究竟應該從最重要的工作開始,還是先完成容易的工作?管理大師彼得.杜拉克教你讓自己能夠專注於工作的兩個具體方法。
方法 1.捨棄過時的工作
最重要的工作,要放在「最前面」,而且必須是「唯一」的工作。
這說起來簡單,但可能有很多人不知道具體的做法,因此以下介紹兩個能夠讓自己專注於工作的具體方法:
第一個方法是「捨棄過時的工作」。
當一件工作已經做了一半,往往會不知道該在什麼時機點放棄。一來是因為想要「有始有終」,二來則是因為不想浪費過去已經投入的時間和成本。
但是在做了一陣子之後,如果發現這件工作「不太可能創造出什麼成果」,那就表示這件工作是一件已經過時的工作,也就是不再重要的工作。像這樣的工作,請務必立刻捨棄。
還有一種情況,就是過去原本一直能創造成果的工作,隨著時間而慢慢變得過時,不再能創造成果了。大多數的人都會執著於過去的成功,這時請不要留戀,要果斷的放棄。
過時的工作就該立刻放棄。這是讓自己專注於工作的一大重點。
方法 2.重要的不是「優先順序」,而是「劣後順序」
讓自己專注於工作的第二個具體方法,則是以「劣後順序」來決定工作的順序。
相信絕大多數的人都不曾聽過「劣後順序」這種說法。所謂「劣後順序」,簡單來說就是「不做的工作的順序」。
大多數的人在專注於工作的時候,往往會採用優先順序,也就是先決定「要做」什麼工作,然而真正想要靠專注來提升成果,必須以「劣後順序」來決定工作的順序。
這說起來簡單,做起來可一點也不簡單。
如果採用的是優先順序,也就是「要做」的工作順序,我們往往會一肩扛起所有的工作,但若是採用「劣後順序」,就不會發生這樣的狀況。
即使是「將來或許能創造成果」的工作,只要不是那麼重要,就必須有加以捨棄的覺悟。
決定「劣後順序」是一件非常困難的事情,但唯有決定「劣後順序」,我們才會知道真正重要的工作是什麼。
有一個年輕人,懷抱著「想要成為電影導演」的夢想,進入了電影製片廠工作,卻因為工作太忙碌,年輕人根本沒有時間思考關於夢想的事。
有一天,年輕人察覺「再這樣下去,自己絕對無法成為電影導演」,因此年輕人下定決心,從所有的工作之中挑出了「不做的工作」。
只是為了討好其他人而做的雜務工作、可以交代其他人處理的工作、對實現夢想沒有任何幫助的工作……年輕人排除了這些工作之後,全心全意的投入於實現夢想的行動中。
年輕人開始嘗試構思自己的電影,嘗試寫劇本。過了一段時間,年輕人漸漸找出正確的學習方向,在工作上,年輕人也變得比以前更有幹勁,每天都過得很充實。他終於感覺到自己正在朝著夢想一步步邁進。
這個年輕人鼓起勇氣,捨棄「對達成目標沒有幫助的工作」。這樣的做法,或許會引來上司或前輩職員的抱怨,但對年輕人來說,最大的目標是實現夢想,因此他下定決心,讓自己專注在這件事情。
鼓起勇氣決定「最重要的工作」
在捨棄過時的工作,並且決定了劣後順序之後,你應該就會看見「真正的優先順序」。
但就算是到了這個階段,要決定「最重要的工作」依然不是一件容易的事,因為要專注於唯一的一件「最重要的工作」,還要繼續放棄掉其他的工作。
此時,你需要的是決定一件「最重要的工作」的勇氣。為了讓你能夠擁有這樣的勇氣,以下介紹一些重要的規則。
規則1、未來比過去更加重要
過去已經做過的工作,通常我們會比較習慣且熟悉,知道應該怎麼做才對。但是未來要挑戰的工作,往往充滿了不確定性,這會造成我們心中相當大的不安,然而當我們迷惘於應該挑選過去還是未來的時候,我們應該鼓起勇氣挑選未來。
當問題已經發生的時候,我們確實要想辦法解決,盡可能降低問題造成的損傷,然而光解決問題,是沒有辦法創造出豐碩的成果。因此,能夠掌握讓成果大幅提升的機會,比解決問題更重要。
規則2、抓住機會
機會總是會突然出現,而且往往伴隨著風險。不過只要發現機會,就該立刻鼓起勇氣採取行動。這不僅能夠創造豐碩的成果,也能夠讓自己的能力更上一層樓。
規則3、「向其他人看齊」沒有意義,應該重視獨創性
做其他人正在做的事,讓組織朝著與其他組織相同的方向前進,確實是一條讓人感到安心且安全的道路,但是這樣的做法,並沒有辦法發揮你的優勢,當然也就沒有辦法創造豐碩的成果,因此我們應該重視獨創性,也就是以自我風格為優先,才能獲得豐碩的成果。
貫徹與其他人不同的自我風格,往往會令他人無法諒解,甚至引來他人的反感。即便如此,還是要鼓起勇氣,以「自我風格」為優先。
規則4、開闢新的道路
在別人已經鋪設好的道路上成為第一名,確實能獲得非常豐碩的成果。但是還有另一個方法,能獲得更加豐碩的成果,那就是開闢新的道路。
規則4規舉例來說,在市場上的既有商品裡,就算成為第一名,遲早也會被其他的新商品迎頭趕上。因此更好的做法,是研發出過去沒有人想到的新商品,也就是創造出新市場、新需求,以及新的競爭。
學會自我管理
所謂專注,是以「找出真正有意義的工作」、「找出真正重要的工作」的觀點,鼓起勇氣決定自己應該做什麼的行為。事實上這就是一種自我管理。
請你務必要學會依照自己的想法來判斷事情,鼓起勇氣開闢屬於自己的道路。
監修者簡介_藤屋伸二
1956年出生,1996年開設顧問事務所,1998年進入大學研究所,專門研究杜拉克理論。嘗試從「利基策略」和「市場定位」的觀點重新詮釋杜拉克的管理理論,推導出「不會讓客人減少的漲價步驟」,幫助許多中小企業提升或重振營收。
本文摘自小熊出版《在咖啡廳遇見彼得.杜拉克:跟管理大師學5個高效能習慣》