件或資料量只會有增無減。郵件或資料量的減少，代表你在工作上不受期待，我想這應該不是現在的你所追求的吧。現在透過電子郵件溝通則越來越頻繁了。除此之外，在低成長市場中仍試圖擴大規模的公司亦推出了更多的因應對策。若增加實施對策，並且一項項確實實踐的話，就必須在總公司的部門中成立負責的組織單位。擔負此任務的人為了完成重責大任，就要提供各式各樣的工具、確認進度等。反過來說，為了得到需要的資訊，他們就必須開始傳送他們認為必要的信件與資料。
因此，隨著新產品相繼引進、組織擴大成長、目標提高等各種情況發生，電子郵件與資料的數量當然也就會隨之增加。想在消費市場中求得生存的話，個人的資料處理能力就必須比現在更高。提高資訊處理的速度絕對是必須面對的課題。
這麼一來，前面分類中的｢1-2提高閱讀速度｣之解決對策就顯得格外重要。因為這是篩選大量資訊、判斷優先順序的處理能力。
總之，這樣的能力就是在短時間之內歸納眾多資訊的技巧。最理想的狀況是，如果與自己相關的每個人都能夠寫出簡潔易懂的文章就好了，但是現實上這是不可能發生的。
面對上司傳來的電子郵件，屬下不可能直言：｢嘮嘮叨叨說一堆，看不懂到底想表達什麼。｣對於客戶，如果要求對方：｢請寫簡潔的文章。｣那就真的太失禮了。
所以，面對難以理解的文章，提升理解能力，並且正確、快速地掌握重點，同時減少花費在閱讀與理解的時間也就越發重要了。
同時以減量與提高速度為目標
接下來，請看分類2吧。在這個分類中，請思考花費在｢製作｣上的時間。如前面所提到的，此分類也分為｢2-1減少製作數量｣與｢2-2提高製作速度｣等兩項。
第一項，減少製作數量。以個人而言，減少項目的數量相當不容易辦到。不過，每個人所擁有的時間都有限，所以製作資料或文件時必須盡量減少頁數或字數。
｢這要用在什麼地方？｣這樣問完全不會失禮
首先，最重要的是清楚確認電子郵件與資料的製作目的。如果自己不清楚自己想說什麼，就無法寫出好的內容。舉例來說，當上司要求你給他報表資料，所以你給呈上一份資料。結果上司說：｢不，不是這個。｣你立刻說：｢抱歉，我馬上改。｣於是重新製作報表。如此重複幾次，最後上司終於說：｢嗯，大概就像這樣吧。｣這份工作才算完成。
像這樣毫無效率地浪費時間之前，受託者必須先問清楚：｢使用的目的是什麼？｣或是｢這數據是針對誰？要用在哪方面的資料？｣
問題出在於沒有事先確認清楚使用目的，所以總是做出一些無法使用的資料。相反地，如果清楚確定使用目的的話，許多人其實都能夠製作出有參考價值的資料。因此，若有人向你反應：｢聽不懂你說什麼｣、｢你寫的資料很難懂｣的時候，在懷疑自己的寫作能力之前，首先應該先確定自己是否了解文章的使用目的。
抱持著詢問資料製作目的的勇氣，或是與上司、相關部會確立這樣的溝通模式，對於簡化工作是非常重要的。
自己腦中的順序與對方理解的順序不同
清楚確認目的之後，第二件重要的事情就是文章的結構力與表現力。
所謂結構力，就是組合訊息的方法，以便讓收到資料的對方盡量在最短的時間內理解撰寫者所期待的反應。
另外，所謂表現力，就是為了讓閱讀者在閱讀資料時不會產生誤解、不會浪費時間的表現方法。
在工作中處理的電子郵件與資料，必須是｢就算不用多加思考，閱讀的同時就能夠明白｣，而不該是｢仔細讀到最後並加以思考，應該就會明白｣。或許你會認為，閱讀文章或資料時，動腦思考本來就是必要的，不過，應該是理解文章或資料內容之後，才會進行思考的步驟。
經由閱讀你製作的資料，對方在工作上採取必要的行動；或者，假如資料的目的是提供資訊、知識或技巧的話，對方也會因此而有了新發現，繼而能夠得到開展思路的契機。
因此，書寫時必須思考容易進入閱讀者腦中的｢結構｣、以及簡潔不會招致混亂的｢表現｣等兩方面。
還有，這裡所謂的｢表現力｣並非寫文學、娛樂文章的表現技巧。當然，在工作上若想要影響他人，也是需要讓人留下深刻印象的書寫方式。不過比起這個，最先應該考慮的是能夠寫出正確且簡單易懂的文章。
另一方面，簡單易懂的報告會先寫結論，也就是從對方想知道的內容、以及讀過報告後必須採取的行動等開始寫起。例如：｢這個專案應該著手進行／撤銷｣、｢這個就是重複發生問題的原因｣等等方式。
當然，我也明白撰寫者想傳遞｢我拚了老命完成這份報告｣、｢我毫無遺漏地進行所有的調查｣的心情。不過，請千萬要忍下想說出口的情緒，先說出對方想知道的內容，並且陳述得到結論所憑藉的依據。那些蒐集依據的過程報告，可以另外以附件或註記補充即已足夠。
另外，組合文章內容也是一樣，表現方法也很重要。若想要利用少量字數快速地傳遞大量資訊的話，除了注意結構之外，正確的文法、適當的遣詞用字、不會產生誤解、同時讀起來不會感到壓力的文章是非常重要的。
〈本文選自全書，曾琳之 整理〉
作者：山崎將志
商業諮詢顧問。生於一九七一年，日本愛知縣人。一九九四年畢業於東京大學經濟學系經營學科，同年進入埃森哲諮詢顧問公司（Accenture）。二○○三年獨立創業。之後，除了經營專業教育研習課程的知識工房、為事業重整提供諮詢服務的Agile Partners之外，也成立了數家創投企業。與大企業合資的事業於二○○八年開始提供五元日幣影印服務，提供生活中各種服務的｢家事宅｣（Kajitaku）則於二○一一年併入永旺集團（AEON Group）。
主要的著作有《殘念人的思考法》（大田）、《社長的考驗》（暫譯）、《殘念人的工作習慣》（暫譯）等。另外，在《週刊Pargolf》、《日經Premier Plus》中均有連載記事。
出版：春光
書名：工作減肥術：化繁為簡不瞎忙，讓工作速效輕盈的34個實用技巧
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