在許多大型企業與TEDxTAIPEI擔任簡報教練的知名簡報大師王永福，曾被創新成果提案大賽參賽學生要求，指導他們如何在10分鐘內簡報88張投影片。王永福只叫學生演練3次，第一次10分鐘只講了44張；有了第一次經驗，第二次反而講太快，只花了8分鐘就講完88張投影片；經過重新分配各階段時間與調整簡報的速度，參賽學生拿到全國冠軍，而這不過是他們第3次上場。
1：8：1的黃金比例
時間分配的技巧，不只是參賽的學生需要學習，就連知名TED講者也需要。台北市長柯文哲曾受邀上TED演講「生死的智慧」，他一開場就以「台灣看過最多死人的醫生」＋葉克膜的小故事，成功建立講者的專業地位，從建立講者專業度到切入正題，柯P只花了1分鐘的時間。
簡報時間分配為什麼如此重要？試想一場資料準備充分的精彩簡報，最後卻落得沒講完的下場，那會是多大一場災難？！所以上場簡報前，準備製作簡報時，一定要把時間分配的因素考慮進去。
王永福以一場10分鐘的簡報為例，建議時間分配是開場1分鐘、簡報主體8分鐘、結尾1分鐘；若簡報時間為20分鐘，就等比變成2分鐘：16分鐘：2分鐘。
不過王永福提醒，就算簡報時間再長，開場也以2分鐘為限，一旦超過2分鐘，就怕抓不住聽眾注意力。開場的方式不管是來一段自我介紹、講個有趣的小故事，還是引用能讓聽眾眼睛一亮的數據資料，大原則都是要跟簡報主題有關。
控制時間的黃金3法則
上台簡報就像演一場戲，也有劇本，建議講者做到事先排演，練習的方式則有以下3種：
1、事先練3遍
「1遍知道問題，3遍修正問題」，王永福強調，事先演練的重點在於「要真正來」，不是在心裡默念，也不要簡略哪個步驟，要找人當聽眾，照實際情況彩排，這樣第一次演練時的超時，才會知道第2次演練時要調整哪個階段，到第3次演練時就可以驗收調整的效果。試想蔡依林、五月天等天后、天團，哪個登台前不是要經過多次彩排。
2、看得到時間
即便專業如TED的講者，也都需要時鐘才能知道簡報已過了多少時間，但若是為了知道時間而頻頻看手錶，一來顯得不專業，二來也會讓講者分心，所以有過大大小小簡報經驗的王永福，上台時永遠會自備一個計時器，並擺在自己可以輕易看到、又不至於干擾聽眾的角落。
3、確實掌握各階段的時間分配
一場20分鐘的簡報，若是過了15分鐘才發現簡報剛講一半，剩下的5分鐘，講再快也很難講好講滿；所以較好的方式是，設定階段時間控制表（mile stone），就算沒有在開場、主體、結尾各階段設時間檢查點，至少在簡報講完一半時，一定要確認還剩多少時間，才有足夠的時間應變調整。
擾亂時間分配的大敵
一般講者常見的通病是，前面講太慢，導致後面講得很趕，加上QA時間較難控制，容易干擾原定排程，更不用說遇到客戶老闆行程太滿、臨時限縮簡報時間，這也是常有的事情。
若是設備出問題，更是簡報最怕遇到的狀況，最根本的解決辦法就是事先自備電腦；若是現場遇到了，與其在那邊修理機器任由時間一分一秒過去，不如設定一次重開機為限，重開機了還是解決不了，就直接口頭繼續往下簡報。
若怕遇到這些狀況，最保險的處理方式，就是「不要準備到滿，只要準備9成」，王永福建議講者，為免遇到突發狀況導致準備的簡報講不完，倒不如只準備9成，譬如20分鐘的簡報只準備18分鐘，保留一點彈性時間；更甚者，若還有餘力，可以準備一個短時間的版本，臨時被限縮時間時就可以派上用場。
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