「手機集中營」讓開會效率倍數提升

作者：周欽華

有沒有人「不」覺得低頭族是一個問題的？
我先承認，我也是低頭族。不論在餐廳、捷運、客廳、廁所或是辦公室，只要稍有空閒，我的內心都會油然生起一股「伸手去抓」手機的衝動。

事實上，我發現連昨天的2012富邦台北馬拉松賽，我在途中都忍不住掏出過手機好幾次。
描寫這種「無法壓抑的慾望」最貼切的電影人物，大概是《魔戒》中的咕嚕吧！

魔戒中的咕嚕對戒指成癮。圖片來源：Pop Culture Geek

低頭族只是「電子成癮」的症狀之一，其他症狀包括忍不住按臉書標籤頁上新的通知數，或是檢查 Whatsapp 最新的聊天訊息通知。我曾想過在我的背後裝一台攝影機，拍下我一天的工作狀況。我想影片快轉起來大概會像一個鋼琴家，雙手不停的在正經事、臉書、Gmail、手機、Whatsapp、LINE 之間彈奏，忙得不亦樂乎。

電子成癮與酒精成癮無異，都是對現狀的逃避

我們如何一步步跌入「更新狀態」與「簡訊乒乓球」的快感之中？酒精成癮的過程值得參考。

一開始，人喝酒是為了放鬆，為了「稍微離開一下」煩人的現實。久而久之，酒精內的世界變得比現實誘人，於是人們逐漸沉迷。最終最嚴重的成癮者，不是終日沉迷在酒精內，就是在清醒時仍渴望著酒精。

電子成癮的過程也差不多。電子世界讓人放鬆，因為它是可控制的、是經過「我」篩選 的、是由我有興趣的人與物組成的。這些裝置、程式以及它們帶來的訊息滿足了我們與人連結的渴望，讓我們在短短的幾秒內覺得不孤單。

相反的，現實卻非常苦悶。特別是工作時，人特別煩躁、鬱悶，因此逃脫到電子世界的吸引力更大。於是，我們在工作中不停的查email、開臉書、拿手機，只希望捕捉到一些其他有趣的人、事、物的吉光片羽。

圖片來源：moi

電子成癮最大的社會成本，是開會的無效率
電子成癮讓人摔進水溝、打翻飲料、或是被父母罵：『喂！吃飯時不要看手機！』但對工作（以及社會）集體成本最大的，毫無疑問是在會議中的集體電子成癮。

大家都經歷過以下的畫面：會議剛開始時，所有人還精神抖擻、聚精會神的參與討論。但隨著時間過去，參與者一個一個失守，拿起手機或是打開電腦。雖然看手機的與會者還是會隨著主講人的話語點頭，彷彿還在聆聽，但眼神已忍不住偷瞄向手機或電腦，思緒也蔓向遠方。

這種症狀不難理解 — 工作會議大概是人一天中壓力最大、最緊張同時也是最無聊的時刻，因此上班族想「抓取寶貝（my precious）」、遁入電子世界的慾望也特別強烈。

但，當第一個與會者逃進電子世界時，便啟動了恐怖的惡性循環。

一開始，第一個人只會短暫逃離。但當他試圖重新加入會議時，會發現他已錯過了一段對話。這時為了避免說錯話，他開始沉默、不發言，同時吞下了他的好主意或是好建議。於是這場會議失去了第一個，原本會很有貢獻的參與者。

當會議少了一個人參與，會議便變得更煩悶、更無聊，使得第二、第三個人一個接一個的投入電子世界的懷抱。這樣的惡性循環使得會議中的空氣越來越滯悶、火花也不再激盪。當大家都「不在」時，會議也支離破碎了。

學生在課堂上用筆記型電腦遮擋自己的臉，上班族在會議中躲進電腦或手機。最終，所有人都變得更沒效率、更無聊、學習得更少；甚至必須再開一次會議，啟動下一個惡性循環。

承認吧，人不擅長多工
說到底，人類非常不擅長「多工」（multi-tasking）。當我們翻動手機畫面時，我們接受資訊的能力就瞬間停止，而要重新回覆這能力需要相當大的啟動能量。

因此頻繁的接受與傳送訊息（「打訊息的乒乓球」），只會產生更多訊息，卻沒有帶來等比的實效。不停的來往 email 或訊息，反而會激起上網的軍備競賽（armrace）– 即當其他人看起來都在努力接送訊息時，剩下的人必須在手機或螢幕上更忙碌，免得看起來是沒作事的那個人。

改善會議效率，從托管手機開始
戒斷電子成癮跟戒酒一樣，第一步是承認我們生病了–我們需要幫助。我們承認我們抵抗誘惑的能力很差，因此需要互相打氣、藉助外在規範才能對抗成癮。

我沒辦法解決讀者個人的成癮問題，不過何不從影響人數最多、社會成本最大的工作會議改革？

專家建議在會議中，設置一個「手機集中營」。這可以是一張桌子，或是一個紙箱。所有人踏進會議室時，都必須將手機、平板或電腦放置在這個區域。這個區域必須在所有人手伸不到的距離，而且最好有充電器。

如此一來，沒有人再有藉口去撥弄電子產品，而且所有忍不住「伸手去抓」寶貝的咕嚕都必須承受與會者的白眼。

筆記型電腦也不能倖免，必須放在集中營內。筆記型電腦的螢幕阻擋了人與人之間的視線交流，讓參與者多了「隱藏自己」的空間，與會議的目的背道而馳。不可以對電腦仁慈，所有與會者只准使用筆、紙、跟便利貼（post-it）。久了，你會發現這些傳統器材是很強韌的科技，具有啟發創意的能力。

當然有人會說：『可是我需要打字記錄啊！』這倒是實話，的確許多現代人習慣打字，對筆與紙的傳統記錄方式已經「回不去了」。一個妥協的方式是指定某一位參與者專職記錄。但說真的，有多少會議結論需要電腦才能記錄？又有多少會議結論是真的有被重新看過的？

也許你一開始還是會抗拒交出你的「寶貝」。沒關係，一步一步來。或許從一週一次開始，逐步增加託管手機的次數。如果怕沒人響應，就轉寄這篇文章給員工。一開始或許會不習慣，或許你的眼睛還是會忍不住飄向手機，連馬拉松的消耗都無法奪走你的慾望。

跑馬拉松不忘帶手機。圖片來源：周欽華

但總有一天，你會回頭看這段過程，然後想：『天啊！當初我是怎麼了？為何花那麼多時間在沒有意義的事務上？外面的陽光、親人的笑聲、朋友的談話，才是最值得沈溺的東西。』於是你的生活會再一次真實起來，工作也會更專注、每分每秒更有意義。

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