你是否正在做「不用做也可以的工作」？

商周出版

2014-09-05 10:17

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工作中有「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」，請選擇「要哪種失敗」。

工作有八成都可以丟掉
「成就感」和「成果」是兩回事

在此唐突地提出一個問題，你有休假嗎？
你的假日，對你而言真的稱得上是「休息日」嗎？
來參加研習的人裡面，有很多人都沒有好好休假，人數之多令我非常驚訝。當然，這些人都是企業中的中堅戰力，我也明白大家都很忙碌。
我自己也曾有過一直無法好好休假的時期，有時甚至還會發現「好久沒看見自己的孩子醒著的時候」。
然而，工作上非得做出成果來不可。這麼一想，為了讓自己更奮發圖強，又開始排滿工作計畫。
當時我的工作，必需負責指導好幾家分店賣場，行事曆裡還曾一天排滿四家分店的巡店工作。在這樣的行事曆下，得用很快的速度巡店才來得及。
一天若能高速走訪四家分店，一星期就能巡視完所有負責的分店。
沒錯，當時我定下的工作目標，就是「在一星期內巡視完所有我負責的分店」。
所以我嚴格制定每家店的巡視時間，打算有計劃性地巡店，連午飯都在移動時間的車上吃，更遑論有午休。
然而，每到一間店都會發現問題，店裡的人也會提出問題，再加上指導的時間，如此一來，預計的時間表逐漸延遲，有時等我到達最後一間店時，店裡所有員工早就已經下班了。
於是，我只好檢查空無一人的賣場，如果真的發現太誇張的問題，只得親手矯正。結果，我回到家的時間總是深夜。這樣的日子持續了好一陣子。
明明我確實從「按照計畫巡視了所有分店」中獲得了成就感，卻完全看不到工作成果。
別說工作成果，我甚至還被上司指責道：

「你是不是以為自己的工作是到每間分店走一趟就好了？」

「放棄」比「繼續」還重要

因為我抱著「我那麼努力，就算其他同事早早回家，我還是工作到深夜」的想法，一時之間無法接受上司對我的指責。
另一方面，事實上我確實也懷疑，「難道我只是誤以為自己非得完成所有工作不可嗎？」、「我這種做事方式，最後真的拿得出成果來嗎？」。
所以，我重新思考自己的做事方式──
「在一個星期內巡視完所有分店，有什麼意義？」
這麼一想我才發現，那根本只是為了對上司或其他人誇示「我在一星期內巡視完所有分店」而已。
一旦認定「自己非做不可」時，若遭到他人指責，只會覺得自己的工作被否定，或許還會導致心情低落。
然而，業績有所成長的人，不但不會將他人的指責當作威脅，反而會在受到他人指責時，將其視為「思考」的好機會。
我本身也是因為受到上司指責，才驚覺已陷入「自己非做不可」的想法，也發現自己採取方向錯誤的行動。察覺錯誤之後，我馬上放棄在一星期內巡視所有分店的做法。
要主動放棄持續至今的目標，是一件需要勇氣的事，同時也等於主動否定自己原先的做法。
「一路走來都已經這麼做了，現在放棄未免太可惜。」
老實說，我也曾有過這種心情。
然而，「放棄」這個行動，遠比「繼續」的行動重要。這是因為，如果不放棄，就沒有辦法騰出時間去做新的事。
換句話說，先有「放棄」的想法，你才能獲得解放，不再被工作壓得喘不過氣。

將力量集中在「重要的兩成」

後來，我放棄了「巡視所有分店」這件事。
我改以重點式巡視有問題的分店或業績不振的分店，以及必需由我幫忙才能解決問題的分店，並加以指導。
遇到有問題的分店，我會花上一整天待在那裡。有時甚至連續二到三天都前往指導。
若只看巡視的分店數量，約莫只有以前的兩成。然而，工作成效卻確實提昇了。是不是很不可思議？曾經認為「總之非得先巡完所有分店不可」的我，現在竟站在這裡提倡「不需要全部都巡視也沒關係」……
可是，如果不是實際放棄過，我也不會明白這個道理。
試著放棄一路走來執著的做法，我才明白不用全部都做也沒關係。
說得更極端一點，有時你只要去做現在手頭上的兩成工作，就能拿出十分的成績。

你是否正在做「不用做也可以的工作」？

工作中有「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」
請選擇「要哪種失敗」

「看你做了什麼！」
上司如此怒吼。
你沒料到他會這麼生氣，所以大受打擊。
相反地，有時你想了一大堆藉口，上司卻只說：
「嗯，我知道了。以後多注意就好。」
無論是誰都在不斷經歷失敗。
我也曾搭錯電車，趕不上和客戶約好的時間，私底下也曾因釣不到半隻魚而後悔自己選錯釣魚地點等等……人生中充滿了各種失敗。

．粗心大意的失敗
．重蹈覆轍的失敗
．無視上司說的話，所以失敗
．因被稱讚而失敗
．自己無法解決的失敗……等等

世間充滿了數不清的失敗。
不過，失敗是有種類之分的。
大致上分為「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」兩種。
首先，我們必須先理解，職場上同時有這兩種失敗。
說起來，在商場上，成功的生意原本就伴隨著失敗的風險。
想要做「失敗的可能性為零」的工作是不可能的。從與客戶的書信往來開始，到可能創造高額銷售業績的提案為止，每一步都包括失敗的要素。
我認為，擔心失敗而什麼都不做才是最大的失敗，這也是不可容許的失敗之一。
有些人似乎認為，「只要不失敗就能獲得好評價」。然而我可以肯定地說，這樣的人也不會留下大成就。
不過，我這麼說並不表示「失敗沒關係」，重要的是，不要做出「不可容許的失敗」。

用「影響度」來衡量失敗

讓我再次整理「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」有什麼不同。
可以容許的失敗，是影響度小的失敗。
不可容許的失敗，是影響度大的失敗。
在籃中演練訓練中，我們經常會用「重要度」這個說法，但因為重要與否，關乎每個人的價值觀，所以在此特地選用「影響度」這個名詞。
所謂影響度，指的就是當失敗發生時產生的影響大小。
比方說，「損失的程度有多少」，就是影響度的一種。
一千萬日圓的失敗和一萬日圓的失敗，哪一種是不能犯下的失敗，應該不言而喻吧。
影響的範圍也很重要。犯下這種失敗，受到損害的只有自己，還是會拖累整體團隊，甚至拖累客戶？以這種方式思考，應該就能明白失敗的影響度了。

事前確認能夠迴避「不可容許的失敗」

以下請大家一起來思考這個案例：
A先生正在製作要提給客戶的企劃書。客戶告訴他：「請一定要在下午五點之前送出。」
A先生無論如何都想爭取這筆生意，對企劃書的內容連細節都很講究。好不容易在快要五點前完成，以防萬一還印了一份出來檢查。結果，檢查時他發現只有一行粗體字最後的「。」沒有改成粗體。A先生急忙訂正，然後在剛好五點時將電子郵件送出。
正驚魂未定時，收到客戶寥寥數行的回信。
信裡寫著A先生「不但超過指定時間，而且忘了附加檔案」，不只如此，客戶更做出「非常遺憾，這次無法受理貴公司企劃案」的結論。

在這個案例中，「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」分別是什麼呢？
A先生絕對不是無能的人。為了爭取這筆生意，他的企劃書連細節都做得很完美。
然而，美中不足的是，A先生分不清楚什麼是「可以容許的失敗」。
換句話說，他思考的前提應該是「『在期限內無法將企劃書寄給客戶』的失敗影響度較大，是絕對不可容許的失敗」，必需在這個前提成立時，再去計較文字細節上的失敗與否。
所以，正確做法是，在距離期限還有充裕時間時將企劃書寄給客戶，檢查寄件匣確認信已寄出後，再打電話給客戶確認。以優先順位來說，像案例中這種不可容許的失敗，是第一個必須迴避的。

A先生明明很努力，結果卻犯下不可容許的失敗。你是不是也有過這樣的經驗？
根據我的經驗，容易遇到這種失敗的人多半是責任心強，以追求完美為目標的類型。這種類型的人，有必要先思考什麼是可容許的失敗，什麼是不可容許的失敗。

「已經在動的工作」可以放著不管

不可能同行進行所有工作

「只要一轉盤子，盤子就會一口氣全掉下來。」
在某場研習上，有位女研習生這麼說。
由於她是一位才色兼具，氣質又好的女性，我無論如何都無法想像她轉盤子的模樣。
不過，問清楚之後，才發現她是用「轉盤子」來比喻每天忙碌工作的情景。這樣的比喻很傳神。
本書接下來也會經常使用「轉盤子」來比喻「工作」，請您也在腦中將忙碌的工作想像著轉動的盤子吧。

這位女性在某企業中負責總務工作，沒有隸屬的員工。
她的工作內容主要是檢查業務送來的合約書，處理監察等事務，以及負責事務所全體的管理工作，光聽就知道她每天過得有多忙。
從她的話中聽來，她似乎懷有「所有工作都不允許失敗」的想法，是那種會將工作完全做完的類型。

思考「要打破哪個盤子」
工作，就像同時轉著大小不同的盤子。
必須看出哪個盤子轉速變慢了，或找出快掉下來的盤子，讓它們維持轉動。
如果只轉一個盤子，只要一直盯著那個盤子看就好，但同時轉動好幾個盤子時，就必須環顧所有盤子，判斷該從哪個盤子轉起。一邊轉動盤子還得一邊觀察，找出差點掉落的盤子繼續轉動。
這樣的判斷很難吧？盤子又不可能按照順序掉落，大多數的情況，都是好幾個盤子同時出狀況。
此時，得去思考「該救哪個盤子」……不，換個說法，就是非得去思考「要讓哪個盤子摔碎」不可。
一如前面提到的，工作中有「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」。換句話說，就是有摔碎也沒關係的盤子，和絕對不可摔碎的盤子。
當然，根據職業的性質，也有完全不能容許失敗的工作。
比方說，駕駛飛機的飛行員和塔台人員，在工作時連一點小錯誤都不被允許，因為這些工作與人命息息相關。不過，他們也都具備應付這種工作的能力，並且受到完善的體制支援。
相對地，一般上班族並未擁有完美達成所有工作所需的時間；也就是說，為了在有限時間內做出成果，我們的工作總是安排得滿滿的。
正因如此，才必須區分「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」。

想讓「所有工作都順利進行」，會讓所有工作都不上不下

一百元的盤子和五萬元的盤子差點同時摔落，這時，你選擇繼續轉動哪一個？
用這種方式比喻，大部分人都會回答「轉動五萬元的盤子」，但是實際的情況是，不但有人會去轉動一百元的盤子，其實很多人會在兩個盤子間猶豫不決，結果讓兩個盤子都摔碎。
為什麼會產生這種情形呢？
這是因為一心想讓盤子轉動而投入全副精力時，一時之間區別不出哪個盤子是摔碎也沒關係，哪個盤子是絕對不能摔碎的。結果導致所有的盤子都無法順利轉動。
正因如此，「不要試圖轉動所有盤子。只保護珍貴的盤子！」的觀念才會如此重要。
假設，你是某企業中的業務主管，今天要去廣島出差。因為多出一點時間，所以聯絡了幾間廠商，詢問是否能進行新商品的提案。
沒想到，出乎意料的，你洽詢的四家廠商全都做出「希望您能前來提案」的回覆。
就時間上看來，想造訪全部廠商相當困難，如果想好好坐下來談，頂多只能拜訪兩個地方。姑且只是打個招呼留下商品型錄的話，才有辦法走遍四家廠商。
四家廠商的概要和各自的回信內容如下：

A廠商資本額三千萬「想了解貴公司商品的詳細情形，請務必前來提案。」
B廠商資本額一億「可以過來聊聊，但目前對此商品還在考量階段。」
C廠商資本額一千萬「負責人不在，由我代替他來了解商品情形。」
D廠商資本額五千萬「敝司已購入這項商品，如果您只是過來打聲招呼，可以安排時間。」

「四家廠商都想拜訪」是人之常情吧？可是，這種時候，請選擇可容許的失敗吧！請決定出兩家廠商，前往造訪。
在這種情況下，不可容許的失敗是「把爭取大筆交易的難得機會搞砸」。
以此為前提，由於B廠商規模最大，可以預測到的交易額也最高，若此次交易成功，未來更有望擴展合作關係，所以，B廠商會是需要優先提案的對象。
接著，和A廠商交易成立的可能性可說相當高。因為A廠商是對自家公司商品表示興趣的對象，所以，在此不惜取消C廠商與D廠商的造訪計畫，也該對A廠商仔細提案才是。
一定會有人這樣想：「好不容易對方答應拜訪的請求，主動拒絕C廠商與D廠商豈不是太可惜？」我懂這種心情，所以，我才會說取消C廠商與D廠商是一種「失敗」。
然而，如果失去與A廠商和B廠商交易的機會是「不可容許的失敗」，則取消C廠商和D廠商的拜訪計畫，就是為了好好掌握A、B廠商，而不得不選擇的「可容許的失敗」。

已經上軌道的工作不需要再推動

我對前面提到參加研習的那位女性也說過一樣的話。
在她的工作之中，確認事務所內合約書內容與管理顧客情報等，屬於重要任務，是「不可容許失敗」的工作；相反地，訂錯備品或忽略業務辦公桌的清掃等，則屬於「可容許的失敗」。
雖然前面已經解釋過為什麼有必要遴選造訪對象，相信一定還是有人苦惱著是否該造訪D廠商。「既然對方是曾經購買自家商品或服務的顧客，更該用心對待。」想必是出自這樣的考量吧。

然而，若希望能在有限的時間內提昇工作成果，就必需知道「不用花多餘心力也已順利進展的案件，就沒有必要再把力氣花在這上面」。
換句話說，就是「不用轉動已經順利轉動的盤子，應該轉動的是即將摔落的盤子」。
或許有人會說，無論現在轉得多順利，一個不小心還是有可能摔碎。但是，用這種角度去看的話，任何一個盤子都有可能摔碎。
重要的是判斷盤子即將摔落的時刻，優先轉動看似危險的盤子。如此一來，才能保持最多盤子同時轉動。

〈本文選自全書，曾琳之整理〉

作者：鳥原隆志TORIHARA TAKASHI

籃中演練研究所（InbasketResearch Institute, Ltd）負責人。籃中演練諮詢顧問。
在歷經大型流通產業的各種銷售部門工作經驗後，以店鋪指導員身分，從事店舖指導或問題解決之業務。之後，將當時的經驗發揚光大，創立「籃中演練思考研究所」公司。至今為止所製作的籃中演練問題，堆疊起來已有半人高。目前以日本唯一的籃中演練顧問身分活躍於業界。
著作有《這些事，當上主管才學就太慢了！》、《ビジネスの思考プロセスを劇的に変える！》（為商務思考過程賦予戲劇性轉變！）、《インバスケット集中講義》（籃中演練集中課程）、《いまから、君が社長をしなさい。》（從現在開始，你就是社長）

出版：商周出版／城邦文化

書名：行動前思考5秒，擺脫費力又瞎忙的職場囧日子

目錄：

前言

第1章你真的「思考過」才工作嗎？
01 搞錯「問題所在」，就無法得出「正確解答」
‧人被逼急時，往往會做出「搞錯方向」的行動
‧看得出「什麼才是該解決的」嗎？

02 你是否以為「只要努力就能增加時間」
‧因為太拚命而失去正確時間觀念
‧做出成果的人總是思考著「該從什麼開始做」
‧捨棄「拚命」才拿得出成果。這就是工作的本質

03 工作有八成都可以丟掉
‧「成就感」和「成果」是兩回事
‧「放棄」比「繼續」還重要
‧將力量集中在「重要的兩成」

第2章你是否正在做「不用做也可以的工作」？

01 工作中有「可以容許的失敗」和「不可容許的失敗」
‧請選擇「要哪種失敗」
‧用「影響度」來衡量失敗
‧事前確認能夠迴避「不可容許的失敗」

02 「已經在動的工作」可以放著不管
‧不可能同時進行所有工作
‧思考「要打破哪個盤子」
‧想讓「所有工作都順利進行」，會讓所有工作都不上不下
‧已經上軌道的工作不需要再推動

03 工作要一次結束
‧你是否也以「分期付款」的方式工作？
‧「之後再做……」這句話是附帶利息的
‧無法一次做完的工作，將變成「拿不出成果的工作」

04 你是否搞錯「工作進展不順利的原因」
‧愈拚命努力愈白費力氣！真正的原因是什麼？
‧養成「花短短五秒鐘思考」的習慣，一切將變得順利

第3章五秒就看得到成果的「籃中演練」

籃中演練初級篇
1 優先順位排序力
思考「是否真該從這裡下手？」
2 問題發現力
思考「這樣真的能解決問題嗎？」
3 體諒力
思考「對方有什麼想法？」
4 自我分析力
思考「為什麼被斥責？」
5 確認力
思考「這樣真的沒問題嗎？」

籃中演練中級篇
6 創造力
思考「這樣真的最有效率嗎？」
7 洞察力
思考「下一步會如何發展？」
8 當事者意識
思考「對方尋求的是什麼？」
9 對策定案力
思考「沒有其他方法了嗎？」
10 組織活用力
思考「該問誰的意見呢？」

籃中思考高級篇
11 流程計畫力
思考「工作是否持續運作？」
12 課題形成力
思考「真正的原因是什麼？」
13 目標設定力
思考「終點在哪裡？」
14 重整力
思考「回到出發點吧！」
15 逆推力
思考「逆推回來會是怎樣？」

第4章「籃中演練」能讓你的工作改變這麼大

01 為工作增添你的獨門「祕密配方」
‧七倍高價的義式臘腸教會我什麼
‧只要思考五秒，影印方法也能改變
‧「思考」就是「抱持疑問」

02 從執行命令的「軍隊」，轉變為能靠自己思考命令的「指揮官」
‧淪為「軍隊」就會懶得「思考」
‧千萬不可拋棄「思考能力」
‧即使被說「不用思考沒關係！」也要思考
‧無法思考的兩個原因

03「多花一點小工夫」，將令商品價值倍增
‧不賣「肉塊」，賣「薄肉片」！
‧公司需要的是「懂思考的人」
‧創造不需自己動手，也能拿出成果的工作模式

結語