思考要避免淺薄、無效率的空轉

2015-02-01 16:15

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說話時沒有重點，不只會讓周圍的人感到困惑，還可能因企圖傳達某些想法而說得太過分，以至於不小心傷了別人的心，或是為了掩飾尷尬而說了不好笑的笑話，反而讓場子更冷。

不論遇到什麼情形都能迅速掌握現況，還能釐清思緒並加以說明，像是「這部分是這樣的，所以變成那樣，其原因應該是……」或者「針對此事應採取這樣的緊急應變措施，而中期則必須那麼做」等，這樣的人卻相當少。

假設以提高團隊生產力的情況為例：
「為了提高團隊的生產力，我認為應該從縮短開會時間著手。說到開會，使用完會議室之後若不確實清理乾淨，是會造成大家的困擾的。各位每週平均開幾次會呢？開會大概都花1個半到2個小時左右，對吧。開會時，發言的人也總是那幾個，不講話的就都完全不講話。無論如何，請大家一定要出席，一起提高生產力吧！」

這段話簡直是是莫名其妙，令人不知所云。

「生產力」到底是指什麼？說話者根本沒認真想過該如何統整其發言，所以才會從「提高生產力」起頭，卻以「一定要出席」這樣的行動為結論，徹底離題。

我們當然還是能大致聽出他想要表達的意思，但這個人顯然平常不太深入思考，所以說起話來非常地情緒化。不僅沒辦法正確地掌握每個詞彙的意義，也沒注意到自己其實越講越離題，根本無法貫徹主題直到結論。週遭若有這樣的人肯定難以配合，工作當然也不可能順利進行。

像這樣說話時重點不明確，不只會讓周圍的人感到困惑，還可能因企圖傳達某些想法而說得太過分，以至於不小心傷了別人的心，或是為了掩飾尷尬而說了不好笑的笑話，反而讓場子更冷。這樣在人際關係上很容易產生問題。

各位的身邊一定也有幾個像這樣的人存在吧。說不定你自己就是這樣的人？

而論點明確且不離題的人，其發言則會像這樣：

「為了提高團隊的生產力，我認為應該從縮短開會時間著手。目前超過1個半小時的會議佔了所有會議的一半以上。更糟糕的是，費時超過2小時的會議竟然也不少。而我嘗試思考開會時間為什麼會拉長，結果歸納出了以下幾個主要原因：
第一，會議目的不明確，發言冗長沒意義。
第二，討論到一半就嚴重離題。
第三，每個人的發言都非常冗長，而且結論不明確。
第四，大家缺乏會議成本概念，誤以為只要聚在一起談話即可。

那麼，接下來就針對上述各點來思考解決對策：
關於第一點，很多會議的目的其實並不明確，與會者也不清楚該達成什麼，於是發言往往就變得冗長毫無意義。因此，我認為今後要召開會議時，都該明確提出會議目的、討論議題，以及預定結束的時間，這三項資訊。下次我們再依此來檢討改善狀況。接著關於第二點……」

像這樣的發言就很清楚易懂，論點也毫無偏離，從頭到尾都非常明確。如此便能自然地發揮領導力，順利解決問題。一旦成功的經驗增加，這個人就會進一步成為更優秀的領導者。

一般人都覺得自己想得夠多，但實際上思慮大多都很淺薄，只是「無效率的空轉」罷了。這不是聰不聰明的問題，其實只是因為幾乎從沒受過思考訓練的關係。

所謂「思慮淺薄」就如其字面意義，是指想得不夠深入，只想到表面的狀態。正因為沒有好好想過，所以當被問到「到底是什麼意思？」時，根本說不出話來。

自己所用的詞彙意義為何？對方會如何解讀？該怎麼說明才好？這些若沒好好想過，發言就漏洞百出。在這種情況下，別說是辭窮了，通常這個人的想法本身就有問題。

而所謂「無效率的空轉」，則是指面對難題時，不深入思考以解決結果，只是在問題表面打轉了事。

例如，以前述的例子來說，為何開會總是開很久？是哪個部分拖延到了？無法縮短的瓶頸何在？該怎麼縮短時間？只要提出這些疑問並深入思考，便不會陷入無效率空轉的狀態，遲早能找出真正的問題所在。

然而，很多人對於提出問題這件事總會有所遲疑。在日本，似乎還存在著提問會被視為不禮貌的文化與氣氛；但在歐美等國則非常盛行問答式的溝通。日本留學生往往一開始對這部分感到不知所措。

不過，暫且撇開猶豫不敢提問的毛病，批判性思考能力低落、想不出要問什麼，其實才是更大的問題。

思考及討論一旦陷入空轉，花再多時間也不會有進展，永遠無法深入，便會流於因襲陳腐的表面功夫。怎麼會這樣呢？這是因為我們從小學到大學，幾乎都沒受過任何「深入思考」、「真正認真的思考」等訓練。

不過，我覺得這部分的個人差異實在太大，能夠「保持冷靜、整理情緒」的人並不多。讓思想逐漸深化，找出所有選項，然後一一加以評估並訂出先後順序的訓練，其實就和重量訓練一樣，會越練就越有力。

好好思考並適當地運用詞彙來進行溝通，所有人都能透過訓練，擁有比現在深入數倍的思考力，且能準確地理解並運用詞彙。

掌握詞彙的主要意義與涵義範圍

不論是在思想文字化方面，還是溝通方面，都必須注意詞彙的涵義。每個詞彙都有其主要意義，同屬該地區、該時代、該社群團體內的每個人大概都能想像、理解這種意義，而且理解的差異都不大。

就以「早上」一詞來說，通常是指中午以前，絕大部分的人應該都會理解為「到中午為止」的時間帶。也許對某些行業的人來說，一直到下午兩點為止都算是早上，但這些人並非多數，因此，關於「早上是到何時為止」這點基本上是很明確的。

不過，「早上是從何時開始起算」這點就因人而異了，而且差異範圍可說相當大。凌晨三點就起床工作的大有人在，也有人覺得六點左右開始才算是早上，更有人是睡到超過九點半才醒，而覺得九點半以後才是早上。

相對來說，「學校」、「工作」、「腳踏車」等事物的表達則較具有共通意義。該詞彙所指的事物也許有新舊之分，但不太會產生誤解或爭議。這類詞彙只要附加說明就能明確表達意思。

例如，「那台新的腳踏車」或是「放在儲藏室裡的，是我在小學時騎的腳踏車」，其本身意涵為單一、固定的。

而「痛苦的」、「悲傷的」、「深愛的」這些表達情感用的詞彙則比較含糊曖昧，對大多數人來說具有某些類似的含義，但不如用來表達事物的詞彙那麼明確，這些只能表達某些近似的概念。

另外，「全力以赴」、「責任感」及「必定執行」等詞彙，對不同人的意義差距就相當大了。依據每個人的標準、價值觀、背景、成功經驗、失敗經驗等不同，這些詞彙所代表的意思也會有很大的差異。每個人都是根據自己的標準來決定詞彙的涵義，只是我們在與人交談時都不太會意識到這點。

所謂的「全力以赴」，對某些人來說是從10點努力到18點，但也有人認為一天要工作18個小時以上才能算是全力以赴。有人覺得通宵熬夜是理所當然的，也有人覺得不睡覺根本就不合理。而在覺得不睡覺不合理的人之中，有人不懂拼到那種地步有何意義，也有人認為通宵熬夜會影響隔天的工作效率，因此，即使要全力以赴也絕對不熬夜。

而「責任感」一詞，依每個人的標準不同，可代表從「一切都必須徹底實行的態度，即使賭上自己的名譽與性命也絕對要做到」到「既然不得不做，就在能力範圍內盡力而為」等不同程度。某些人很可能幾乎從沒考慮過詞彙所代表的意義。

誠如前述，所有的詞彙都具有該地區、該時代、該社群團體內多數人所共同理解的主要意義，以及個人與次群體之間所認知的涵義範圍。而且，依詞彙的種類不同，有些詞彙的涵義範圍比較窄，有的則較寬。

甚至同樣的詞彙其主要意義也可能不同。例如，白色指的不是白色而是灰色，甚至還可能代表了黑色。

因此，我們必須時時思考、更深入理解自己與他人所用詞彙的確切意義為何？是基於何種意圖而使用這個詞彙？是有意識地使用？又或者只是無意識地脫口而出？而經常思考、進一步深入了解各詞彙分別有怎樣的涵義範圍？與一般的意義有何差距？差距有多大？會因個人差異而產生多麼不同的解釋？

這些問題不僅對工作或私人生活都非常有幫助。

正因為詞彙具有這樣的涵義範圍變化，所以對文字、言語較敏銳，且能針對情境準確運用的人所說的話，就會非常地清楚易懂。當說話者定義明確，我們就能明白理解其內容，每一項說明都能迅速輸入到大腦裡。

這樣的言語、文字沒有模糊地帶，想表達的，都能迅速、精準地被理解。聽話的人不會感到困惑、也不會誤解，能有效地進行溝通。

若你身邊有人說話總是清楚易懂，請務必注意他們的用字遣詞，以及你對其所用詞彙的感受。你一定會發現，他們所說的一字一句總能直入人心。

說起話來看似隨性，但詞彙的選用卻極為精準，絕不含糊。甚至不只是說明清楚而已，話題內容本身也不會讓人不舒服。即使是在解釋某個全新的概念，也能讓人徹底聽懂，忍不住直呼：「原來如此！原來如此！原來是這樣的啊。」這種人能精準掌握每個詞彙的意義，以我們所理解的方式運用，並針對意義不同的部分為我們解說差異所在。他們的話自然順暢且毫無勉強，更不會突然天外飛來一筆。他們不僅詞彙運用精準，看法、論點亦十分明確。而且，多數都事業有成。

畢竟要自己本身不困惑，才不會造成一起工作的人疑惑。這樣才能有條有理地進行所有的工作。

說話不含糊曖昧又態度坦率，更是討人喜歡。採取恰當的說話方式，話也不說得過度，也不潑人冷水，這樣的人當然廣受歡迎，故能成為優秀的領導者。

他們總是觀念清晰，想說什麼都能輕易地表達出來，也就不會累積壓力。輕輕鬆鬆便能傳達想法、表達情緒，少了壓力，便能以自然的態度溝通，如此一來，對方也能放鬆，人一放鬆就更容易聽懂。這就是領導力的來源。

當我們覺得某人因聰明而事業有成時，其實多半是看到這個人因為對言語的敏銳，而展露出的高度溝通能力。

那麼，對言語、文字反應遲鈍的人又是怎樣的呢？這樣的人不僅用字遣詞讓人難以理解，其自身的想法也往往模稜兩可、含糊不清。自己說著說著就會開始動搖，慌慌張張地持續說著沒有意義的話。若沒人阻止，有些人甚至會連續說上幾十分鐘還不罷休呢！
〈本文選自全書，曾琳之整理〉

作者：赤羽雄二
1978年畢業於東京大學工學部，進入小松製作所，參與工地用傾卸車的研發工作。1983年進入史丹佛大學研究所，取得機械工程碩士，並研習碩士進階課程。1986年進入麥肯錫顧問公司，負責包括：經營策略的規劃與執行輔助、新組織的設計與引進、行銷、新事業的創立等各式專案。1990年從零開始建立麥肯錫首爾辦公室，不僅成為超過120間公司的成長原動力，更輔助韓國企業，尤其是LG集團在全球各地的發展。2002年以「孕育更多『源自日本的全球化新興企業』」為使命，與夥伴共同創立了Breakthrough Partners公司。近期積極投入大企業的經營管理改革、管理人才培育、新事業創立及開放式創新等相關工作。

出版：悅知文化

書名：零秒思考力：全世界最簡單的腦力鍛鍊

目錄：
專文推薦
前言
第1章思考的訣竅
將浮現於腦海的情境、感覺轉換為文字
以自在、準確地運用言語、文字為目標
掌握詞彙的主要意義與含意範圍
思考要避免淺薄、無效率的空轉
「沉思默想」與「只說不想」都是行不通的

第2章你可以做到零秒思考
不是多花時間，思想就能深入
能幹的人、優秀的管理者一定都決斷如流
終極境界就是零秒思考
零秒思考與資訊收集
透過寫筆記的方式來培養零秒思考力
寫筆記的功效
─ 寫筆記可以整理思緒
─ 寫筆記可以建立自信，讓人更積極向上
─ 寫筆記可以平息怒氣
─ 寫筆記可以讓你快速成長

第3章培養零秒思考力的訓練法
標題的寫法
─ 以類似的標題反覆書寫多次
─ 儲備標題的方法
內容的寫法
─ 將各行寫得長一點
─ 努力寫出四到六行內容
─ 不必在意書寫順序
─ 一定要維持筆記格式
不管想到什麼，總之都寫下來就是了
最好利用用過的A4紙背面來寫
每天要寫10張筆記
每張花一分鐘，在想到的瞬間就記錄下來
不用筆記本、日記本或Word等軟體記錄的理由
隨時隨地都能在一分鐘內寫完筆記的訣竅
─ 選用最適合寫筆記的筆
─ 讓自己隨時隨地都能寫筆記
把情感化為思想，把思想寫成筆記
各類不同狀況、需求的筆記標題範例
─ 讓心情平靜、整理思緒
─ 順暢地與人溝通
─ 徹底實現自己想做的事
─ 有所成長、在工作上表現得更好

第4章徹底活用筆記
若是再深入挖掘，筆記便能發揮進一步效果
針對一個主題，從多種面向來寫筆記
─ 寫15～20張以上，直到自己滿意為止
進階版的筆記
筆記與邏輯樹狀圖的關係
運用筆記來建立企劃書
─ 把想到的點子全都寫下來
─ 將筆記攤開排列以便檢視
─ 若想到新的點子，就補充進去，並加以整理
─ 調整整體平衡
─ 一邊檢視筆記一邊製作PowerPoint文件
─ 等待數日讓企劃書成熟，再微調細節使之更臻完美
讓團隊成員和家人也開始寫筆記
─ 鼓勵周圍的人寫筆記
─ 一邊聽對方傾訴煩惱，一邊替他寫筆記
第5章筆記的整理與運用
將筆記分類收入透明文件夾中
重新檢討文件夾的分類
筆記的後續處理
─ 筆記的保存方法
─ 筆記的保存方法
─ 平常不須回顧筆記
─ 每三個月整理一次文件夾，迅速瀏覽
─ 再過三個月後，做最後一次的回顧

結語