筆記上雲端 八大數位利器必殺技

隨著智慧型手機等行動上網裝置愈來愈成熟、普及，行動數位筆記工具也愈來愈普遍。免費雲端行動數位筆記工具Evernote，短時間內暴紅，全球使用人數倍速成長到三千六百萬人，連介紹如何使用Evernote的工具書，都成為排行榜暢銷書。

Evernote的受歡迎，透露一個重要趨勢，即資訊爆炸時代，大家對於數位筆記工具的強烈需求。

《Evernote超效率數位筆記術》的作者黃鐘毅說明，Evenote的最大特點，是讓使用者可以「跨平台」記筆記，亦即當你在智慧型手機記筆記時，筆記資料會立刻同步傳到電腦或平板電腦。

Evernote不只記錄文字，還可以記錄聲音、影像，為了滿足各式各樣的筆記需求，Evernote進而推出美食筆記本（Evernote Food）與人脈筆記本（Evernot Hello）。

手機簡訊交辦工作 互動性佳又即時

除了專用程式外，隨身的手機就是最方便、簡單的數位筆記，同時管理台隆手創館、機車事業台鈴工業，以及代理高爾夫球具等產業性質迥異的台隆工業董事長黃教漳，就很享受行動數位筆記工具所帶來的便利性。重視時效的他，現在都用手機訊息的方式親自記錄每天的行程，不假手祕書。

黃教漳表示，以前事情還沒那麼多的時候，還可以寫紙本筆記，後來因為事情愈來愈繁雜，並被要求快速回應時，他就開始利用行動數位工具來記筆記。

現在黃教漳都是用手機簡訊與同仁、主管做最即時的溝通互動，無論是交辦事項、鼓勵、支持同仁，都是透過簡訊，e-mail對他來說，都嫌太慢。「簡訊有一半打電話的感覺，比e-mail有感情。」

職場進入高效運轉的「多工時代」，任何人手邊隨時可能都有五件待辦事項、三個小型專案、一個大型計畫等。如何做好行事曆筆記，也是提升競爭力的重要關鍵。

上班族常用的Google或Outlook都具有數位行事曆的功能，智慧型手機更讓數位行事曆成為隨身的私人小祕書，數位行事曆不但可以敲定會議、安排行程，更貼心的是，它還設有提醒功能。

網路趨勢專家、也是網路行銷公司米斯特六總經理劉威麟（Mr. 6）就將Google雲端行事曆（Google Calendar）的功能發揮到最極致，「它就像私人小祕書，幫你管理、安排所有工作，無論你人在哪裡，數位小祕書都會定時提醒你，接下來該做什麼了。」劉威麟解釋，「它不只幫我安排工作內容，我還會利用它提醒我去買肥皂，或是提醒我要看某本書等等。」

數位行事曆的共享功能，還可以讓你看到同事或客戶的行事曆，依此選擇對方的「空閒時間」，就能直接發出會議邀請。

網路簡訊溝通決策 減六成實體會議

此外，每個人開會常做的會議筆記，現在也可以透過數位工具來搞定。雄獅旅遊副總經理陳憲祥說明，早在兩年前，他們公司就開始嘗試使用網路簡訊軟體WhatsApp（簡稱WA）或LINE，來進行「數位」開會、討論、溝通、決策等。

「現在LINE的討論群組，可以高達兩三百人，因此，有時候一些簡單的會議，就不必大費周章集結各路人馬，直接透過LINE討論、並達成決策，還可以立刻擁有完整的會議紀錄。」陳憲祥表示。

「透過網路簡訊工具，我們幾乎減少了約百分之六十的實體臨時會議，大幅提高工作效率。」陳憲祥興奮地說道。只是一個簡單的網路簡訊工具，卻讓台灣最大的旅行社大幅改善開會效率，也讓會議筆記變得更即時完整，提升會議的品質。

雄獅旅遊甚至因此制定數位筆記管理規則，每位員工對於WA或是LINE上的訊息，都要做到「速讀、速回、速決」。

英雄所見略同，但又更上一層樓的是風尚數位科技（Fashion Guide）自行開發的工作管理數位工具，不僅包含會議筆記，還有工作筆記。

凡工作過必留下痕跡 考核績效最公平

原本每位員工都有一本自己的工作筆記，記載、安排自己的工作內容與進度。風尚數位科技創辦人及董事長謝攸升表示，員工的工作是否能順利、準時完成，是公司或主管最在乎的事情。因此，謝攸升利用數位工具，「幫員工設計一套最佳的工作平台，員工只要在此數位平台上記錄，就可以達到最高效率的工作。」

「我自己的工作也都是靠這套系統在管理，我做了哪些工作、工作的時程、工作相關資料，全部都記錄在上面。」謝攸升解釋，當任何一位員工的進度落後時，這套數位工作平台還會發出提醒通知，以掌控進度。

謝攸升說，「凡工作過的，都必留下痕跡」，每位員工的工作項目、進度、工作相關的報告、資料，透過此平台，都記錄得清清楚楚，做到最即時、公開、公平的反映。

「更重要的是，我們對員工的績效考核，就可以根據這些最真實的資訊。」謝攸升開玩笑地表示，從此員工不必再「巴結」主管，而能真正做到靠自己出頭天。

各式各樣的行動數位筆記，連上雲端就能隨時隨地運用，提高工作效率，上班族不妨好好利用，讓自己的競爭力更提升。

▲點擊圖片放大