清醒時開會 做好準備從結論說起

為了參加上島珈琲店忠孝敦化店的開幕典禮，ＵＣＣ食品服務系統（ＵＦＳ，UCC FOOD SERVICES SYSTEMS）社長上島成介，日前特地飛來台灣。

ＵＦＳ屬於日本ＵＣＣ集團，旗下有上島珈琲店、KOHIKAN（客喜康）等外食品牌。「ＵＣＣ咖啡」對台灣人來說並不陌生，但是在日本已有六十二家店的「上島珈琲店」，卻是首次邁向海外市場，且選擇台灣為第一號店。

早上開會 剩餘時間更好利用

上島成介身兼ＵＣＣ控股公司統籌海外業務董事一職，因為公司海外展店動作頻繁，使得他像個空中飛人，整天飛來飛去。即使在日本，他也經常要和國外夥伴舉行視訊會議。工作繁忙，又得應付各國時差，上島成介是如何做好時間管理呢？

一開始，上島成介為了配合國外店鋪的時間，有時會議必須安排在一大早，這對他而言是個很大的挑戰。上島成介就說，「我原本是夜貓族，早起開會對我來說其實很吃力。」

不過次數多了，他逐漸發現早上開會好處很多，「早上頭腦最清醒，注意力集中，而且開完會之後，大家可以出去拜訪客戶或做自己的事，一整天的時間很完整。愈晚開會，愈容易拖時間，尤其是晚上開會，常常就因為心情放鬆，變成在聊天而開個沒完沒了。」

由於會議很多，為提高開會的效率，上島成介要求與會者先說結論。「我希望與會者一定要事前做好足夠的準備，會議一開始就先說結論，接下來再說明他之所以做這個結論的理由。如果他只是陳述問題或背景，會議很容易失焦，浪費所有參與這項會議人員的時間。」這樣的要求使得他們公司的員工，都養成充分準備的習慣，要向上司簡報任何事情，都會意識到長官的時間寶貴，要在最短的時間內說到重點。

當然，如果是腦力激盪的會議，大家就可以盡量丟出自己的意見和想法；但如果是要做決策的會議，部屬就必須提出具體建議，讓主管能快速做出決議。

電子工具需要良好習慣輔助

上島成介非常重視約會不遲到，所以學生時代就會把一些行程寫在筆記本上提醒自己。之後隨科技商品推陳出新，也開始用電子工具寫計畫表，科技產品用久了，他已經建立了一套自己的規則。

「iPhone是隨身帶的手機，所以我會用它隨時接收公司的公務郵件，需要而且可以立刻處理的信，我就立刻回覆。知道有新的活動或行程，我也會立刻輸入手機的行事曆中。巡一家店的時候，看到店內有什麼需要改進的地方，則用手機的記事功能記下來，除了避免忘記，還可以隨時發信給相關人士，請他們協助改進。」

此外，上島成介也會趁有空檔的時候，使用手機裡的「一分鐘學英語」的多益課程，充實英文能力，激勵自己不斷求進步。出差到外地時，手機中的地圖功能也常常發揮功能。而且新的應用程式不只是顯示出地圖而已，只要輸入出發地和目的地之後，地圖就會自動搜尋這兩點之間最短的路徑，再自行選擇汽車、步行或電車等最有效率的移動方式，不至於因為人生地不熟而浪費時間找路。

但手機螢幕畢竟比較小，閱讀文件或簡報檔比較吃力，因此，「出門在外，又要處理簡單的文件或回信時，我會選擇用iPad。回到辦公室，我就會用筆電，製作需要計算、繪圖的複雜文件。所以我在手機上收到的信，如果需要花一點時間加工，會等回辦公室後，在筆電上仔細地編撰後再回覆。」上島成介說，在適當的場合用適當的工具，才能使工作效率達到最高。

買智慧型手機一點都不難，難的是確實輸入資訊，並加以發揮。「電子工具雖好用，但我還是發生過同一個時間有兩個約會的窘境。因為我口頭上和對方約好時間，卻忘記輸入這個行程，之後在同一時間又定了另一個約會，只好向其中一方拚命賠不是。」上島回憶說。

有過這樣的失敗經驗後，上島成介收到邀約之後，一定立刻將訊息輸入手機中，不敢太倚賴自己的記憶力，而且每天晚上看第二天的行程，早上出門前再確認一次，極力避免同樣的錯誤再犯，同時也能預先做好心理準備。

一日行程
08：00 與美國開電話會議
10：00 拜訪客戶
13：00 開會
18：00 下班
19：00 運動
21：00 晚餐
22：15 看DVD

善用時間小撇步：
1. 為配合有時差的美國，有時須早上開會，事實上早上開會的效率也最好。
2. 吃飯後至少要等半小時才能運動，所以要運動的晚上，會較晚才吃晚餐，且吃的量較少。
3. 睡前看「超異能英雄」、「越獄風雲」等DVD可練習英文，並且轉換心情，為忙碌的一天畫下句點。