亞馬遜社內簡報禁用PowerPoint一事，早已傳遍業界。事實上，發出「PowerPoint禁令」的不是別人，正是貝佐斯。關於貝佐斯禁用PowerPoint的原因，公司內部流傳著好幾個版本，我覺得最有可能的是與外部顧問公司有關的故事。
話說亞馬遜剛成立的時候，貝佐斯委託顧問公司提案，希望能夠建立服務的基礎架構。顧問公司使出渾身解數製作PowerPoint資料，簡報過程展示宛如高級連環畫劇的視覺效果，卻沒有具體方案，貝佐斯不知道對方的提案重點，因此勃然大怒。
通常，一般人使用PowerPoint做簡報，只會在檔案上簡單列出重點，然後靠口頭說明補充細節。有的人會插入大量精美圖表，強調企劃案的優點與效果，有的人會用動畫輔助，花費許多時間製作簡報。
然而，簡報結束後回頭看書面資料，卻發現重點全都是口頭報告，資料上沒寫太多，很容易讓看的人「一頭霧水」。貝佐斯身為亞馬遜創辦人，建立了明確的組織階層，要求所有問題都要迅速解決，自然無法接受如此麻煩、浪費時間又沒有成效的事情。
貝佐斯也不喜歡員工簡報時使用太多圖表，因為圖表會參雜太多個人主觀意見。只要放入一張簡單的長條圖，利用雙軸刻度與長條長度增添變化，就能給人新的視覺。圓餅圖的缺點是不容易比較，所以公司內部不用圓餅圖，外觀華麗卻意義不大的立體圖表也在禁用之列。
商業文件以1頁或6頁形式寫成
亞馬遜內部的商業文件，必須以1頁或6頁的「Narrative」敘事形式寫成，用1頁或6頁的A4篇幅「說故事」來傳達你想說的話。
基本上，在公司內部提出的報告書等文件資料，要簡潔地統整在1頁裡。如果是年度預算書或大型企劃提案，則統整在6頁裡。文件內容只要寫出主題（討論議題）大綱和說明文字即可，如果需要列出詳細的數據或補充資料，則以「Appendix」（附件）方式提出，附件的頁數不拘。
在6頁文件的會議上，一開始的15～20分鐘，會先讓所有成員閱讀文件內容。在安靜無聲的會議室裡，所有人專注閱讀文件，氣氛顯得十分嚴謹。
接著，出席者會根據每一頁的內容向提案者，也就是會議主持人提出質疑，會議主持人必須一一回答問題，再根據大家的反饋或建議進行討論。基本上，與會成員會一直「Dive Deep」（追根究底），不斷提出問題。提案者必須事先掌握並理解這項提案的所有細節，才能夠有條理地回答所有問題，同時要具備說明能力和說服力，才能讓與會者對企劃案產生共鳴。
2009年，亞馬遜開始徹底實行1頁與6頁企劃案規定。其實，六張A4大小的企劃案要寫的文字量並不少，但是剛開始推動這項規定時，遇到規模較大的預算案或企劃案，會覺得6頁不夠寫。如果只有1頁，為了將必要內容放進一張A4，必須捨棄無謂的細枝末節，更沒有空間寫入言不及義的託辭。
最初實施的時期並未嚴格審查，不少人縮小字級或行距，盡可能增加空間，擠進更多文字。不過，隨著時間過去，大家都習慣遵守公司規定寫企劃案，學會在固定格式中建構自己的論述主旨。這項要求讓我學會如何去蕪存菁，整理自己的思緒。
內部文件的五個目的
為什麼亞馬遜在大多數情況下會要求員工撰寫上述這樣的文件，並且經過一連串討論的過程？亞馬遜這麼做的目的如下：
- 效率化：事先讓所有人看過企劃案，取得必要資訊後，就能立刻開始討論。如此既可縮短會議時間，又能做出好的結論。
- 提升問題與討論的品質：所有人獲得相同資訊，可以深化提問的內容，提出有建設性的意見，讓討論方向更加明確。
- 維持現場的公平性：一般公司裡最引人注目的，通常是勇於發言、積極主動的人，他們會用具有震撼性的投影片做簡報。若統一以書面文件做簡報，所有與會者都能公平地說明自己的想法，讓人更容易理解提案者的創意與戰略。
- 戰略性思考：撰寫文章的過程，有助於提案者根據數據和事實思考。PowerPoint容易流於表面事實或基礎數據，無法深入說明。寫成文章可以詳細說明來龍去脈，以說故事的方式傳達，讓所有人達成共識。
- 記錄過去的想法與決議事項：有些團隊成員因為某些原因無法出席會議，新聞稿形式的企劃書可以讓這些成員輕鬆掌握企劃內容，不會出現跟不上進度的狀況。將來若是想要再次確認當時決定這件事的背景原因，新聞稿是最有用的文件，因此公司會以方便搜尋的方式保存下來。
話說回來，要整理歸納數量龐大的文件，還要聰明保存、方便日後搜尋運用，是一件很難的事情。有時，也會遇到重複製作類似企劃案的情形。
貝佐斯要求的高度文章力
貝佐斯要求員工以Word檔案格式撰寫公司內部的企劃案與書面文件，這麼做是為了讓提案者以淺顯易懂的方式，呈現文件內容的本質，讓參加會議的成員或閱讀文件的人，可以提出更具體、更有意義的問題與反饋。貝佐斯曾對6頁企劃案的優點提出個人見解，我列出原文與各位一起分享。
“Full Sentences are harder to write. They have verbs. The paragraphs have topic sentences. There is no way to write a six-page, narratively structured memo and not have clear thinking.”
意思是：「完整的構句比較難寫。每個句子都包含動詞，每個段落都有主題句。沒有清晰思路的話，不可能以敘事架構寫出一份六頁書面文件。」
貝佐斯對文章的品質要求很高。當然，追求高品質文件，早已成為亞馬遜內部的企業文化。話說回來，高品質文件的優點在哪裡？有沒有什麼制式規則與格式，只要照著寫就能寫出高品質文件？接下來，我為各位分享相關重點。
檢查與校訂過程
書面文件最重要的是，用字與文法絕對不能出錯，這是寫作基本，出錯會降低提案者與企劃案的可信度，而且也容易讓與會者分心，無法專注研究提案內容。為了避免出錯，提案者必須不斷檢查與訂正。檢查過後，還要請同事或上司複查。這個過程會讓提案者有新的發現，可以提升文件品質。
此外，不要等到蒐集完資料才開始寫，資訊不足的部分可以先空下來，之後再補足即可。
按照格式寫
書面文件要表達明確的目的，因應目的依循格式寫出故事。這份文件的目的是要做出結論？還是深入挖掘企劃案或程式的某個面向？目的不同，必要元素自然也不一樣。舉例來說，如果是希望高層核可新的服務架構，就必須完整呈現新聞稿、顧客需求、行銷觀點、業務案例、風險、預估的開發期、上市行程表等內容。無論目的為何，文章的第一段一定要闡述目的，清楚說明提案原因。
內容簡潔
先問自己想對與會者說什麼？主題旨趣是否明確？文件不要包含冗贅的詞彙、文句與段落。
不用模糊不清的字句
模糊不清的字詞沒有重點，盡可能以資料或數據闡述。
• 應該避免使用的英文單字範例：
should, might, could, often, generally, usually, probably, significant, better, worse, soon, some, most, fewer, faster, slower, higher, lower, many, few, completely, clearly…
舉例來說，「fewer」與「faster」指的是「較少」或「較快」，卻沒有明確說出具體差異。關鍵是要舉出實際數據，讓人一看就知道與競爭對手相比少多少或快多少。同理，「many」和「few」也一樣，令人摸不清到底有多少。此外，我曾因為使用「significant」（顯著、重要）這個字，被人細問「為什麼你提的○○很重要？」
作者簡介_星健一
1967年出生於橫濱。1989年至2005年任職於工業用縫紉機、產業裝置製造商JUKI 株式會社（JUKI Corporation），期間遠赴海外工作，包括蘇聯、印度、新加坡、法國與羅馬尼亞，累積工作實力。在法國與羅馬尼亞分公司擔任社長職務，也曾遭遇過挽救公司失敗的經驗。2005年進入標準模具零件販售商三住集團工作，擔任泰國分公司社長。這些擔任海外分公司最高領導者的經驗，成為經營觀點的基礎。2008年進入亞馬遜日本，一年半後被擢升為總監，成為領導團隊成員。歷任硬體設備事業本部、賣家服務事業本部、亞馬遜商業事業本部等多個事業部門的本部長，從亞馬遜日本的草創期到成長期皆擔任高層職務。
本文摘自星出版《amazon絕對思考》
