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大老闆管理時間 3金律

大老闆管理時間 3金律

2014-04-18 10:39

時間就是金錢,對一般人是如此,對曾 經身在1分鐘就有千萬資金之差的金融 市場的周文德更是如此,對他來說,懂得善 用時間,更能創造效益與財富。

攤開康搏顧問公司創辦人周文德的履歷 表,25歲升上台灣IBM業務經理,兩年取得美國華頓商學院MBA與國際關係雙碩士,並 進入金融業的殺戮戰場-紐約摩根士丹利 投資銀行(Morgan Stanley)工作,每週 工作超過100小時。爾後一路高升滙豐銀行 環球投資銀行大中華區董事總經理、英商渣 打銀行台灣環球企業金融董事總經理等。
 
直到2010年,周文德離開職場,創業當 老闆,成立管理顧問公司,擔任多家科技大 廠的管理顧問。回首過去職場生涯,周文德 直言,除了專業能力,懂得掌控時間,不被 時間綁住是他贏得財富與績效的主要關鍵之 一。 
 
確實,有效率的時間管理是創造財富與 績效的必備功夫。管理大師彼得.杜拉克 (Peter F. Druck)在其著作《杜拉克談高 效能的5個習慣》便談到,想要成為有效能 的經營者,要練習5種管理習慣,其中之一 是有效的管理時間。 
 
杜拉克也進一步指出,組織愈龐大,管理 者實際擁有的時間愈少,愈需要知道自己把 時間花在哪裡,並且要懂得好好管理自己可 支配的少量時間。 
 
金律1    專注做某件事   減少時間被切割   
 
對此,周文德很有感觸,他笑說,累積 將近30年的工作歷程,他發現一項有趣的 現象,在過去,只有少數位處高位的人會覺 得自己非常忙碌,現在則是無論從事何種工 作、哪一個位階的人都會覺得自己忙碌不 堪。 
 
周文德笑說,常看到年輕同事坐在辦公 桌前,電腦螢幕顯示的,除了正在進行的工 作,還會有各式訊息不斷傳進來,同時放在 一旁的手機App、LINE也會一直發出鈴聲, 年輕同事原本心想:「瞄一眼,看看誰找我 就好。」
 
結果年輕同事卻花了10分鐘在回覆訊息, 後來第2個、第3個訊息又湧入,導致原本的 1小時空檔,立刻剩下20分鐘,可見一般人 常感到忙碌,常有時間過於零碎的焦慮感, 其實大部分原因來自個人所為。 
 
對此,周文德也很有體會,過去,他也是 手機與通訊設備不離手,但擔任科技大廠顧 問後,周文德經常一進到科技公司便被要求 關機或不得上網,「剛開始也會擔心漏接訊 息,」後來某天他排了一整天會議,直到傍 晚才打開手機,當下他發現所有信件與訊息 根本花不到30分鐘,便可處理完畢。 
 
自此,他更深刻體認到,所有事都要立 刻處理與回覆也是造成時間漏洞的迷思。其 實,周文德從工作以來,即使再忙碌,也會 想辦法幫自己保留專注的時間,「當你專注 於某事時,會發現就算只有30分鐘,也能創 造出3小時的效益。」  
 
金律2   掌握每天行程   抓出未來可用的時間   
 
專注能創造小時間的大效益,可是「腦袋 空空,口袋空空,」周文德直言,想要用時 間賺取財富的另一項必要關鍵是,提升思考 力,並能夠時時清楚自己的下一步,同時也 要懂得掌控時間。譬如周文德與人開會時, 常碰到對方告訴他:「我再回去看看公司的 行事曆,我再確認一下時間。」他認為,這 無形中已顯現出對方對自我時間掌控度不 高。
 
周文德的習慣是隨時整理公司與個人行事曆,並同步輸入到自己專屬的行事曆表, 隨身攜帶,這樣不管臨時要增加會議,或需 要多出時間與客戶溝通,他都能隨時規畫時 間,而且任何零碎時間都不漏掉。
 
為了幫時間抓漏,周文德還會如同記帳 般,每天針對當天的所有行程,舉凡是午間 小睡片刻、寫報告多花30分鐘等,都會翔實 記錄,並記載所花時間,周文德笑說:「記 錄過去的時間與規畫未來的時間,同等重 要。」他認為,做好每一件大小事的時間記 錄,才能從中抓出未來可善用的零碎時間。  
 
 
 
金律3   釐清事情輕重緩急   時間運用更有效益 
 
除了不浪費時間,周文德也非常懂得為每 一個小時間創造效益。基本上,零碎時間有 時很難預測,常常聽到人們說:「我現在有 空檔,可以來做什麼……。」結果發現所需 資料都不在手上,可見想要善用零碎時間, 便要備齊工具在手。 
 
對此,周文德很有方法,他善用科技工 具,譬如隨身攜帶平板電腦,並定期把目前 正在進行的工作存檔在平板電腦,而且把所 有相關的聯絡資訊都同步輸入到平板電腦與 手機中,如此一來,當他突然有零碎空檔時 間,便能立刻工作或完成聯繫事項 。
 
同時,周文德認為,既然可掌控時間愈來 愈少,不如幫自己創造時間,像是周文德每 天準時7點鐘起床,先利用早起的1小時禪 坐,保持思緒與情緒的穩定度,之後再親自 動筆寫下每天的「To do list」。
 
這張「To do list」怎麼寫才好?周文德運 用減法原則,他認為:「事情並非做得多、 做得快,就會做得好。」既然現代可掌控的 時間愈來愈少,就必須愈來愈懂得先做重 要、緊急、必定要做的事,這樣才能真正創 造時間的效益。 
 
坐而言,不如起而行,透過周文德的時間 管理方法,相信你也能善用零碎時間,創造 想像不到的意外收穫。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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