服務業人力短缺問題日益嚴重，如何透過數位工具精準掌握員工排班、出勤狀況，並進行有效的人力調配，已成為連鎖餐飲業必須面對的挑戰。高雄最大的連鎖咖啡集團「多那之」，自今年進行智慧化轉型以來，大幅提升了行政效率，人資人員每月加班時數更從20小時減少到4小時，成功達成數位轉型與降低人資成本的雙贏局面。
剛在興櫃市場掛牌的多那之集團，旗下擁有「多那之」、「卡啡那」、「MIMID」三大品牌，全台門市超過70家，員工逾900人，被譽為「咖啡南霸天」。多那之能從麵包店成功轉型為複合式咖啡廳的關鍵，在於近年積極擁抱數位轉型，導入無紙化作業、數據分析、雲端資訊整合等措施，逐步優化各系統，確保資訊即時準確。
多那之資訊部經理歐秋玲指出，連鎖餐飲業的人資管理相當複雜，經常遇到排班和計薪難題。例如，多班段的管理既要控管又要保有彈性，還得依法規進行檢核。過去授權門市督導管理，但總部難以進一步查核。市面上許多HR系統，排班功能過於死板，無法滿足多那之的需求。
過去傳統紙本表單耗費大量人力輸入，容易出錯，造成門市與人資部門的爭議。單據傳遞也容易遺失或延遲，催單更是浪費人力，增加時間成本，導致計薪、發薪效率無法提升。雖然已從手動匯入改為每日排程匯入，但仍有匯入異常需排錯，人員和筆數多也耗費時間，且主管無法即時掌握人員到班時間。雲端平台只能透過會議或有限的報表來了解各門市狀況。
導入雲端人資系統Femas HR後，歐秋玲認為解決了大部分問題。例如，打卡即完成出勤紀錄，個人和主管都能即時管理。雲端平台讓管理者一目了然掌握各門市人力配置和出勤狀況。到班時數和申請時數可由系統檢核一致性。排班和實際到點打卡都能即時記錄。可直接從平台掌握排班、出勤等狀況，報表分析更能掌握異常並進行人員最佳化安排。
鋒形科技Femas HR創辦人李佳鴻表示，Femas HR讓資訊透明化，管理者能掌握人員即時狀況和分析資料，人員也能清楚了解自己的考勤、餘假、薪資等資訊，並同步接收總部公告。此外，門市人力配置得以進一步優化，人資部減少加班並縮短計薪時間，能投入培訓、考核等工作。
多那之人資主管林育婷表示，採用Femas HR後，人資人員平均每月加班時數從20小時減少到4小時。此外，過去需要動用六位人力投入22小時整理，也大幅縮短到只需平日日清日結，次月初檢核、異常通知、關帳、試算再查核後即可發薪，於次月初2至3個工作日內完成。
多那之總部有產線生產者、行政團隊、門市服務人員，系統能整合支援餐飲服務、製造到總公司等不同產業別，多種身分可直接套用不同法規、出勤時間及獎金等，減少誤算機率。加入福委會功能，基本的代扣等也能由系統計算。
林育婷表示，為配合政府對勞工權益的維護，Femas HR在設計之初就做了許多合規預先檢查和管控，可輔助減少因不了解法規而沒管理到的出勤問題。系統對人員出勤管理有所幫助，且加盟店僅有門市管理，相較於總部還有央廠及行政團隊，算是單純很多。根據總部導入上線數個月後的經驗，決定將Femas HR系統介紹給加盟店。
