告別會議鬼打牆，6版型終結會議馬拉松

張小燕

職場

今周刊

效率快狠準的極簡工作術

2020-03-03 16:09

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一個聰明的工作者，應該善於找到問題和最重要的工作，並且優先完成它們。還要鼓勵打破既有流程，避免過度依賴「經驗法則」反而不知變通。這是《今周刊》出版「極簡工作術」特刊傳授最關鍵的重點。

對許多上班族來說，有事固然要開會，平日例行的週會、月會，再加上跨部門會議也不少，「開會」真的有幫助嗎？「會而不議、議而不決、決而不行」的情形屢見不鮮，如何才能讓會議討論快速、有效地進行？

「會議之所以無效，是因為沒有預防跟規範，加上主席不懂得如何引導會議進行，更讓情況雪上加霜；如果能針對會議10大通病進行管理，就能讓會開得又快又好。」前HP資深副總經理、現為太毅國際顧問公司首席顧問暨講師陳國欽指出，通常開會沒效率有幾個原因：不知要開什麼會、沒有準備、有人不到、一言堂、各持己見、偏離主題、會而不議、議而不決、決而不行、行而不追等，如果以會議過程來分，則涵蓋了會議前、中、後，因此要提升會議效能，就必須對症下藥，才能避免浪費時間及發揮會議效果。

Profile 陳國欽

現職：太毅國際顧問公司首席顧問暨講師
經歷：前HP資深副總經理、HP亞太區最佳經理人首獎
著作：《一學就會！職場即戰力》、《職場五力成功方程式》等書

會議前指派授權、發布大綱，做足準備開會不拖拉

一般來說，會議主席是主導整個會議進行的核心，可能是主管本身、專案負責人、員工輪流或會議發起者，問題是，被指派負責的人不一定有權力，而比較像是打雜的。陳國欽強調，「要讓會議順利進行，就必須賦予主席權力與責任，這是有效會議的根本；一旦主席被授權，甚至可以指揮主管出席會議，當然在口氣上是『下對上』，但在會議的職責上是『上對下』，這是很多公司沒辦法做到的。」

而主席的職責之一，是在開會前應先發布大綱，讓所有參加會議的人清楚了解「5W1H」，包括會議目的（Why）、參與者（Who）、討論內容與準備事項（What）、時間（When）、地點（Where）及進行方式（How），突破「不知為何開會、沒有準備」的盲點，舉例如下：

Why：如何讓通路成長超過10%
Who：業務部與行銷部所有同仁
What：通路成長討論（現況、問題、原因、對策、目標）及通路進貨達成狀況
When：2月5日（三）上午10:00-11:30
Where：大會議室
How：待辦事項檢核10分鐘；通路績效報告20分鐘；通路成長討論60分鐘

【圖1】根據會議類型，套用6種版型

【圖2】用心智圖法快速搞定討論型會議

會議中善用「會議6版型」，讓會議進行更有效率

會議中經常會有各持己見、偏離主題、會而不議等情形，陳國欽的做法是，針對不同的會議類型，將會議事項先行模組化（如圖1）。舉例來說，會議目的是第一季問題的彙整跟決議，每個人的報告內容就須涵蓋現況、問題、對策及目標（單向•解決型會議版型）；如果需要大家一起集思廣益討論解決方案，則須加入原因（討論•問題型會議版型），找出真正問題所在，尋求對策與共識。

陳國欽指出，會議可分為單向型與討論型，前者即是單向對主管報告，一般報告不外乎是現況問題與解決、工作計畫、營業及績效報告，可運用「會議6版型」中的解決型、企畫型、報告型或自行修改成自己部門的版型，將報告版型統一規範，有利於員工準備，主管也能快速吸收並做出最佳決策。後者即是團隊討論會議，內容包括問題分析與解決、創新發想與決策、活動事件討論，通常最容易發生鬼打牆的情況就是討論型會議，尤其牽涉到跨部門溝通時，因立場不同難免會意見相左，這時可透過問題型、創新型、事件型會議版型建立共識。

有了版型，如果能再運用心智圖法展開，所有問題或討論事項就能一目了然。以事件型會議為例（如圖2），假設主題是員工旅遊，首先要確認舉辦活動的目的（Why），可透過大家舉手表決或由老闆決定；目的決定之後，再開始啟動連結Who（參加者）、Where（地點）、When（時間）、What（準備事物）、How（如何進行），一旦做出決議，其他意見也應該被保留，表示重視每個人的發言；最後才是費用（How much）的總結。值得注會議後，目的改變了，之後所有的連結當然也會跟著改變，心智圖上的所有訊息就能發揮相關的連結作用。

會議後會議摘要、執行計畫，持續追蹤如期達標

會議後，一定要有會議紀錄，會議紀錄可分為3個部分：發布大綱、會議摘要、執行計畫。會議6版型的會議紀錄都要有發布大綱（將開會前的5W1H再重複告知）和會議摘要，會議摘要一般是開會決議或待辦事項，而如果是問題型或創新型會議，就會有執行計畫。

以創新型會議為例（如圖3），會議主題為「如何成為幸福企業」，進行方式可透過腦力激盪，腦力激盪最常用的是K J法，使用便利貼先收集意見（如固定旅遊、彈性上班、注重健康），然後進行分類（如福利、工時、訓練），分類後可再繼續發想，也就是「先收集、分類，再展開」；之後再根據對策的重要性與可行性做出排序，當同等重要且可行時，再按急迫性或效益性來決定執行的先後順序。陳國欽強調，「會議最怕『議而不決』，要『決』就要將對策排序，再把對策變成Action plan（執行計畫），要執行就得指派負責人、訂出目標、日期及進度，下一次開會只針對Action plan檢查進度跟效度是否達成目標即可，避免討論過於發散。」

【圖3】將對策變成執行計畫

擬定執行計畫，持續追蹤

掌握會議進行技巧

形成決議、建立共識

整個過程前中後，包括開會前的大綱、會議中的版型與運作流程，到會議後的會議摘要，都是在做預防跟規範，再搭配一些會議進行技巧：一開場，主席要先把會議大綱和開會守則講清楚，接下來引導會議版型的進行，鼓勵有建設性的發言，管理負面發言，同時經過民主表決並形成決議，建立團隊共識。一旦建立好的會議文化，就能讓會議進行得更快速有效，告別無效的鬼打牆會議，大幅提升團隊戰力。