今周刊（3/29)於台大醫院國際會議中心舉辦「2023企業ESG永續人資長論壇」，邀請台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理朱以方分享微軟從新冠疫情後遠距工作的經驗，透過善用工具打造靈活辦公室進而洞察組織效率，不僅可提高生產力同時也能創造員工高信任度，提升身心靈健康。
混合辦公架構建立韌性組織
受到疫情影響，遠距辦公或是混合辦公模式已成為工作新常態，自備遠距辦公工具的微軟，早就為遠距上班超前部署。朱以方表示，在疫情前每月就有一天居家上班的制度，2020年上半年疫情剛爆發之際，就已全員居家上班六週後再恢復辦公室工作，三級警戒後全員居家上班。隨著疫情趨緩，現在已成為混合辦公模式，有五成為居家上班，不需要主管同意。
微軟的混合辦公架構從人員 (People)、場域 (Places)、流程 (Processes) 三面向著手。首先善用數位工具將實體工作場域線上化，接著則是建立彈性辦公的政策零成。第三，從招募、報到、教育訓練、主管關懷與同事溝通互動等透過數位化工具，透過培養熟悉數位化工作流程，讓員工不管在任何狀況下都能有效率地工作。
根據統計，預估到2030年，全球將面臨超過8500萬人的人才短缺。全球高達75%的企業「難以找到符合需求的人才」，台灣則以88%高居全球之首。針對新世代的工作，有43%的Z世代和33%的千禧世代除了主要工作外，還有第二份兼職或全職的工作。年輕世代注重工作上的彈性，企業若能善用數位工具打造混合辦公室，提供遠距工作條件，將能吸引人才。
員工體驗與消費者體驗同等重要
隨著混合辦公模式將成為工作形式新常態，朱以方提醒企業必須要以工作者為核心，重視員工體驗，包括數位工具的教育訓練、同事與主管的社交互動、員工表現的量化評估與目標達成、時間管理以及洞察員工的身心健康等。以微軟為例，善用Teams與Viva等數位工具，不僅創造出遠距辦公的靈活度，同時也能提高溝通效率與員工的高信任度，即使團隊分散各處遠端工作，主管與成員們依舊可在線上互相關心。
她解釋，在混合辦公模式下，了解員工與組織團隊的工作效率，是經理人最關心的，畢竟過去台灣的主管習慣都是透過看得到員工來瞭解目前員工到底在做什麼。微軟透過平台數據分析，可了解員工與主管是否有排定固定溝通時間以及組織的會議是否有效率，並且善用社內社群力量來經營、溝通、凝聚與學習。
微軟善用 Teams做同步與不同步溝通，讓工作更有效率。首先確認是否一定要透過開會才能完成此項工作；若是，則開啟同步會議。然而會議結束並不代表工作完成，可透過同步或非同步協作來掌握整體工作進度。隨著會議時間越來越短，臨時會議來越多，員工也會逐漸轉向非同步頻道 (例如聊天) 來完成工作。
不僅是會議，其實會議中的聊天區同樣精彩，包括收集問題、按讚推、激發討論、即時重點摘要、指派工作以及補充資料等，滿足遠距工作的社交需求。朱以方強調，面對勞動力短缺和員工期望的趨勢變化，企業若能優化員工的體驗，讓他們保有工作上的彈性，才是延攬人才的關鍵。
