Gmail可以延後處理、設保密模式、排程寄信，不只這樣，還可以開外掛，人手一機的時代，如果能將這些「庶務」都放進手機和電腦裡，將對企業管理有很大的幫助，而當你愈能使用這些功能，效率也能發揮得更強大，離開辦公室，照樣可以辦公事。沒有Google大神真的不行！
你在工作上有沒有遇過為解決某個問題，要發出大量郵件給不同客戶，雖然每個客戶的郵件內容大同小異，但像是稱呼、公司及專屬資料部分，都需要修改。這樣一來，一封一封郵件複製範本、修改客戶資料、寄出，常常數十封郵件完成後，半天的時間也就不見了。
例如舉辦一個活動，整理好報名的客戶名單，要寄出活動通知信，但要一封一封修改報名者的稱呼、公司、飲食、訂房相關資料等。或要對客戶宣傳新產品、跟大量客戶回報年度結算報告，宣傳信、結算報告的基本內容一樣，但一定要修改裡面的客戶相關資料，同樣要花上大量時間。如果能夠善用客製化郵件的技巧，就可以省下這個時間，在半小時內寄出數十封客製化郵件也不是問題。
設計郵件草稿 添加特殊欄位
讓我們來試試看，利用免費的Go o g l e試算表與Gma i l，搭配免費的外掛：「Yet Another Mail Merge」，就能完成一次寄出大量客製化郵件。
接著讓我們進入教學，要滿足上述需求的步驟非常簡單，你可以跟著我一步一步來做好。首先，在Gmail建立一封郵件「草稿」，如右圖所示，然後在想要客製化內容的部分，使用特殊語法（以<<特殊欄位名稱>>表示）來替換。
圖中，我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容，我都用「特殊語法」準備等等自動替換。我也可以像一般編輯郵件那樣，設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小，之後替換內容時也會換上這些格式。
新增試算表 建立客製名單
接著建立一份新的Google試算表，第一個欄位可以輸入「Email Address（就是收寄人的信箱地址）」，接著其他欄位，請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名，大家可以對照我的前後圖片。
等等要進行「合併列印郵件」動作時，就會把Google試算表中每一個對應欄位的內容，自動替換Gmail郵件內文，並對應寄給每一個不同的收件者。這邊只有一個要求，試算表的「特殊欄位名稱」必須是英文，但後面實際的替換內容可以是中文，可參考下圖所示。
啟動外掛 合併郵件功能
前面步驟完成後，我們在Google試算表安裝「Yet Another Mail Merge」外掛，安裝時授權你的Google帳號即可。「Yet Another Mail Merge」很棒的一點是，它的使用者眾多，而且評價很高，最近也持續保持更新，並且還有部分中文化介面，使用起來簡單又親切。
如果要安裝外掛，首先打開Google試算表，開啟「外掛程式」選單，選擇「取得外掛程式」。
接著在外掛程式商店中，搜尋「Yet Another Mail Merge」，找到後直接點擊右方的「免費」，就能完成安裝。
做好準備與設定，打開Google試算表上方的「外掛程式」選單，選擇已經安裝的「Yet Another Mail Merge」，並選擇「開始合併郵件」功能。
接著在彈出的「開始合併郵件」視窗中，第一行「電子郵件將透過A欄位來寄送至收件人」，這裡可以點擊「Change」來更換正確的郵件地址欄位，如果一開始就正確，那就不用更換。
我們可以在「寄件者名稱」處，輸入這次大量寄送郵件時，我要顯示的名稱是什麼。最重要的是在「草稿」處，選擇第一步驟中我們已經撰寫好的那封郵件草稿。如果你希望知道對方是否打開郵件，可勾選「追蹤郵件開啟情形」。
就這麼簡單，基本上沒有太複雜的設定，完成後直接按下「寄出郵件」，那麼就會根據Google試算表清單，以及Gmail裡的草稿，自動寄出大量的客製化郵件了！
檢視成果 追蹤信件
成功寄出郵件後，Yet Another Mail Merge會自動在Google試算表中加註郵件寄出的時間。
接著檢視客製化郵件的成果，下圖中可以看到原本草稿的特殊語法，自動替換成試算表裡的對應欄位內容了，而且每個收件者，會收到不同的客製化內容。
再回到已經啟動方才的試算表，可繼續追蹤哪幾封寄出的郵件已經被開啟，或是點擊其內容。以上就是利用Gmail、試算表及外掛的超簡單步驟，幫助我們寄送大量客製化內容的郵件。
本文摘自今周特刊《原來Google可以這樣用》
