任何會議都提早十分鐘到

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2014-12-07 14:21

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日本有句諺語說「眼為心聲」，自己的右眼看著對方的右眼，傳達出的訊息會比嘴巴說出來的還要多。你的動作、手勢、服裝、翹腳姿勢，都是語言。

懂得「閒聊」，工作更順利

「對了，之前你不是去打高爾夫球賽，怎麼樣，成績如何？」

「怕我會忘記，先拿給你。之前大嫂不是說想吃玫瑰果醬嗎？剛好今天經過就買過來了。」

懂得在進入正題之前知道如何「閒聊」的人，工作會更順利。這也是因為建立私人關係，比商務往來容易。對方竟然記得自己無意中說過的話，不管你是哪國人，一定都會感到開心。

在我就讀MBA的時候，有位專門教授創業精神、企業收購的人氣教授。那位教授在當老師之前，擔任某大企業的業務時所作的「閒聊資料庫」，到現在都還能派上用場。例如在跟客戶談話的時候，無意間得知對方的生日，便記錄下來回家後輸入在電腦的資料庫中。之後每年就能定期寄送電子生日賀卡給客戶。

因為閒聊，而獲知對方的興趣或家人的資訊，這種關係的建立對於獲得案件非常有幫助。「十五年前只有一面之緣的人，到現在每年還會寄送電子生日賀卡過來，不覺得很誇張嗎？」雖然會忍不住想這樣問，但其實很多人對於這種舉動感到十分窩心。

歐美的商業文化常常讓人誤以為很冷酷，事實上很多頂尖菁英都將「閒聊」所得到的資訊存入資料庫中，活用於建立關係和推展業務上。

的確，「記住無意間的『閒聊』，之後還付諸實行」是非常能夠抓住人心的方式。以外資金融機構、企管顧問業為目標的學生經常會找我做就業諮詢，某次我無意中提到「我喜歡虎屋的羊羹和桃子果凍」，

結果那位學生在錄取後就真的送了虎屋的羊羹和桃子果凍來。

我除了由衷的佩服之外，也暗自決定「如果有需要幫忙的時候，我一定幫你！」。小小的體貼會換來莫大的回饋，這就是人際關係微妙之處。

溝通不只是說話，肢體語言很重要

日本有句諺語說「眼為心聲」，自己的右眼看著對方的右眼，傳達出的訊息會比嘴巴說出來的還要多。你的動作、手勢、服裝、翹腳姿勢，都是語言。

在MBA課程中專門教溝通和領導的教授曾說：「說話的時候手臂的位置、手掌的方向、聲音的音質，都會大大影響親和力和信任感。」

這是有根據的。姿勢會讓肺活量和呼吸方式不一樣，造成體內氧氣濃度改變，讓音調、音質也隨之改變。尤其想要用手勢讓英語具象化，一定要在適合的時機加上抑揚頓挫，否則不會達到效果。實際看看歐美頂尖菁英的簡報，會讓人有種「好像明天開始就可以當總統」的錯覺，他們靈活使用眼神、手勢，以及腹式呼吸法，雄辯滔滔。還有像是使用整個身體一樣，誠懇聆聽你說的話。

在資金調度的會議上，大家都是雙手交疊的前傾姿勢，基本上說話時身體要往前推（為了給人誠懇、認真的印象）。非語言溝通不限於展現肢體語言。在會議中要把補充的資料交給客戶時，不是隔著桌子單手遞過去，而是站起來走到客戶身邊，微笑的雙手奉上。

只要能完美運用這些「非語言」的要素，說話技巧也能跟著提升許多。

所說的語言不同，喉嚨、胸部使用的部位也不一樣，結果就造成音調有所差異。有的美國人說話的時候動作和手勢都很誇張，因為這種方式適合美式英語的呼吸及音質。

別忘了在人類悠久的歷史中，我們的祖先長期是以非言語的方式來傳情達意。表情、音質、手臂的位置、服裝等，在溝通上都扮演重要角色。有的教授光靠講授這個主題，一年賺好幾億日圓。非語言溝通，是商業人士都該加強的一環。

任何會議都提早十分鐘到

會議遲到，在商場上可是傷及信用的嚴重問題。對於商業人士而言，沒有一種缺點像遲到這麼顯而易見，不管你實力如何都會被判出局。

在我過去工作的職場，從來沒有任何一位主管在會議上遲到。不管會議多麼繁多，即使還有連日國外出差的時差和疲憊，早上七點的早餐會報，全體成員都會提早十分鐘集合完畢。

在就讀MBA的時候，頂尖菁英出席的會議大家必然都是開會十分鐘前到齊，連參加派對都會準時出席。

過去我也有過慘痛的經驗，在MBA入學面試當天，計程車司機搞錯地方，結果一生一次的面試卻遲到了。還有在十年前，美國總經理主持的視訊電話會議，我竟然沒有出席，結果後來被主管嚴厲責罵。有了這些經驗，我害怕遲到已經達到恐慌症的地步。

前些日子約了一位重要人物，早上八點半在新加坡浮爾頓酒店開會，想到可能會有招不到計程車或睡過頭的風險，所以我前一晚就住進飯店。

雖然「什麼事都要提前完成」的個性，以及「拖到最後不見棺材不掉淚」的個性，都屬於「與生俱來」的個性。但幸好只要透過適當訓練，便會得到改善。所以如果對於自己「都要拖到最後一刻才做的個性」有所自覺，只要有約會不要說十分鐘，至少應該提早二十分鐘到達。

早睡、早起、即時回覆

「早睡、早起、信件立即回覆」這是我所知的出色人才一定會實踐的原則。

我和一些日本、韓國政府的前官員、國會議員，以及多位知名經營者偶爾會有一些連繫，他們之中特別出類拔萃的人，都是早上四點就起床。日本有句俗語說「早起三文錢」，我真的認為這些人每天都累積三文錢才當上官員和富豪。

他們怎麼看都比我還忙，但是電子郵件卻總是即時回覆。我連絡某國會議員時，沒想到這麼忙碌的他，立刻就回信給我了。在寫這本書的時候，我寫信跟某知名基金創始人（超級忙的人）報告此事，沒過幾分鐘就收到他的回信了。如果是二流菁英，經常可以看到總是「晚睡、晚起、不會即時回信」的人。

總是想著「明天早上再做……明天傍晚再做……到週末一定做……」結果往往機會就這麼溜走了。一旦不回信理虧在先，萬一哪天

有事相求，才會發現「糟了！現在怎麼有臉連絡！」而悔恨交加。

商務人士的電子郵件總是一封封接著來，只要一延遲，也許最後就會淹沒在信件堆裡，永遠都不會看到。

這麼一來，接收新信件的速度比回信的頻率還快，結果未讀的信愈堆愈多，之後乾脆自暴自棄說：「全部都不要看好了。」

為了避免這種狀況發生，和朋友、同事喝酒不要續攤，盡量在晚上十一點前就趕快床上躺平。重要的是要早起，早上利用一個小時的時間，將待辦事項都列在紙上，信件也不要拖拖拉拉，要立即回覆才是。

厚厚的簡報資料不會有魔法

「我能夠獲得某國政府長年且規模龐大的顧問案，是因為我和其他競標的知名教授不一樣，在政府首腦面前的最終簡報，我只準備了一頁資料。」

這是以「藍海策略」聞名於世，歐洲工商管理學院的金偉燦教授跟我說的話。教授說視覺強而有力的一頁資料，比厚重充滿華麗圖表的資料更有說服力。

能在首相等級的最終簡報上只準備一頁資料，果然是有兩把刷子。其實客戶也都希望「簡報的資料愈短愈好」。顧問案的簡報資料，一百頁、兩百頁等也不稀奇。其實資料愈厚，就表示愈沒有內容。真正「有價值」也有自信可以提給客戶的「精華」只有二到三頁，剩下的都是食之無味棄之可惜，根本不需要的內容。

很多人都誤以為「資料厚厚一疊」，會讓客戶覺得「你好努力」，但客戶其實想說的是，「厚厚的資料不會有魔法（沒效果）」。

同樣的事情，上海中歐國際工商學院（我曾交換留學過的學校）專授投資銀行的教授也說過。這位教授曾擔任某大投資銀行某國分公司的投資銀行部門主管，過去最受客戶好評的簡報，只有三頁資料。

又臭又長的簡報資料，不但做的人和看的人都浪費時間，而且容易模糊焦點，還會破壞森林。龐大無謂的作業應該被驅逐，提案資料能夠濃縮至一到三頁的重點精華就好。不過如果篩選出來的幾頁對聽者來說也沒什麼價值，那就會淪為是一場偷懶的簡報了。

講究簡報技巧，不如一股熱情

與其去讀學不起來的簡報技巧，還不如問問自己，是不是很明確的知道「我真正想熱情傳達的訊息到底是什麼」。

以我自身的經驗來說，簡報、演講要好，只有一個重點，就是：「誠心傳達訊息」。簡報和演講好或不好，「說話者是否真心想要傳達訊息」，會有很大的影響。如果心裡面沒有想要傳達的事情，不管你寫什麼或說什麼，內容都會流於表面而且無趣。與其去研讀資訊滿滿的資料，更重要的應該是即使多少忘記細部內容，也要把你最想傳達的重點，也就是話題的骨幹弄明確，而且要有強烈表達的意念。想要傳達什麼事的時候，與其講究技巧，還不如思考「什麼是非得傳達的訊息」。而誠懇和熱情，是簡報成功的要素。〈本文選自全書，曾琳之整理〉

作者：金武貴
投資專家。1977年生，慶應義塾大學綜合政策學系畢業，歐洲工商管理學院（INSEAD）企管碩士，通曉日、韓、英、中四國語言。
大學畢業後進入世界最大外商金融機構的投資銀行部門，負責企業上市和資金調度工作；之後進入世界歷史最悠久的大型跨國顧問集團，負責規劃企業的發展策略，足跡遍及歐洲、美洲、亞洲等地。
2005年，在世界最大的外商資產管理公司擔任分析師，負責上市公司的調查與評估；後移居香港，改從事私募基金投資，經手亞洲、太平洋地區的投資業務。
由於多年近身與全球頂尖菁英共事的獨特工作經驗，在歐洲工商管理學院留學期間受邀為「東洋經濟ON LINE」主持「世界菁英直擊！」專欄，內容主要披露頂尖菁英們的奇聞軼事，不僅獲得日本廣大上班族的迴響，一年瀏覽人數更超過3000萬人次，成為該網站人氣第一的專欄。

出版：先覺出版社

書名：將世界菁英的工作方式整理成冊

目錄：
【台灣版序】你好，下一位國際工作人！
【前　　言】一次學會頂尖菁英的工作奧義

序章世界頂尖菁英的七大共通特點
共通點一：「微小的堅持」是勝敗關鍵
共通點二：算盤打得精
共通點三：億萬富豪也很樸素
共通點四：信任與口碑重於一切
共通點五：無聊的工作也會做到完美
共通點六：效法「醫龍」，籌組「最強團隊」
共通點七：任何產業都一樣，「有長輩緣」很重要

向投資銀行的頂尖菁英學習
工作奧義一：眼前工作迅速、正確、大量的完成
頂尖菁英，重效率、有恆心
投資銀行，是「賺手續費的生意」
被丟進垃圾桶的辛苦，家常便飯
專業的眉角，就在文書處理能力
工作奧義二：獲得人望的六個祕訣
愈是居高位，愈要拓展人脈
沒有人脈的菁英，如同「坐領高薪的記者」
善於帶人的菁英的六個特點
在任何業界都會被尊敬的上司是……
一流的人都對自己的工作自豪
【關於投資銀行的 Q&A】

向企管顧問公司的頂尖菁英學習
工作奧義三：培養受人信賴的「傾聽力」
企管顧問最重要的特質：「親和力」
懂「傾聽」，才是好顧問
酒店的紅牌公關也適合當顧問？！
「傾聽力」，可不只是聽對方講話而已
工作奧義四：掌握問題並加以組織
藉由徹底「傾聽」，找出問題點
將問題「組織化」的三個步驟
工作奧義五：巧妙控制對方的期待值
一開始別讓對方「太滿意」
控制期待值，戀愛也適用
最重要的，是「不要承諾做不到的事」
「救火員」的共通點
【關於企管顧問公司的Q&A】

向資產管理公司的頂尖菁英學習
工作奧義六：不求大勝，但求持續成功
不求大勝，所以成為傳奇
短期進出，還是長期投資？
什麼是「高品質基金」？
「洞悉大局的能力」，造就少數的勝利者
不要在意別人，長期投資自己更重要
工作奧義七：不受常識所囿，逆勢操作
雜誌和鄉下大嬸，選股最佳反指標
法人利用「反向投資」致勝
專家都推薦的股票，會大漲嗎？
只冒自己能夠承受的風險
工作奧義八：勇於承認自己的錯誤
無法乾脆認錯的三個理由
要有勇於認錯的勇氣
保持冷靜、理性，不可讓情感沖昏頭
見微知著，小錯不理、大錯難彌
自己相信的事，並非絕對
隨時向前輩請益
【關於資產管理公司的Q&A】

向私募基金的頂尖菁英學習
私募基金和「禿鷹基金」有何不同？
工作奧義九：「擇善固執」與「透明」，取得信任
信任，就是一切
取得對方信任的三個重點
工作奧義十：創造「最強團隊」，而非一枝獨秀
打造「最強團隊」的三個要點
是否有共同的工作價值觀很重要
【關於私募基金的Q&A】

二流菁英與一流菁英的差別
工作奧義十一：一流菁英虛懷若谷，二流菁英華而不實
只有學歷漂亮的菁英，等於無能
愈飽滿的稻穗，頭垂得愈低
工作奧義十二：一流菁英關注社會，二流菁英埋頭苦幹
關注潮流，掌握市場關心的話題
工作奧義十三：一流菁英受人愛戴，二流菁英被人討厭
留意是否指派太多無謂工作
解雇的時候，要溫柔
工作奧義十四：一流菁英刻意被解雇，二流菁英被動離職
洞燭機先，縱使離職仍保有身價
工作奧義十五：就算無法成為一流，也要與一流為友
跟全世界交朋友

菁英們的愛情與婚姻
菁英結婚快，離婚也快
「辦公室戀情」很多的理由
菁英們的聯誼活動
高收入的菁英，喜歡什麼樣的女性？
典型美女難與菁英走入婚姻
結婚和投資一樣，時機很重要
東大畢業女菁英結不了婚的理由
企管顧問，也是最棒的結婚伴侶？
辦公室戀情也存在愛情騙子
投資銀行菁英們，習慣速食愛情
談感情也是短線思考的基金經理人
私募基金菁英們，勇於追求幸福
幫酒店小姐贖身的基金經理人，目的是？
無論是不是菁英，記得活得像個人

為什麼菁英離婚率高？
菁英間的婚姻維持不易
我的人生一事無成──東大美女菁英的心聲
一流菁英留學後便離婚的三個理由
再多榮華富貴，也比不上幸福的家庭

頂尖菁英的十二個工作小撇步
菁英溝通術一：懂得「閒聊」，工作更順利
菁英溝通術二：溝通不只是說話，肢體語言很重要
菁英時間管理術一：任何會議都提早十分鐘到
菁英時間管理術二：早睡、早起、即時回覆
菁英簡報術一：厚厚的資料不會有魔法
菁英簡報術二：講究技巧，不如一股熱情
菁英人脈術一：手寫賀卡的力量
菁英人脈術二：交際費不能省，顧禮數也固交情
菁英宴客術一：選擇餐廳要謹慎，飲食文化要掌握
菁英宴客術二：宴客不談公事，才叫「賓至如歸」
菁英社交術一：隨時準備自己的「電梯簡報」
菁英社交術二：成為辦公室政治的專家

【後　記】做你所愛，走向世界