抱怨太常開會，時間都被占用的人，其實處於身體被會議綁住，而頭腦什麼都不想的狀態。即使身體被綁住，頭腦還是可以自由思考，所以要善加利用會議時間。把它想成能運用的零碎時間，就覺得開會是很棒的。
用常用句回覆信件
說到每天都得做的重複工作，最常見的應該是回信吧！
有些人一天中會用兩、三個小時來回信，非常浪費時間。
其實每天收到的信件中，真正重要的只有一、兩封。
我一天大約會收到兩百封信，不過真正重要的只有五封左右，其他的只要依序用常用句迅速回覆，即可處理完畢。
發現這一點，是在我剛開始用電子報分享「在家賺錢」的方法時。那時我每天都收到兩百封諮詢信件，面臨「如何一天內全部回覆完畢」的難題。
如果逐一回信，工作進度會停擺，但對方特地寫信來諮詢，又不能隨便敷衍。當我加快速度一封接一封地回信時，發現自己反覆輸入了好幾個同樣的句子，便察覺這段時間是可以縮短的。
用短句登錄功能來取代複製貼上
寫信時，只要配合各種情況來使用制式文句，就可省下多餘的時間。
雖然在固定格式裡填入個別細項，就能寫出適當的回覆，但我說的制式化，不是要逐一複製貼上。
我用的方法是短句登錄，輸入開頭字母，就會出現整句話以供候選。
按下「k」會出現「您好」、「晚安」、「謝謝您這次的來信」、「今後也請多多指教」；按下「m」會出現「感謝您的來信」、「misato@yugacelebrity.co.jp」、「感謝您訂閱我的電子報」、「承蒙您閱讀我的電子報，非常開心」。
比起複製貼上，使用短句登錄的功能來寫信更可以加快工作速度，請務必嘗試看看。
可能有人認為，要一句一句地登錄很麻煩，登錄個一、兩句就夠了。
不過，考慮到往後的工作效率，花在登錄上的時間根本不是問題。登錄的常用句越多，寫信的時間就能縮得越短，所以請你逐一登錄。
不必思考登錄的標準，寫信時一碰到尚未登錄的句子，就馬上登錄！我總是
把感覺會用到兩次以上的句子，一律登錄進去。
而且，還要設定成不必輸入單字，只輸入開頭的羅馬字母，像是「k」或「m」，就會出現整個句子的模式。
登錄的常用句多，稍微按個鍵就會出現好幾個候選句子。只要從中選擇，回信時會比逐字輸入快很多。
假如設定為按一個鍵就會出現五個候選常用句，只要看一眼，便可毫不遲疑地做出選擇。
不要整天收信
固定使用制式範本和短句登錄，回信的速度就會加快。雖說如此，還是不要一整天都在收信。好不容易可以專心進行電腦作業，把這些時間用來收信就太浪費了。
在專心工作的時段以外，利用空檔收信並依序迅速回覆，每天就能省下一小時。以前回一封信要花五分鐘，使用短句登錄功能的話，只要十秒就夠了。
另一方面，如果是有重要事項要聯絡，或是想要先調查一下再寫信的話，就在Google 日曆上建立待辦事項，並貼上對方的信箱地址。
有何需求，也請一併記錄在Google 日曆上。確認完了以後，就寫信到日曆上記錄的信箱地址。
也許有人不隨時收信就會感到不安，但只要先決定收信時間，時間到了再一起處理，多半不會有問題。
如果早晚各收信一次還是不放心，就再加上中午，一天總共三次。而且，最好訂下利用零碎時間即時回信的規則。
重要的是，要是沒有這樣的規則，整天都在看信、回信，時間可能會就此飛逝，無法投入原本的工作。
遵守「不在必須專心工作的時段看信」，以及「利用空檔收信並即時回覆」的規則，是最基本的。由於同樣的業務統一進行比較有效率，所以一口氣回信比分次回信更好，臉書的私訊也是一樣。
在今天的課程中，我已傳授要將重複作業的工作制式化，藉此削減不必要的時間。
那些技巧乍看之下沒什麼，但如果確實做到，就能擠出多餘時間。
開會時最適合處理瑣碎雜事
其實，人不在辦公桌前，也會碰到空檔。或許應該說，這時候空檔反倒比較多。最好用的空檔，就是開會時間。
等待成員到齊的時間，沒道理什麼都不做，這段時間最適合拿來處理雜事！這時候有很多事可以做，像是收信、回信或稍微查個東西，所有雜事都能在這段時間內做完。
正在開會時，很多人就只是聽講，但是只要帶著筆電，開會時也可以工作。
如果是自己主辦的會議，當然要專心開會，但很多沒意義的會議都只是拖拖拉拉地重複事情，讀著會議大綱而已。所以，一拿到會議資料就瀏覽一下內容，把剩下的時間用來作自己的工作吧！熟練了以後，甚至還能一邊寫會議紀錄一邊工作。
利用短句登錄功能，點四下就能回覆信件，趁開會時收信和寫信是最好的。
抱怨太常開會，時間都被占用的人，其實處於身體被會議綁住，而頭腦什麼都不想的狀態。即使身體被綁住，頭腦還是可以自由思考，所以要善加利用會議時間。把它想成能運用的零碎時間，就覺得開會是很棒的。
利用零碎時間，之後更輕鬆
確實切換開關，該休息時就要休息的觀念是現在工作的主流，維持工作和生活的平衡即為一例。但是，我並不贊成該做的事情還沒完成卻要休息。這不僅是身為經營者的想法，也是我從小的習慣。
我小時候總是把課本放在學校，回到家完全不唸書。
乍聽之下，好像我是個討厭唸書的不良少女。但其實是因為我已經利用下課時間，寫完當天的所有功課，回到家就不用唸書了。
回到家以後，我有很多時間可以寫自己喜歡的小說，成績也不差。
我在補習班指導學生時，曾告訴他們：「一想到回家得唸書就會更想去玩，所以要趁下課前趕快唸！」
為了擺脫「不做不行」的束縛，當下趕快做是很重要的。
以我自己為例，假如利用下課時間把功課寫完，回家後就不會惦記著「必須寫作業」而無法好好享樂。
雖然下課時間只有十到十五分鐘，但六小時的課就有五節下課時間，總計大約有一個小時。如果這樣還不夠，就在課堂上稍微做一點，當天的作業、複習和預習就差不多完成了。
要是想著之後再一起處理，事情越積越多，只會提不起勁去做，也沒有自己的時間了。
利用空檔把該做的事情做完，其實是為了讓自己更輕鬆。
想成功，就要處理雜務
我介紹了各種活用零碎時間的方法，最基本的鐵則，就是所有雜務都利用零碎時間來處理。
然後，坐在桌前專注心神時，就把這些雜務忘得一乾二淨。
因為要是進行重要工作時還惦記著雜務，思緒不清晰的話就會出錯，或是想不到好點子。
為了賺取財富利潤，要有空閒時間作為基礎。因為，透過大量資訊和素材來生出獨特的構想，是需要時間的。而且，如果這段期間讓人感覺不到樂趣，沒有動力想挑戰任何事，就不會湧現好的構想。
被雜務追著跑，就是處於無法喘息的狀態，這種時候怎麼會有樂趣呢？
很多人都聽過「緊急性高但重要度低的事情不用去做」、「緊急性低但重要度高的事情才應該全心投入」這樣的觀點吧。
這兩個觀點，在長銷商管書《與成功有約》的介紹下，成為廣大商務人士熟知的成功祕訣。不過，就此照單全收是很冒險的。
即使重要度很低，緊急性高的事情還是非做不可。但《與成功有約》和其他成功書籍都主張這種事情不必做，別忘了會寫這種書的成功者是已經把瑣事做完，要不然就是有秘書代為處理。
一般人就是無法仿效，才會想閱讀成功書籍，但實際上，逐一完成「重要度低但緊急性高的雜務」，在工作上是必須的。
問題在於「如何有效率地處理雜務」，以及「如何擠出時間」來執行原本應該投入的「緊急性低但重要度高」的事情。
這種情況下，更要活用零碎時間。
利用零碎時間確實地處理雜務，在黃金時段把雜務徹底趕出腦海，才能花時間執行重要的工作。
反過來說，要是沒把雜務全部做好，即使硬是保留時間來做真正重要的事，也是沒用。
為眼前的工作忙到不可開交的人，難道他一點勉強擠出處理雜務的時間來投入工作，就能做出豐碩的成果嗎？
為了在重要業務上投入比別人多一倍的點子與專注力，必須營造出一個讓頭腦保持清晰、能夠全力運轉的環境。
就利用空檔來處理所有必做的雜務，讓頭腦清晰，更能專注在重要業務上！
〈本文選自全書 李幸臻 整理〉
作者：
高嶋美里
遊雅名人株式會社代表、CIBS 學院院長。
從小喜歡創作，為了能有更多時間，於是認真研究1 天能有36 小時的方法。之後，每天看超過2 小時、3000 本以上的漫畫，應屆考上早稻田大學理工學部數學科。
畢業後，為了讓時間與效益達到最大值，選擇成為大型補習班的講師。在教學過程中加入整理術的獨創教育法，短時間讓學生的學習意願和成績提升，進而半年內成功將年收提高3 倍。離職後因在家調養，意外接觸了網頁設計工作，讓月營收達到200 萬日幣。之後因家庭因素，決心接觸網路事業，更成功讓月營收達到5000萬日幣，進而成立公司。之後的8 年成功讓公司茁壯並達到年收3 億日幣營收。
2013 年將經營的網路通訊學校與高中結合，並成為日本第1 個網路高中資格的通訊學校。成功讓不上學的學生也能取得高中學歷。
書名：就是比你早3小時下班：
從「桌面淨空」開始！重整工作、情報、大腦的14天整理術
出版：三采文化
目錄：
作者序 十四天變身工作整理高手
開始整理前——有效活用本書的重要前提
第一天 辦公桌整理
你的辦公桌上有幾種物品？
必要的東西只有二十種
把所有物品收納在三層式抽屜裡
能夠「馬上找到」是首要重點
準備「隨身用具組」
「讓自己跟別人都找得到」是基本原則
第二天 文件的分類
文件分類的基準
按照行事曆把文件分為四類
每天清空「今日必做事項」檔案夾
「有期限事項」在期限前要忘掉
「無期限事項」只須集中管理
列出「五分鐘就可完成事項」的清單
利用零碎時間處理「五分鐘就可完成事項」
第三天 文書電子化
文件以數位方式保存
名片全部丟掉
使用手機拍照功能進行簡易電子化
重要資料記錄在試算表裡
整理的祕訣是「馬上做」
第四天 填寫行事曆
用Google 日曆管理時間
日曆的意義在於「建立時間表」
掌握工作，就能做到時間整理
幾分鐘也好，要比預定的時間提早完成
所有事項在輸入Google日曆後就忘掉吧！
建立能夠「今日事今日畢」的時間表
不用三十分鐘的工作就顯示在Google 日曆上
只用Google 日曆來掌握待辦事項
為了做好「腦內整理」，每天的準備工作很重要
第五天 資料分類
整理電腦資料是最基本的
把所有資料儲存在雲端
資料夾命名以「方便尋找」為原則
所有關鍵字都加到檔名中
進行中的檔案不存檔
沒空整理的檔案要放在「暫存」資料夾
第六天 所需資訊集中在雲端
所有資訊電子化
雲端是最強大的儲存空間
推薦使用可以製作檔案的Google 雲端硬碟
避免忘記帳號和密碼
資訊集中在雲端，就能減少時間浪費
第七天 製作索引
製作索引，讓資料一覽無遺
把資料夾的內容彙整在試算表上
無論物品或資料，都要標示出固定的位置
整理公用資料，製作索引
透過整理公用資料，對公司做出貢獻
第八天 保存素材
工作上不可缺的「工具」和「素材」
要提高收入，就不能沒有「素材」
收集素材時，只擷取所需的部分
不帶走資料，當場輸入成文字
把馬上要丟掉的東西電子化，才能不浪費時間
只累積需要的資料，避免迷失在龐大資訊裡
第九天 掌握時間
透過記錄來掌握時間
只是每天記錄時間，學生的成績就進步了
以「分」為單位記錄
每人每天有五小時的空白時間
壓縮工作以外的時間
不是花越多時間，成果就越好
加速所有的日常作業
空白的五小時就用來進修
第十天 工作制式化
大部分的工作都能制式化
整理、思考，找出可制式化的工作
用常用句回覆信件
用短句登錄功能來取代複製貼上
不要整天收信
第十一天 活用零碎時間
處理「五分鐘事務」
開會時最適合處理瑣碎雜事
洽公途中也能回信
利用通勤時間進修和收信
利用午休時間趕工
利用零碎時間做完，之後更輕鬆
想成功，就要處理雜務
第十二天 養成習慣
每天重複做，就能養成習慣
睡前檢查是否有做好整理
早上要花時間掌握待辦事項
養成「遵守預定計畫」的習慣
不會整理，就沒有好的產出
第十三天 內容才是王道
只有具備「內容意識」的人才能拉高年收
通勤時的拍攝照片，意外讓網站爆紅
持續發布內容，就有好機會
具備個人觀點的資訊才有吸引力
從今天開始發布午餐資訊
從行銷的觀點來收集素材
親身體驗暢銷的事物，才能獲得可用的素材
第十四天 金錢整理
做好腦內整理，就能做好金錢整理
購買不需要的東西是三重浪費
該花錢買的是「體驗」而非物質
在錢包裡放集點卡就存不了錢
找出你的優先順位
投資四成收入的人才能成功
後記 一天多出三小時，充實工作以外的人生！
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