「既然只有一句話，為什麼不用line還要寄一封email過來啊？」你也聽過朋友這樣抱怨嗎？不知為何，上班族總對email又愛又恨，有一段時間甚至流行「減少email」，好像寄email是一種最沒效率的溝通方式，但真的是這樣嗎？
2020年，世界面臨了一場瘟疫，迫使許多人無法在辦公室工作，很多事必須遠端溝通，Microsoft Teams和Slack等協作平台應運而生，也讓上班族體認到「Email還是很重要的！」Fast Company的一篇文章中就提到，從1969年第一封email至今，經過多項功能革新，也許現在正是email的黃金時代。
根據市調機構 Radicati 發布的Email Statistics Report, 2021-2025，全球的email用戶（包含商業及消費者個人）數量在2021年來到41億，預計在2025年將達到近46億。
Email的好處
- 沒有「已讀」＆「立即回覆」的壓力
- 資訊經發信者整理過，而非一句一句的雜亂對話
- 可輕鬆分類
- 可視為憑證或依據
- 可與私人通訊app分開
為什麼Email花了我這麼多時間？
管理顧問公司麥肯錫（McKinsey & Company）曾在2012年發表一份調查，內容指出上班族平均一天要花四分之一的時間處理email，收發email是最耗時的工作之一，尤其是CEO或高階管理層級，一天可能要收上百封email。如果你也覺得email雜亂難以處理，不妨試試以下四種方法。
1. 不要整天開著email
在一天中設定特定時間區段處理email，將收發email當成是單項工作，避免整天開著email，被信件通知中斷手上的進度。
2. 立刻回信
處理信件時，如果能立刻回覆的信，最好立刻寫好回覆寄出，待確認的信件可標示清楚，而不需要的舊訊息或廣告信可直接刪除。
3. 利用標籤分類
利用顏色或標籤、資料夾分層等工具將信件分類，讓收信匣乾淨整齊，也能一眼看出處理時的輕重緩急。
4. 取消訂閱不需要的促銷訊息
無用的廣告信件太多，可能會讓你錯過重要信件，定時刪廣告信並取消訂閱是最直接的方法。
用Email增加你的工作效率
行政院政務委員唐鳳曾在許多媒體上提到，自己使用番茄鐘工作法，也就是設定25 分鐘為工作時間，結束後有 5 分鐘休息時間。不過，訊息干擾讓許多人無法順利執行番茄鐘，唐鳳的解決方法是，他以 30 分鐘為一個工作單位，前 25 分鐘專注，後 5 分鐘則休息或回email。
也許有很多人覺得，回一句line花不了多少時間，但唐鳳在工作時不回覆line訊息，因為等待回覆的一來一往間最耗時，但email不同，一封電子郵件中多半會是完整、有邏輯的資訊，他可以當下判斷如何回信或轉介處理。
本文收錄於英語島English Island 2021年4月號
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