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咖啡南霸天「多那之」數位轉型有成!靠一招,人資每月加班時數從20小時降至4小時

咖啡南霸天「多那之」數位轉型有成!靠一招,人資每月加班時數從20小時降至4小時
連鎖咖啡集團多那之正式導入雲端人資系統鋒形科技FemasHR,強化數位轉型效率,左為多那之集團總部總經理林育芳,右為鋒形科技共同創辦人李佳鴻。

梁任瑋

產業動態

鋒形科技

2024-09-05 18:58

服務業人力短缺問題日益嚴重,如何透過數位工具精準掌握員工排班、出勤狀況,並進行有效的人力調配,已成為連鎖餐飲業必須面對的挑戰。高雄最大的連鎖咖啡集團「多那之」,自今年進行智慧化轉型以來,大幅提升了行政效率,人資人員每月加班時數更從20小時減少到4小時,成功達成數位轉型與降低人資成本的雙贏局面。

剛在興櫃市場掛牌的多那之集團,旗下擁有「多那之」、「卡啡那」、「MIMID」三大品牌,全台門市超過70家,員工逾900人,被譽為「咖啡南霸天」。多那之能從麵包店成功轉型為複合式咖啡廳的關鍵,在於近年積極擁抱數位轉型,導入無紙化作業、數據分析、雲端資訊整合等措施,逐步優化各系統,確保資訊即時準確。

 

多那之資訊部經理歐秋玲指出,連鎖餐飲業的人資管理相當複雜,經常遇到排班和計薪難題。例如,多班段的管理既要控管又要保有彈性,還得依法規進行檢核。過去授權門市督導管理,但總部難以進一步查核。市面上許多HR系統,排班功能過於死板,無法滿足多那之的需求。

 

過去傳統紙本表單耗費大量人力輸入,容易出錯,造成門市與人資部門的爭議。單據傳遞也容易遺失或延遲,催單更是浪費人力,增加時間成本,導致計薪、發薪效率無法提升。雖然已從手動匯入改為每日排程匯入,但仍有匯入異常需排錯,人員和筆數多也耗費時間,且主管無法即時掌握人員到班時間。雲端平台只能透過會議或有限的報表來了解各門市狀況。

 

導入雲端人資系統Femas HR後,歐秋玲認為解決了大部分問題。例如,打卡即完成出勤紀錄,個人和主管都能即時管理。雲端平台讓管理者一目了然掌握各門市人力配置和出勤狀況。到班時數和申請時數可由系統檢核一致性。排班和實際到點打卡都能即時記錄。可直接從平台掌握排班、出勤等狀況,報表分析更能掌握異常並進行人員最佳化安排。

 

鋒形科技Femas HR創辦人李佳鴻表示,Femas HR讓資訊透明化,管理者能掌握人員即時狀況和分析資料,人員也能清楚了解自己的考勤、餘假、薪資等資訊,並同步接收總部公告。此外,門市人力配置得以進一步優化,人資部減少加班並縮短計薪時間,能投入培訓、考核等工作。

 

多那之人資主管林育婷表示,採用Femas HR後,人資人員平均每月加班時數從20小時減少到4小時。此外,過去需要動用六位人力投入22小時整理,也大幅縮短到只需平日日清日結,次月初檢核、異常通知、關帳、試算再查核後即可發薪,於次月初2至3個工作日內完成。

 

多那之總部有產線生產者、行政團隊、門市服務人員,系統能整合支援餐飲服務、製造到總公司等不同產業別,多種身分可直接套用不同法規、出勤時間及獎金等,減少誤算機率。加入福委會功能,基本的代扣等也能由系統計算。

 

林育婷表示,為配合政府對勞工權益的維護,Femas HR在設計之初就做了許多合規預先檢查和管控,可輔助減少因不了解法規而沒管理到的出勤問題。系統對人員出勤管理有所幫助,且加盟店僅有門市管理,相較於總部還有央廠及行政團隊,算是單純很多。根據總部導入上線數個月後的經驗,決定將Femas HR系統介紹給加盟店。

 

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