開會占據每天工作非常多的時間,但到底要如何開會?怎樣開會比較有效率?有沒有禁忌?
看看台積電如何開會,或許對增進開會效率會有些幫助。
一位曾在台積電製造部門工作八年的前台積電主管告訴我,台積電每一次開會,最重要的一件事,是「review上一次開會的內容,包括未完成的事項等等」,一定要讓相關人等報告上次開會後的待辦事項,確認問題獲得解決之後,才會繼續進行當天的新議程。
進入正式會議後,令他印象最深刻的,就是主管會要求「每一位報告人一定要先講結論,再講為何要這樣做,時間大約只有一分鐘。」你在這一分鐘內的報告內容,大概就決定你的命運了。
先講結論 不報告流水帳
關於「開會先講結論」這件事,曾負責台積電研發工作的蔣尚義就說過自己的一段經驗。他剛到台積電時,還不太懂如何報告,一場三十分鐘的簡報,身為工程師的他只會流水帳式的報告,先說問題,再說實驗方式,接著是數據,最後是結論。「如果你這樣向張忠謀報告,你就麻煩大了。」他笑著回憶,張忠謀會罵人,甚至撕掉報告,叫你出去。
他說自己琢磨了好幾年,才學會反過來講,在報告一開始就先說結論,讓張忠謀覺得自己「值得花三十分鐘聽你講」,接下來,就會很有耐心地聽你講細節,而且態度很友善。
如果報告的人講不出結論,那麼一分鐘後就可能被要求離開會場了。主管會再給你一次機會,請你下次開會再來報告,但一定要帶著結論來。主管只會給你第二次的機會,不會再有第三次。若第二次你還是講不出結論,除非問題真的複雜到主管也解決不了,否則你大概也可以準備捲鋪蓋了。
另外,「每一個人要簡報的內容,一定要先讓部門主管知道。」如果報告得七零八落,其他主管一定會問,你這個報告有給主管先看過嗎?如果沒有,代誌就大條了,肯定會被K到滿頭包,而且不只報告的人被K,主管也會被K得很慘。